Hur vi byggde ett ramverk för digital mognad för att skala upp kapacitet och resultat

Digitalt arbete är ett rörligt mål. Ny teknik dyker upp hela tiden, prioriteringar förändras och det är frestande att prova allt på en gång. Men jag har lärt mig att det inte leder till målet att följa alla trender – det skapar bara brus.

I min roll som digital chef på Asana frågar jag mig själv hela tiden hur vi kan ligga steget före tekniska förändringar som verkar accelerera dagligen. För att hantera det har jag skapat ett ramverk för digital mognad som har varit avgörande för att utvärdera var vi befinner oss och bestämma vad som förtjänar vår tid och våra resurser. Det är ett sätt att bedöma var vi befinner oss, hitta var vi kan ha störst inverkan, samt kartlägga en väg framåt som hela teamet kan förstå och samlas bakom.

Varför en digital nord är viktig

I en miljö där digitala trender ständigt utvecklas, ny teknik dyker upp varje vecka och trender ständigt förändras är det lätt för team att antingen stanna upp eller jaga varje nytt verktyg utan en sammanhängande plan. Den första metoden leder till analysförlamning. Det andra kan leda till fragmenterade insatser och dubbelarbete. Att ha en digital polstjärna löser båda problemen genom att ge dig ett perspektiv för att utvärdera möjligheter mot dina långsiktiga mål samtidigt som du är tillräckligt flexibel för att införliva värdefulla innovationer.

Det löser inte alla utmaningar, men det besvarar en viktig fråga: ”Var ska vi fokusera vår tid och våra resurser just nu?”

Vi presenterar ramverket för digital mognad

För oss kom den polstjärnan i form av ett ramverk för digital mognad, vilket är ett sätt att bedöma var vi befinner oss, hitta luckor som är viktiga och sätta upp realistiska mål för förbättring. 

Ramverket hjälper oss att:

• Testa nya tillvägagångssätt med tydliga framgångsvärden.

• Lära oss snabbt av både framgångar och misslyckanden

• Tilldela resurser för att skala upp det som fungerar.

• Bygga upp de färdigheter som vårt team behöver för framtida mognadsnivåer.

• Skapa tydliga inlärningsvägar som är anpassade till våra mål

Så här omsätter vi det här ramverket i praktiken:

Steg 1: Utvärdera var du befinner dig

Vi började med att ärligt bedöma vår nuvarande kapacitet, identifiera specifika brister och sätta upp realistiska förbättringsmål. För att göra det här konkret definierade vi fem mognadsnivåer:

• Nybörjare

• Utforskaren

• Spelare

• Transformer 

• Disruptör 

De här mognadsnivåerna hjälper oss att fastställa var vi befinner oss i dag, lyfta fram de luckor som är viktiga och sätta upp ett realistiskt mål för var vi vill vara, baserat på våra grundläggande mål, prioriteringar och det framtida tillstånd vi arbetar mot.

Steg 2: Anpassa er efter viktiga funktioner

Vi har strukturerat ramverket kring sex kärndimensioner: områden som är viktiga för att vårt digitala team ska utvecklas. Det handlar inte bara om vad verksamheten behöver, utan också om hur vi hjälper människor att bygga nya färdigheter och växa i sina roller. De bästa resultaten uppnås när man balanserar båda: att utveckla teamets expertis samtidigt som man fokuserar på de prioriteringar som för verksamheten framåt.

De sex dimensioner vi fokuserar på är:

• Avancerade digitala färdigheter: Att gå från ad hoc-utbildning till ett strukturerat kompetenshöjande program med certifieringsvägar för viktiga digitala kompetenser.

• Anpassning: utvecklas från enhetliga upplevelser till datadriven anpassning med tydliga styrningsriktlinjer.

• Experiment: Gå bortom en kultur av magkänslor och mot en kultur av hypotesdriven testning.

• AI-driven automatisering: Att gå från manuella arbetsflöden till smarta processer som gör det möjligt för våra team att fokusera på värdefullt arbete.

• Analys och insikter: Framsteg från frånkopplad rapportering till enhetliga insikter som driver strategiskt beslutsfattande.

• Plattformens prestanda: Att gå vidare från stela system till flexibla arkitekturer som möjliggör snabb innovation.

Steg 3: Sammanföra kapacitet och bedömningar

När vi hade bedömt var vi stod och identifierat de viktigaste funktionerna vi ville bygga, förde vi dem samman. Det innebar att kartlägga var vårt team befinner sig på varje mognadsnivå, förstå de milstolpar som definierar dessa nivåer och peka ut vart vi ville gå härnäst.

Till exempel kan en ”digital nybörjare” inom AI-driven automatisering ha mindre än tio procent av processerna automatiserade, medan en ”digital banbrytare” skulle ha mer än sjuttiofem procent automatiserade. Genom att definiera konkreta milstolpar och mätvärden för varje kapacitet gör du det enkelt att bedöma var teamet befinner sig i dag, vad det innebär att gå från "nybörjare" till "spelare" eller "disruptör" och var du ska investera härnäst.

För oss uppstod detta handlingsbara prioriteringar. Vi insåg att vi är en "Digital Explorer" inom personalisering, som främst förlitar sig på grundläggande segmentering baserad på breda segment, men vi måste utvecklas till en "Digital Player"-nivå med enhetliga kundprofiler och kanalövergripande personalisering. Genom att synliggöra dessa luckor gav vi teamet en tydlig väg att följa för att åtgärda dem.

Ta med människor på resan

För att en digital mognadsinsats ska fungera kan den inte bara vara ett toppstyrd direktiv. Tidigt i processen tog jag med teamet i konversationen, först för att granska ett utkast till ramverket och sedan för att hjälpa till att förfina det. Resultatet är en färdplan som återspeglar både deras expertis och deras prioriteringar.

Det samarbetsinriktade tillvägagångssättet har gjort stor skillnad. Det betyder att teamet inte bara förstår vart vi är på väg; de har en roll i att forma det. Det ger också ett gemensamt perspektiv för prioritering, vilket gör det tydligare hur dagliga insatser passar in i helheten.

Lika viktigt är att det ger teamet ett konkret sätt att mäta sin egen utveckling. Det handlar inte om att säga "gå och lär dig AI" eller "bli bättre på att experimentera". Det handlar om att göra kompetensutvecklingen specifik, genomförbar och spårbar. Genom att knyta färdigheter till tydliga mätvärden och milstolpar hjälper vi människor att förstå hur deras förmågor utvecklas och hur den utvecklingen passar in i deras roll, deras karriär och den framtid vi bygger tillsammans.

Göra det genomförbart – och göra det till vårt

De bästa ramverken finns inte i en presentation. De finns där arbetet sker varje dag. På Asana innebär det att göra ramverket för digital mognad genomförbart i själva Asana. Genom att utnyttja Asanas funktioner för att skapa ett anslutet system på ett sätt som visualiserar vår omvandlingsresa har vi gjort det enkelt för varje teammedlem att förstå var vi står, vart vi är på väg och hur deras dagliga arbete för oss närmare våra långsiktiga mål.

Viktiga funktioner som vi använder är:

• Mål: Vi har definierat tydliga mål för varje mognadsdimension, med mätbara mål och slutdatum.

• Projekt: Varje mål stöds av specifika projekt och uppgifter som delar upp målen i de konkreta steg som behövs för att uppnå dem, vilket gör det enkelt för varje teammedlem att förstå hur deras dagliga arbete hänger ihop med långsiktig tillväxt.

• Uppdateringar av projektstatus: Vi granskar och uppdaterar statusen varje månad, vilket ger en regelbunden kontroll av förloppet. Dessa statusuppdateringar hjälper teamet att hålla sig samordnade, lyfta fram framgångar och snabbt upptäcka områden som behöver uppmärksammas, vilket gör det enkelt att justera prioriteringar innan bakslag inträffar.

• Anpassade fält: Vi spårar mognadsnivåer, Business-påverkan och resursbehov med hjälp av anpassade fält som möjliggör omfattande filtrering och rapportering.

• Rapporteringspaneler: Vårt ledarskapsteam använder paneler för att spåra förlopp i olika initiativ, identifiera hinder och fatta välgrundade beslut om resursfördelning. Vi kan spåra var vi gör de största framstegen, till exempel att distribuera AI-drivna assistenter eller anpassa oss till personaliseringsstatistik, och upptäcka var vi har fastnat.

Det jag älskar med det här tillvägagångssättet är hur det kopplar samman strategisk vision med det dagliga arbetet. Våra teammedlemmar kan se hur deras individuella uppgifter direkt bidrar till vår mognadsutveckling. Framsteg blir synliga och firas, medan potentiella problem kan identifieras och åtgärdas innan de får oss att tappa farten.

Så här ser framgång ut

Idag ger den här metoden redan resultat:

• Vi är på väg att gå från "Digital Explorer" till "Digital Player" över viktiga dimensioner, och inom vissa områden siktar vi på "Digital Transformer"-status inom detta räkenskapsår.

• Teamet har tagit till sig rollbaserade AI-certifieringar, där 100 % av teamet är certifierade som Workflow Specialist, AI Studio Foundations och AI Skill.

• Vi har distribuerat fem AI-drivna assistenter och har ökat vårt mål till 15 medan vi bygger upp fart.

• Teamet har en tydligare förståelse för var de ska fokusera sina insatser, hur de ska balansera dagliga prioriteringar med långsiktig kompetensutveckling och hur deras bidrag passar in i helheten.

Lärdomar för andra digitala ledare

Om du håller på att skapa en översikt för digital mognad för ditt team finns det några lärdomar som sticker ut:

• Involvera medarbetarna tidigt: Samskapa ramverket så att det återspeglar både din strategi och teamets erfarenheter.

• Gör det genomförbart: Placera ramverket där arbetet redan sker: i de verktyg och plattformar som teamet använder varje dag.

• Spåra och mät förloppet öppet: Gör förloppet synligt, så att teamet kan samlas kring vinster och upptäcka områden där mer fokus behövs.

• Var flexibel: Målen utvecklas när du lär dig mer om vad som är möjligt. Målet är framsteg, inte perfektion.

Bygga den digitala framtiden tillsammans

Digital omvandling handlar aldrig bara om teknik. Det handlar om att anpassa människor, processer och verktyg till en gemensam vision. På Asana har vårt ramverk för digital mognad blivit mer än en översikt. Det är ett sätt för teamet att förstå var vi står, vart vi är på väg och hur varje person kan hjälpa oss att komma dit.

Genom att göra ramverket genomförbart i Asana har vi förvandlat ett stort, abstrakt initiativ till en samarbetsinriktad, konkret praxis. Och det är mer än något enskilt verktyg eller trend, det är så vi håller oss fokuserade och ligger steget före.