Asana-tips: avancerad sökning och rapportering

Räck upp handen om du älskar att spendera timmar på att söka efter en kommentar, uppgift eller ett dokument.

Någon? Bueller?

Att söka efter den där ena kommentaren är som att leta efter en nål i en höstack, men det är något som miljontals kunskapsarbetare runt om i världen upplever. Faktum är att den genomsnittliga kunskapsarbetaren lägger ner 60 % av sin dag på att jobba om jobb, vilket inkluderar att växla mellan upp till 10 verktyg per dag. Alla dessa dokument, e-postmeddelanden, chattar eller mötesanteckningar kan innehålla den information du behöver.

Det är där arbetshantering – och Asana – kommer in. När du väl har börjat göra allt ditt arbete på ett och samma ställe kan du med hjälp av Asanas avancerade sökning och rapportering snabbt hitta alla uppgifter, kommentarer eller filer du behöver. Kör en ad hoc-sökning eller spara en frekvent fråga som en rapport som du kan återkomma till och uppdatera regelbundet.

Läs mer om hur du använder avancerad sökning och rapportering, och lägg mer tid på det viktigaste arbetet.

När du kan använda avancerad sökning

Avancerad sökning i Asana körs på en mängd sökparametrar, så att du alltid kan hitta det du letar efter, även om du inte kommer ihåg exakt vad som skickades. Om du inte kommer ihåg namnet på uppgiften kan du söka efter medarbetare, datum för skapande eller tillhörande projekt. Den avancerade sökningen använder de parametrar du kommer ihåg och begränsar omfattningen av dina sökresultat, så att du enkelt kan hitta exakt det du letar efter.

Om du vill påbörja en avancerad sökning i Asana börjar du i sökfältet i det övre högra hörnet och väljer avancerad sökning. Skriv sedan in det du kommer ihåg. Kolla in några exempel nedan.

”Jag minns vagt att jag fattade ett beslut om en kommande lansering för ungefär en månad sedan, men jag kan inte hitta konversationen någonstans.”

Börja med att skriva in det allmänna lanseringsnamnet i huvudfältet för sökning. Lägg sedan till dig själv och dina kollegor som medarbetare och ställ in datumintervallet för att begränsa sökningen.

💡Tips: Vill du begränsa sökningen till att bara leta efter konversationer eller uppgifter? Välj uppgift eller konversation under det övre sökfältet för att filtrera bort oönskade resultat.

”Jag behöver en uppfattning om hur mycket högprioriterat arbete mitt team har utfört den här veckan.”

Du kan utföra den här avancerade sökningen så länge du använder anpassade fält för prioritering i dina projekt. För att göra en avancerad sökning väljer du först slutförda uppgifter. Gå sedan till Mer > team under Lägg till filter i det nedre vänstra hörnet. På så sätt kan du ange att du bara vill söka efter uppgifter i ditt team. Slutligen går du till Lägg till filter igen och väljer Lägg till anpassat fält så att du kan sortera efter uppgifter med hög prioritet.

💡Tips: team behöver inte korrelera med hela avdelningar. Du kan begränsa dina sökningar till mindre team (t.ex. webbdesign) för att göra sökningar som denna till en barnlek. Läs mer om att skapa team och strukturera arbetet i Asana.

”Min halvårsvisa utvärdering närmar sig. Hur kan jag visa min chef allt jag har arbetat med?”

I det här fallet väljer du dig själv i fältet Tilldelad till. Välj slutförda uppgifter och ange sedan datumintervallet för de senaste sex månaderna för att få en fullständig lista över de uppgifter du har arbetat med.

💡Tips: Känner du dig överväldigad av för många sökresultat? Försök att begränsa omfattningen genom att ange vilka projekt du vill söka i.

Så här använder du rapportering

Avancerade sökningar är perfekta för ad hoc-förfrågningar eller engångsfrågor. Men om du ofta gör en viss sökning kan du också spara en avancerad sökning som en rapport genom att lägga till den i det vänstra navigeringsfältet. På så sätt uppdateras rapporten automatiskt för att ge den senaste informationen varje gång du klickar på den.

Testa att skapa de här rapporterna i din egen Asana:

Arbete som behöver uppföljning

Den här rapporten kan visa dig uppgifter som du har tilldelat till andra och som inte är slutförda. För att spara den här rapporten kan du göra en avancerad sökning för att hitta oavslutade uppgifter som förfaller inom de närmaste sju dagarna och som har tilldelats av dig. Du hittar filtret Tilldelad av i Lägg till filter > Personer > Tilldelad av i en avancerad sökning.

Uppdatera den här rapporten varje vecka. Om du ser att det finns uppgifter som riskerar att inte bli slutförda kan du följa upp med en kommentar för att se hur du kan hjälpa till.

Kommande högprioriterade uppgifter

Den här rapporten kan hjälpa dig att hitta arbete som riskerar att bli försenat innan det blir försenat. Börja med att göra en avancerad sökning efter uppgifter med hög prioritet som förfaller inom de närmaste tre dagarna och som inte är slutförda.

Om du vill se till att du inte ser uppgifter från hela organisationen kan du filtrera efter medarbetare eller projekt. Följ sedan upp för att hålla uppgifterna i fas.

Minska tiden du jobbar om jobb med avancerad sökning och rapportering

Med Asana kan du söka efter arbete, rapportera om förlopp, ge feedback, kommentera på uppgifter, tillhandahålla statusuppdateringar och dela arbete – allt på ett och samma ställe. Läs mer om Asana eller prova Asana Premium gratis för att se själv.