Så här använder HubSpot Asana för att öka teamsamordningen och skala

När ett företag växer snabgå snabbt är det svårt för team att hålla sig samordnade. I dagens distansarbetsmiljö behöver människor allt fler tekniker för att utföra sitt arbete på ett effektivt sätt, men saknar ofta en central plats för att samordna arbetet. Som ett resultat spenderar den genomsnittliga personen 60 % av sin tid på jobb om jobb – som att skriva statusuppdateringar och sitta igenom samordningsmöten – snarare än på det strategiska arbete som de anställdes för att utföra.

Att samordna tvärfunktionella team – särskilt i en distansmiljö – är en utmaning. Vi pratade nyligen med Navi Singh, chefsprojektledare på HubSpot, för att lära oss hur deras marknadsföringsteam drev samordning mellan team och skala med Asana.

Navi säger: ”För att en organisation ska kunna utvecklas i dagens värld behöver teamen processer som möjliggör klarhet, samordning och skalbarhet. Det är här en robust arbetshanteringsplattform som Asana kommer in i bilden.”

Läs mer om hur Navi lanserade och drev på Asana-användningen på HubSpot för att sammanföra team och få större Business-påverkan.

Vad fick dig att inse att det var dags att leta efter en arbetshanteringsplattform?

När jag började på HubSpot använde vi ett antal olika lösningar för att kommunicera och samarbeta om arbetet. Efter ett tag insåg projektledningsteamet att vi alla kommunicerade med intressenter och spårade våra arbetsflöden på väldigt olika och manuella sätt. Bristen på konsekvens ledde till mer arbete för projektledningsteamet.

Vi behövde en plattform som inte bara gjorde det möjligt för intressenter att få lättförståelig information nära till hands, utan som också uppfyllde behoven hos våra kreativa partner. Genom att slippa oroa sig för den dagliga dokumentationen skulle våra kreativa partner kunna lägga mer tid på det faktiska kreativa flödet.

Det var där Asana kom in i bilden. Det började som en arbetshanteringsplattform för att spåra design- och marknadsföringsarbete och utvidgades till att bli vår lösning för att granska, redigera och samarbeta i arbetet i hela organisationen. Asana togs först i bruk av några av oss – de tekniskt kunniga tidiga användarna. Vi hade ingen aning om hur mycket det kunde göra för oss, men vi visste att en förändring var nödvändig.

Asana spred sig som en löpeld. Det började med vårt evenemangsteam, men nu använder hela vår marknadsföringsavdelning Asana. Och vi fortsätter att växa.”

Jag minns att jag sa till någon: "Om Asana kan hjälpa oss så mycket utan någon ordentlig utbildning, vad skulle det då kunna göra för oss om det lanserades ordentligt?"

Hur har teamen börjat använda Asana i de dagliga arbetsrutinerna?

Projektledare försöker alltid se till att intressenter och de team som faktiskt utför arbetet har all information de behöver till hands. Det blir ett problem när saker och ting är för manuella för projektledaren. Så frågan är alltid: "Hur kan vi göra det lättare att överbrygga klyftan mellan intressenter och våra kreativa partner?"

Med Asana kan jag skapa projekt på ett sätt som det kreativa teamet och cheferna kan förstå. Samtidigt kan jag med Asana skapa rapporter för intressenter. Asanas funktion för universell rapportering hjälper mig att skapa en anpassad vy som gör att intressenterna bara får den information de är intresserade av.

Jag älskar också att använda Asanas rapporteringsfunktion när jag presenterar projektets hälsa för en bredare publik. Den gör allt visuellt, vilket hjälper mig att förklara och förmedla information mycket snabbare. Intressenterna vill alltid ha olika vyer av informationen, och med Asana kan jag rikta rätt kommunikation till varje intressent med minimal manuell insats.

Vad är du mest intresserad av att använda Asana till framöver?

När vi börjar utforska Asana och vad det kan göra för oss är frågan jag alltid försöker lösa: vad kan vi automatisera?

Till exempel:

• Kan vi ta dessa intressentrapporter och automatisera dem?

• Kan vi omvandla den kreativa granskningsprocessen till ett sömlöst integrerat system?

• Kan vi skapa regler så att vissa etiketter läggs till på ärenden när de går igenom ett projekts livscykel?

Ja, ja och ja! Det är det som gör mig så entusiastisk över den här resan med Asana. Vi driver nu våra medieprojekt uteslutande genom Asana, liksom planeringen för första kvartalet för de flesta av våra marknadsföringsinitiativ. Med Asana-arbetsflöden kan du ta ett projekt från intag till leverans samtidigt som du ser till att rätt personer är kopplade till rätt data vid rätt tidpunkt.

Jag har precis börjat utforska vad Asana-arbetsflöden kan göra. Det finns oändliga möjligheter för vad Asana kan göra för oss här på HubSpot. Jag ser fram emot den resan och den inverkan den kommer att ha på verksamheten.

Om du vill veta mer om hur HubSpot + Asana-integreringen kan hjälpa dig att automatisera processer och sömlöst överlämna arbete mellan team och affärscykler kan du besöka asana.com/apps/hubspot.