一個可簡化工作流程並減少電子郵件的平台

當 Allie 於 2018 年加入團隊時，尋找新的工作管理解決方案的工作已經在進行中。 該組織需要一個平台來支援其分散於全球各地的團隊，並簡化重複的工作流程。 當時，所有團隊，包括行銷團隊、計劃實施團隊和計劃品質團隊，都依賴電子郵件和會議 (大量會議) 來管理從行銷活動到水、衛生設施和衛生計劃實施的所有事務。 使用電子郵件時，協調工作的投入量和尋找檔案變得耗時，而且工作經常發生遺漏。

Lifewater選擇 Asana 作為其工作管理平台後，組織召集了一個跨職能實施團隊，討論推行階段，並為員工建立有關如何使用此工具的文件。 例如，第一階段是讓員工每天查看他們的 Asana收件匣並更新他們的個人資料。

在使用 Asana 之前，我們使用電子郵件。 它幾乎沒有空間可供查看其他人正在做的事情，也無法有效追蹤任務。 將一件事傳達給多人並達成解決方案需要更多時間。

計劃實施主管 Zerihun Hailu

Allie 透過使用 Asana 來處理他們的第一個大型專案 (網站改版)，從而引導她的團隊加入。 她建立了一個專案時間軸，列出哪些工作需要於何時完成，並開始著手進行。 從一個特定專案開始，有助於行銷團隊透過實際操作瞭解如何使用 Asana，而且他們從一開始就看到了成果。 此後，Allie 在 Asana 中建立了其他工作流程，例如創意審查以及社交媒體、編輯和電子郵件行事曆，以便將其團隊的所有程式遷移到該平台。

一處追蹤工作的集中位置

Lifewater 的許多團隊都發現專案範本有助於減少重複性任務，並減少工作附帶事務。 具體而言，Allie 的團隊將範本用於幾乎所有工作流程，包括電子報、活動、溝通和 PR。 並且，使用篩選條件和規則，任務會根據人員的角色指派給他們，讓每個人都知道自己負責的事務。

我喜歡 Asana 範本的強大功能，因為我可以在短短幾分鐘內設立好一項新的宣傳活動，並讓整個團隊瞭解工作的最新動態。

數位行銷經理 Allie Watts

當行銷團隊需要與外部協作者 (例如自由職業者或記者) 合作時，他們會邀請對方以訪客身分加入專案，以便集中溝通，並明確期望。 例如，Lifewater 與其服務的每個國家/地區的現場記者合作，撰寫並發佈有關有需要的兒童或家庭的故事。 使用 Asana，他們可以邀請現場記者加入專案，分享資產 (例如兒童或水源的照片)，並輕鬆向所有人更新已取得的進展，從而分享 Lifewater 對個人或家庭的影響，也就是他們所稱的「轉變故事」。 當一個有需要的故事轉變為成功故事時，Lifewater 團隊可以輕鬆存取資訊，並透過其管道分享，進一步推動捐款。

對 Lissie 和 Zerihun 來說，在 Asana 中的專案看起來略有不同。 他們各自與國家經理合作，這些經理負責監督 Lifewater 的水和衛生計劃在現場的實施。 Lissie 的團隊使用 Asana 進行獨立專案，例如評估 Lifewater 工作影響力的評估研究。 這些專案最多可能需要 6 至 9 個月才能完成，而他們在 Asana 中追蹤每一項需要完成的任務。 他們還使用專案集來追蹤跨專案的工作，以便從高階視角查看追蹤情況。

在 COVID-19 疫情期間，Asana 對 Lissie 的團隊來說至關重要，因為他們無法前往正在實施專案的國家。 在 Asana 中工作非常順暢，一旦可以安全出差，甚至可能減少出差的需求，至少可以減少出差的頻率。

我們已建立更好的溝通流程，因此未來可能需要進行更少的監測旅行。 或者，我們會改變這些差旅的目的，因為現在我們的大部分詳細規劃都可以在 Asana 中完成。

計劃品質主管 Lissie Babb

Zerihun 督導所有正在實施 Lifewater 計劃的國家團隊，這些團隊分散在不同的國家和時區。 作為此工作的一部分，Zerihun 在 Asana 中管理年度計劃活動和預算規劃，以及水務專案的設計和施工。 現在，他的團隊不再依賴電子郵件，他可以在 Asana 中查看特定專案和任務的狀態，輕鬆掌握其進度。 溝通時間也有所縮短，因為回覆不會淹沒於冗長的電子郵件對話中，而且可以在任務上進行更多非同步討論。 專案狀態更新也會直接在 Asana 中分享，因此所有成員都會自動收到。

Asana 讓我們的團隊更有效率，溝通也更有效，這直接導致每年有更多兒童、家庭和社區獲得乾淨的水和健康。

數位行銷經理 Allie Watts

更好的溝通、協作和效率

自從推出 Asana 以來，團隊的效率更高，Lifewater 的流程也更順暢：

• 溝通井然有序且清晰：將所有討論集中在一處 (Asana)，組織就能更迅速、更有效地跨越國界和國際界限進行溝通。 Asana 也協助他們認識其他國家/地區的隊友。 透過使用 Asana 來宣佈新進員工或全公司的變動，領導者有信心能觸及每位員工。

• 每個人都能存取重要資訊：藉助 Asana，每個人都能資訊同步，並擁有完成工作所需的資訊，因為所有重要文件和檔案都儲存在平台中。 團隊無需花時間尋找更新內容、資料或背景資訊，而是將時間用於執行，並且無需離開 Asana 即可掌握工作進度。

• 團隊更具敏捷性：當專案時間軸有所變動時，團隊可以即時調整日期並變更計劃，以免工作受到阻礙。 透過批次更新截止日期，始終清楚掌握必須在何時完成哪些工作，且不會發生遺漏。

最終，所有團隊的工作都能實現 Lifewater 的使命：協助兒童和社區獲得乾淨的水。 透過提高日常工作效率，他們能更快地朝著終結全球水和衛生危機的目標邁進。

在未來幾年推動更好的成果

在未來幾年，行銷團隊將繼續推出網站改進，並吸引更多每月捐款者，以便推動持續性變革。 Lissie 和 Zerihun 的團隊將繼續使用 Asana，以確保其計劃在其服務的社區中順利且有效地實施。

為了進一步減少因水傳疾病而死亡的兒童人數，整個 Lifewater 團隊將繼續努力實現更敏捷、更有效率且更具協作性的做法，讓更多社區能夠擁有乾淨的水、健康和持久的希望。