Redigerarens anmärkning: Vi har gjort några uppdateringar sedan det här inlägget publicerades. Du kan nu skapa uppgifter som väntar på andra.
Vi får ofta frågan: ”Hur kan jag tilldela en uppgift till flera tilldelade personer?”
Svaret är att det inte går. Att bara ha en tilldelad person per uppgift säkerställer att det aldrig uppstår någon känsla av ”vem är ansvarig för att slutföra den här uppgiften?”
Det här svaret möts ofta med oro. Men det här beslutet är avsett att hjälpa ditt team att få mer gjort. En stor del av att uppnå resultat som ett team ligger i att varje teammedlem har ansvar för det arbete de utför. Om det inte finns en tydlig, enskild uppgiftsägare går mycket av ansvaret förlorat och därmed blir slutförandet av en uppgift osäkert.
När ingen vet vem som gör vad, och när någon inte känner sig ytterst ansvarig för att driva arbetet framåt, kanske arbetet inte händer alls.
Om det till exempel finns två tilldelade personer för en uppgift kan den ena personen tro att den andra personen ansvarar för uppgiften och vice versa. Arbetet kanske aldrig blir gjort, och ännu värre, skyll på varandra-leken kan börja. När ingen vet vem som gör vad, och när ingen känner sig ytterst ansvarig för att driva arbetet framåt, kanske arbetet inte blir gjort alls.
Vi baserade konceptet med en tilldelad person på Apples DRI-modell (directly responsible individual), som betonar individuellt ägarskap, ansvar och i slutändan utförande. När ansvarsområdena är tydliga och transparenta kan alla i teamet känna sig personligen ansvariga för ett projekts slutförande.
Fortfarande inte övertygad? Här är ett sätt att dela upp arbetet men ändå bara ha en tilldelad person: använd en tilldelad person för den överordnade uppgiften, så att personen i slutändan ansvarar för att se till att deadliner hålls. Skapa sedan underuppgifter som tilldelas olika medlemmar i teamet. Dela upp arbetet i teamet, men se till att någon är ansvarig för att det övergripande arbetet blir gjort.
Vill du hålla flera personer/potentiella tilldelade personer informerade om en uppgift? Lägg bara till dem som följare genom att @omnämn dem. På så sätt kan en person välja att ta ägarskap över uppgiften medan alla fortsätter att få aviseringar med nya kommentarer och uppdateringar. Genom att skapa underuppgifter för olika delar av arbetet, som tilldelas olika teamkollegor, kan du också dela upp ansvaret och omtilldela den ursprungliga uppgiften till en av följarna, vilket görs enklare genom att tilldela kopior av uppgifter. Bästa praxis är också att se till att ägare av underuppgifter också är följare av den ursprungliga uppgiften.
Om du vill ha fler användbara råd om hur du kan utnyttja Asana med ditt team kan du besöka vår guide.
