Anpassa din uppgiftslista: 4 inställningar för Mina uppgifter som passar din arbetsstil

Det finns en Asana-superkraft mitt framför näsan på dig, och den kallas Mina uppgifter. Mina uppgifter är mer än en daglig checklista. Den visar alla uppgifter som du har tilldelats på ett och samma ställe, oavsett vilket projekt de tillhör. Det innebär att du kan organisera dina uppgifter på ditt eget sätt och se till att inget glöms bort. 

Om du kan bemästra Mina uppgifter är du på god väg att få bättre fokus, prioritering och sinnesro, eftersom du vet att du har markerat varje ruta och fått ditt bästa arbete gjort. Och det bästa av allt? Mina uppgifter är helt anpassningsbar. Så oavsett hur du föredrar att arbeta finns det ett sätt att få Mina uppgifter att fungera för dig. 

För att hjälpa dig att komma igång har vi beskrivit de bästa inställningarna för Mina uppgifter – som har provats och testats av Asana-anställda – för fyra vanliga arbetssätt. Så allt du behöver göra är att svara på frågan: vilken arbetspersonlighet är du? 

• Prioriteraren: Du är hänsynslös, du är effektiv och du fixar det. 

• Schemaläggaren: Din kalender är din bästa vän.

• Dag-för-dag-planeraren: Du trivs med att ta itu med saker en dag i taget. 

• Den tvärfunktionella medarbetaren: Du har många olika ansvarsområden och alla team känner till dig.  

Läs vidare för att utforska varje stil mer i detalj, eller mixa och matcha tips för att anpassa din att göra-lista. 

Arbetsstil: Prioriteraren

Nyckelkaraktärsdrag: Du arbetar med många uppgifter varje dag och nya uppgifter kommer hela tiden. Du behöver ett sätt att prioritera och fokusera på det viktigaste arbetet, inte bara dina senaste uppgifter. 

Användbara funktioner: anpassade fält, anpassade avsnitt, regler, Kanban-tavelvy

Mina uppgifter är utformat för prioritering, så det finns många olika sätt att märka och sortera ditt arbete. Här är några sätt att komma igång.

• Märk uppgifter efter prioritet med anpassade fält. För att kunna prioritera effektivt måste du hålla dig organiserad. Skapa speciella anpassade fält i Mina uppgifter så att du kan märka inkommande uppgifter, till exempel ”P0”, ”P1” eller ”P2”. 

• Sortera uppgifter i anpassade avsnitt efter prioritet. Det är frestande att börja med det senaste, men om du är en prioriterare vet du att det inte är det bästa sättet att arbeta. Skapa i stället ett avsnitt för hög prioritet så att du alltid ser ditt mest brådskande arbete. 

• Organisera uppgifter automatiskt med regler. I stället för att sortera att göra-punkter manuellt kan du låta Mina uppgifter göra jobbet åt dig. Skapa automatiseringar för att omedelbart sortera arbete i avsnitt efter projekt, tilldelare, anpassade fält och mycket mer. 

• Visualisera att göra-punkter på en Kanban-tavla. Ibland behöver du se alla uppgifter för att välja ut de viktigaste. Växla mellan vyer för att se dina uppgifter som en lista, Kanban-tavla eller kalender. Dra och släpp sedan uppgifter för att sortera dem efter prioritet.

Arbetsstil: schemaläggaren

Nyckegenskaper: Många av dina uppgifter kräver ett stort tidsåtagande, t.ex. att skriva en blogg eller koda en webbsida. Du kan inte schemalägga för många på samma dag och behöver ett sätt att visualisera och planera allt. 

Användbara funktioner: kalendervy, tidsspårning, Clockwise-integrering

Mina uppgifter kan fungera som ett schemaläggningsverktyg, med en kalenderfunktion som gör det möjligt att välja en idealisk deadline för varje uppgift. Så här fungerar det. 

• Se hur ditt arbete fördelas under en vecka eller en månad genom att växla till kalendervy. Dra och släpp sedan uppgifter för att justera slutdatum, så att du aldrig arbetar med för många saker samtidigt. 

• Registrera hur lång tid varje uppgift tar och uppskatta tidsbehov med Asanas tidsspårningsfunktion. Med bättre data kan du schemalägga rätt tid för varje uppgift. 

• Schemalägg automatiskt tidsblock för varje uppgift med Asanas Clockwise-integrering, som synkroniseras med din Google Kalender. Det gör att du kan avsätta den tid du behöver för varje uppgift, utan att låta möten minska din fokustid.

Arbetsstil: Planerar från dag till dag

Nyckegenskaper: Du har många uppgifter, men slutdatum varierar mycket – från i dag till flera månader framåt. Du behöver ett sätt att begränsa ditt fokus till det som förfaller i dag, i morgon och den här veckan. 

Funktioner som kan användas: anpassade avsnitt, regler

Du behöver inte planera långt in i framtiden för att få ut så mycket som möjligt av Mina uppgifter. Så här konfigurerar du det om du föredrar att ta itu med arbetet en dag i taget. 

• Sortera uppgifter efter slutdatum. Skapa anpassade avsnitt för ”i dag”, ”i morgon” och ”den här veckan”, så att du alltid ser vad som är mest brådskande och vad som kommer härnäst. Du kan också skapa ett avsnitt för försenade uppgifter för att se till att du ser och slutför viktigt arbete. 

• Sortera uppgifter automatiskt med regler. I stället för att manuellt omorganisera att göra-listan varje dag kan du låta regler göra arbetet åt dig. Använd dem för att omedelbart organisera och uppdatera uppgifter medan du arbetar, så att du kan ägna mindre tid åt att underhålla din uppgiftslista och mer tid åt att få arbetet gjort. 

• Använd regler för att skicka aviseringar till dig själv när slutdatum närmar sig eller när uppgifter avblockeras. På så sätt blir du aldrig överrumplad när nya, stora uppgifter dyker upp. 

Arbetsstil: Den tvärfunktionella arbetaren

Nyckelattribut: Du arbetar med många olika projekt och behöver ett sätt att visualisera och fånga upp dina ansvarsområden inom varje projekt. 

Användbara funktioner: sortering, anpassade avsnitt, Zoom-integrering, Slack-integrering

Tvärfunktionellt arbete är en viktig del av många jobb. Därför har vi skapat Mina uppgifter för att hjälpa dig att optimera din arbetsbelastning, oavsett hur många projekt du arbetar med samtidigt. Så här går det till. 

• Sortera dina uppgifter efter projekt för att se hur arbetet är uppdelat mellan olika tvärfunktionella initiativ. Med bättre synlighet kan du vara säker på att du tar itu med alla dina ansvarsområden. 

• Skapa anpassade avsnitt för olika typer av arbete, till exempel ”e-postmeddelanden”, ”webbsidor” och ”e-böcker”. Det hjälper dig att visualisera alla olika typer av arbete du har, så att du inte glömmer något.

• Fånga automatiskt upp saker att göra från konversationer med intressenter med Asanas Slack-integrering. Tilldela dem till dig själv så att de visas i dina Mina uppgifter, och du missar aldrig något. 

• Skapa punkter att göra från möten med Asanas Zoom-integrering, så att du alltid kan hålla dig ansvarig för nästa steg. 

Arbeta smartare med Mina uppgifter

Oavsett hur du arbetar kan Mina uppgifter hjälpa dig att hålla dig organiserad. Läs mer om hur du anpassar din uppgiftslista, sparar tid med automatiseringar och hanterar arbetet sömlöst i olika verktyg. 

Vill du veta mer? Läs vår artikel i guiden för en detaljerad titt på hur du använder Mina uppgifter.