Air France KLM 透過 Asana 維持全球各地的營運順利進行

Air France KLM
  • Air France KLM 標誌
  • 員工總數
    • 84,000
  • 退款請求與詐欺偵測數目
    • 25 萬
  • 位於布達佩斯的員工數目
    • 200

Asana 影響力

  • 使 6 人團隊能夠為 1,500 名來自全球各地的員工高效實施新的業務工具和流程
  • 協助團隊執行可逐年提高 Air France KLM FSSC 效率的專案,從而降低其提供服務的單位成本。
  • 讓分佈於全球各地的員工可遠距工作,同時跨辦公室無縫協作。

2004年,Air France 與 KLM 合併,成為歐洲最大的航空公司。雖然這兩家來自法國和荷蘭的航空公司將其強大的民族品牌特徵保留了下來,但它們現在已將部分業務整合於一地。

「兩家航空公司聯合的成果之一,就是建立了一個聯合金融服務中心,以此作為兩家航空公司的會計中心,」Air France KLM FSSC 業務發展經理 Tamas Kadar 說道。聯合金融服務中心位於布達佩斯,擁有 200 名員工。Tamas 解釋:「整個 Air France KLM 組織都在努力提高效率和生產力。在布達佩斯設立服務中心,我們就能夠利用這幾個競爭優勢:位置、基礎設施、人員配置和經濟性。」選擇布達佩斯是因為它在地理上靠近阿姆斯特丹並且處於同一時區。這也是招聘受過高等教育的多語種勞動力的好地方。這就意味著他們可以利用規模經濟,相比在不同城市營運大量獨立的財務中心,其營運可以更高效、成本更低。

對於布達佩斯辦公室的工作人員和工作負荷,最大和最全面的擴展就是 Air France 會計業務的遷移。從銷售管理、新的收入和會計系統的變化開始,並隨來自大約 150 個國家/地區的會計活動遷移而持續。除了財務營運,布達佩斯辦公室還為大約 25 萬筆退款請求的退款計算和欺詐偵測提供服務。

Tamas 的職責是管理業務開發團隊並接管其他全球團隊的活動,業務開發團隊需負責開發應用程式,以提高會計流程和其他業務營運的效率。例如,他的團隊需負責監督 KLM 退款處理系統的持續改進事務。

小團隊,大力量

在將兩家航空公司轉移到同一平台上的同時,維持一切順利運作也是一項不可小覷的壯舉。而更不可思議的是:包括 Tamas 在內,業務開發團隊僅有六個人。這個團隊在布達佩斯工作,但他們的工作可能會對整個航空公司 84,000 多名員工和全球 500 名專門從事財務和會計工作的員工產生影響。

為如此龐大的員工群體服務需要進行大量協作:分佈於布達佩斯和巴黎/阿姆斯特丹的業務開發團隊與創新團隊及應用程式支援團隊需要密切合作。其工作性質意味著他們需要在來自不同地點和專業領域的多個團隊之間進行協調。他們正尋求一個可靠的系統,幫助有效地管理和協調他們的所有專案,讓每個身處不同地點的人員都能維持資訊同步,並且讓他們可以快速報告進度。他們還需要輕鬆組建甘特圖,並且要能夠與其他應用程式整合。對於 Tamas 和他在 Air France KLM 的團隊來說,這個系統就是 Asana。

高效開發應用程式以利提高效率

在業務開發團隊中,很大一部分職責是透過技術滿足員工的需求。例如,Tamas 的團隊實施了一個內部員工應用程式,透過電子學習、線上模擬和集中培訓材料來為新同事處理入職和培訓。以前,這些事務都是以非標準方式單獨完成,且需要穿插在工作中,材料也分散在 FSSC 的伺服器上。現在,員工可以更輕鬆地透過標準學習路徑獲得指導,以便利用這一應用程式取得其工作所需的特定知識。

雖然完成所有這一切事務的軟體是現成的,Tamas 表示:「我們有一些非常具體的需求,因此應用程式需要自訂化。」這一團隊與英國的開發人員進行合作,對應用程式進行自訂。

對特性與功能的想法通常來自於最常使用應用程式的人:員工。當他們對應用程式變更有了想法時,他們可以透過表單提交請求。Tamas 解釋道:「這會變成一項 Asana 中的任務,可以確保我們在定義、記錄和指明新功能的過程中追蹤到每一個步驟,然後進行組建。」

他們還使用 Asana 分流透過不同管道接收到的請求:電子郵件、面對面討論等。運用 Jotform 整合,Tamas 的團隊得以將所有接收到的請求彙整為 Asana 專案,並為其安排優先順序。

從收集改善的構想、組建功能到進行測試與錯誤修復,Asana 透過這每一個步驟,協助 Air France KLM FSSC 不斷改善其應用程式與整體體驗。Tamas 說道:「這些工具讓他們的生活變得更輕鬆、更高效、成本更低、壓力更少,而 Asana 也讓我們可以高效地進行應用程式改進。」

大型專案也能化繁為簡

Tamas 的團隊還需對他們稱之為創新專案的事務進行管理,或者需要在為 FSSC 處理影響中央營運的大型專案。這些專案的構想通常來自於營運團隊,或是位於巴黎和阿姆斯特丹的總部。業務開發團隊往往需要同時處理多達十個不同的創新專案。

這方面的一個很好的範例,就是 Air France KLM 為支付發票,在全球範圍內實施了新的 OCR 解決方案,實現了發票識別和轉送的自動化。

由於系統升級過程中遺失了範本,他的團隊需要負責處理大量資料遷移和嚴格的使用者測試。

Tamas 說道:「我們的第一個想法就是在試算表中管理遷移,但文件過於繁瑣,我們無法進行即時協作。因此,我們將任務匯入到 Asana 中。」他解釋說。這是一項不小的壯舉:為了完成這個專案,需要將 11,000 多個任務指派給 40 個人處理。

Air France KLM 照片

管理如此龐大的專案,運用 Asana 即可讓一切井井有條,任務可以明確分配並指派給團隊成員,而且易於追蹤進度。快速查看 Asana 儀表板,可讓團隊瞭解是否已取得進展,或是否存在讓他們放慢步調的挑戰。

除了提供明晰度並且實現即時協作以外,「團隊真的很喜歡使用 Asana,因為這樣可以輕鬆追蹤他們的進度,確定事情發生滯後的地方或存在的問題。」Tamas 說道。透過查看儀表板,他們可以快速瞭解自己距離實現目標還有多遠,而且「他們喜歡把慶祝任務完成的圖騰動物作為額外的動力來源。」

除了讓員工可以追蹤自己的進度以外,Tamas 還可以從 Asana 快速匯出資料,向他的經理展示團隊所取得的進展。例如,當他需要向他的老闆匯報專案的進展情況時,就可以輕鬆地將資料從 Asana 匯出至 CSV,然後製作成一份透視表。「我可以輕鬆地向老闆展示我們的進度,以及在年底前可以實現的目標。」他說。

複雜的報告,精心地策劃

對於 Air France KLM FSSC 而言,資料對於制定決策和執行營運方面至關重要。收集資料並管理報告請求是業務開發團隊工作的關鍵部分。Tamas 說道:「在如此規模的組織中,即時資料和效能評定報告非常重要,以便能夠將資源轉移到最需要的地方,或針對流程確定出可進一步改善的領域。」營運報告可幫助管理層做出更明智的決策,例如更好地瞭解待辦項目。他們可以使用報告進行評估,如是否因夏天假期而導致人員不足,致使產生某些臨時待辦項目,或是由於工作負荷增加而導致永久性問題發生。

Tamas 的一部分職責是要為上層管理人員提供這些複雜的報告。但是為了讓報告達到必要的水平,需要向眾多資料來源進行諮詢,並將其提供給營運經理和最高管理層,以獲得月度和年度報告。所產生的報告非常複雜:每份報告可能需要兩到三個月的時間來準備。而透過 Asana,Tamas 的團隊可以追蹤哪個團隊請求了報告、每個報告的資料來源是什麼、篩選資料的變數以及所涉及的人數。

「我們在 Asana 中使用自訂欄位來幫助我們為報告請求安排優先順序,並且明確誰正在處理何事,從而產生報告。」Tamas 說道。透過將任務明確指派給團隊成員,他們可以有效地規劃工作負荷和報告的交付日期。有了及時、準確的報告,管理層就可以反過來為整個組織做出以資料為依據的決策。

更高效地工作

藉助 Asana,Tamas 的團隊得以瞭解實現目標所需完成的事務,從而能夠追蹤正在進行的所有工作內容、查看進度,並且在更短的時間裡完成更多事務。

Tamas 估計,若他們不曾在有 11,000 個任務的會計遷移專案中運用 Asana,「可能會需要至少再多兩個月才能完成。」而藉助 Asana,他們得以在短短三個月內就完成 OCR 最佳化專案。

「就速度而言,我們確實看到 Asana 在管理專案上為我們所帶來得巨大的效率優勢。」Tamas 說道。憑藉其易用性,Asana 已成為 Tamas 團隊工作方式中不可或缺的一部分。「它使用起來非常直觀,而且易於學習,團隊無需進行培訓就可以開始使用。」Tamas 和他的團隊還有什麼意外收穫? 運用智慧型手機應用程式,就能在休息區喝咖啡時,輕鬆討論任務和專案。