內容行事曆

如何在 Asana 中建立內容行事曆

有幾種方法可以建立內容行事曆。若要快速開始使用:

  1. 請使用我們的內容行事曆範本
  2. 匯入現有試算表,亦即您目前追蹤內容工作之處。

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的「+」按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

若您是免費使用者、偏好從零開始建立自己專屬的內容行事曆,或想要適用於 Asana 專案的一般最佳做法,請從這些步驟開始

管理及執行內容行事曆工作的提示

1. 將所有內容工作以可視化的方式 (以及其他方式) 呈現於單一一個行事曆中

若您有管理內容行事曆,很可能會想在行事曆檢視中加以查看。這樣一來,您就能在同一處看到完整的發佈排程,並調整日期而無須使用另一個獨立的工具。行事曆檢視可節省您的時間,因為系統會將您具有期限的現有內容任務填入。

說明如何在 Asana 中使用行事曆檢視,以及在行事曆上重新安排排程的 GIF

一般而言,專案檢視可讓您以不同的方式可視化專案資料,舉凡行事曆上的期限、狀態更新,乃至於查看您專案的所有附件皆可。

螢幕擷取畫面,顯示所有不同的 Asana 專案檢視和標籤頁

2. 將常用的內容流程製成範本,從而節省時間並預防錯誤

大部分的內容團隊會重複如擬稿和審閱這類的循環流程。與其從零開始耗損時間、冒著可能忘記步驟或遺漏內容的風險,您其實可以建立具有相依性的範本任務。

  1. 在您的內容行事曆專案中建立新任務,並將其命名為「範本 - 請複製此範本用於新內容」。
  2. 您每次建立內容片段的時候,即針對您進行的活動新增子任務。例如:擬大綱、初稿、審閱、整合編輯意見、發佈、與銷售部分享等。輸入 Tab + s,以便建立子任務。
  3. 透過新增任務相依性來確保專案關係人在對的時間開始執行他們那部分的工作。按一下 ... 圖示,然後是標記為依存於。當任務指派對象所等待的任務完成時,他們會獲得通知,以便開始著手工作,而不必頻繁詢問某人工作是否就緒,或不小心錯過應接手的工作。

螢幕擷取畫面,說明如何在 Asana 中建立任務相依性

3. 透過表單擷取相關的創意簡報詳細資訊,並更快對此採取行動

創意簡介有助內容團隊擷取重要的、關於工作目標、受眾及需求的詳細資訊,但若未能妥善完成,或消失在文件裡,就可能會拖慢創意流程。與其如此,不妨建立創意簡報表單,使其直接連結至您的內容行事曆專案,從而確保您的團隊以他們所需要 (且以他們所理解的語言)的資訊開始著手。

螢幕擷取畫面,在 Asana 中建立的創意行銷活動專案簡介

傳送表單連結給他們後,任何人 (即使是沒有使用 Asana 的人) 均可提交表單。一旦提交,表單就會變成您內容行事曆專案中的任務,以利為其排定優先順序。

當您準備好撰寫新內容片段時,請為您的內容範本任務建立一個複本。 接著將創意簡報詳細資料從提交表單貼到任務描述中。

4. 藉助更清晰的審查與核准來按時完成

審閱和核准資產的過程可能比實際需要的時間更久,且必須一直提醒相關人員,結果也只不過獲得零碎的回饋而已。與其如此,團隊其實可以使用規則自訂欄位通知,把工作清楚而快速地向前推展,直到獲得核准:

Asana 中附帶自訂欄位的核准工作流 GIF 檔,可顯示工作何時準備就緒或已獲得核准

  1. 新增專案規則,這樣任務就能自動指派給適當的人員、自動完成,或隨進度自動移動至不同的專案區段。
  2. 使用自訂欄位通知讓專案關係人掌握最新進度。例如,當欄位從「需要回饋」更新至「已核准」時,他們就會收到通知。
  3. 審閱者可以透過校訂功能在圖片上直接留下回饋。每則回饋會建立一個可行動的子任務,以利創作者追蹤並視需要納入回饋。

Asana 中的圖片校訂工作流程 GIF 圖檔

5. 在超過一個專案中追蹤內容任務,從而避免重工

通常製作內容時,您不是閉門造車。這一工作可能是較大活動的一部分,或其他團隊所仰賴的。若沒有 Asana,團隊可能無法查看在其他專案或計劃中正在進行的工作,也就表示會有重工的情況,或者他們就得花更多力氣進行協調。

GIF,說明同一任務可以歸屬於多個 Asana 專案,以用於內容行事曆及發佈專案

與其如此,您其實可以新增任務至多個專案來節省時間,而無須重工或,在不同地方管理相同任務。在您新增的所有專案中,它都是同一個任務,因此所有檔案和評論都保持安在,而專案關係人則可在情境脈絡中查看,因而最容易理解。

報告內容行事曆工作和進度的提示

若要瞭解如何建立報告,以分析您的內容生產,請從此處開始

若要取得您正發佈之內容的更新,以及其狀態,請從此處開始

瞭解內容當下情況,以便發現障礙或存有風險的工作

為了準時發佈每個部份的內容,編輯也需要確保一切都維持妥善步調,朝期限努力。將自訂欄位用於「內容階段」、「優先順序」、「核准階段」這類的事務,您就能按照這些類別將專案排序,以便於各個不同階段查核內容進度,並積極監控優先事項。

Asana 中進階搜尋報告結果的螢幕擷取畫面

  1. 若要排序專案,請按一下右上角的篩選圖示。
  2. 選擇您想按照哪個自訂欄位來排序。

例如,若有一項明天到期的部落格任務標記為「未開始」,您可以直接從該任務 @ 提及指派對象,以便瞭解自己是否需要改動期限。或者,若有一個高度優先的手冊尚未獲得核准,您也不需要誠惶誠恐地催促所有人,問他們你是否可以列印了。

規劃及管理內容行事曆的資源

您是比較倚重視覺的學習者嗎?想要瞭解我們的客戶如何執行內容行事曆?請查看這些資源:

資源連結
內容行事曆範本使用範本
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在試算表和獨立的行事曆中規劃內容行事曆,可能會難以查看期限、得知內容狀態,也不易掌握檔案所在位置。與其如此,團隊其實可以在一個專案中規劃、管理並製作各部分的內容,從而更輕易地發佈自己最出色的工作成果。

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