Hur Asana använder arbetshantering för organisationsplanering
Sammanfattning
Rita Khayat är expert på att hantera komplexa, företagsomfattande program. Som Asanas Head of PMO for Strategy and Operations ansvarar Khayat för att hålla verksamhetskritiska mål i fas. Hon gör det med tydliga processer, över 20 års erfarenhet och en talang för att använda Asana fullt ut.
Khayats team ansvarar för fyra huvudsakliga Business-områden inom CIO-organisationen:
Strategisk planering och genomförande
Program- och projekthantering
Verksamhets- och ändringshantering
Ledarskap och organisationsutveckling
Tillsammans omfattar dessa ansvarsområden många olika team och kräver en hög nivå av tvärfunktionell samordning. Khayats team organiserade till exempel nyligen en uppdatering av Asanas produktstrategi – ett initiativ som krävde input från teknik, forskning och utveckling, marknadsföring, design och mycket mer.
Vill du veta hur hennes team lyckades? Här är Khayats hemligheter för att uppnå Business-mål och hålla viktigt arbete i fas.
Ge synlighet på alla nivåer
Khayats roll kräver att hon samordnar både enskilda team och chefer på C-nivå. Det innebär att hon behöver se arbetet på två olika sätt: (1) en detaljerad vy för att hjälpa teamledare att hantera sina översikter och resurser, och (2) en överblick för att hjälpa chefer att förstå förloppet. "Styrning är avgörande, vilket innebär att ge synlighet till rätt personer vid rätt tidpunkt", säger Khayat. "Intressenter kräver olika detaljnivåer beroende på vilken roll de har."
Hennes hemlighet? Asana-portfolior, som gör det möjligt för henne att gruppera relaterade projekt (och andra portfolior) i ett centralt nav. Det hjälper intressenterna att spåra förloppet mot målen och övervaka statusen för viktiga initiativ på ett och samma ställe. Khayat skapade till exempel en portfolio för ”ledarskap” för att hålla Saket Srivastava, Asanas it-chef, informerad om aktiviteter inom it-organisationen. Från det här övergripande navet kan Srivastava snabbt övervaka förloppet och effekten av varje program på företagets mål. "När jag pratar med Saket är mitt jobb att ge honom den synlighet han behöver för att säkerställa att vårt genomförande överensstämmer med våra planer", förklarar Khayat. "Om några problem uppstår behöver han omedelbar insyn för att kunna fatta välgrundade beslut."
Intressenter som behöver en mer detaljerad analys kan fördjupa sig i enskilda teamportfolior inom ledarskapsnavet. Där kan de se specifika teaminitiativ och förstå hur de överensstämmer med de bredare företagsmålen. De kan också spåra milstolpar, leveranser, ansvarsområden, tidslinjer och Business-effekter i alla projekt som teamet arbetar med. Som ett resultat kan alla förstå helhetsbilden av pågående programaktiviteter och deras relevans för övergripande strategiska mål.
Standardisering av bästa praxis
Enligt Khayat är struktur och organisation viktiga för att Business ska fungera smidigt. Team behöver tydliga, standardiserade processer för att kunna påbörja arbetet på rätt sätt varje gång. Hennes favoritverktyg för standardisering är Asana-mallar– färdiga guider som beskriver alla steg som behövs för att starta ett nytt projekt.
"När vi börjar genomförandet förlitar vi oss på ett strukturerat tillvägagångssätt baserat på de här mallarna", förklarar Khayat. "Det säkerställer att bästa praxis integreras från början, så att vi sedan kan skräddarsy processen för att möta de unika kraven för varje projekt." Khayats team använder mallar som listar alla leveranser som behövs för att slutföra ett projekt, inklusive beroenden och uppgiftsägare. Det här systemet hjälper dem att komma igång med arbetet direkt och automatiskt tilldela uppgifter till rätt personer vid rätt tidpunkt.
Khayats team använder också Asanas funktioner för standardisering av arbetsflöden för att skapa konsekventa processer och enhetlig rapportering i hela organisationen, utan mycket praktiskt arbete. Asana låter ledare skapa, visa och redigera arbetsflöden på ett och samma ställe och sedan tillämpa dessa arbetsflöden i många olika projekt. De kan till exempel ange projektavsnitt, anpassade fält som ska läggas till, regler som ska tillämpas och uppgiftsmallar som ska användas, vilket säkerställer konsekvens och effektivitet i projekthanteringspraxis.
Anpassa sig till förändringar
Khayat vet att förändring är en självklarhet i Business. Därför skapar hennes team en tydlig beslutsprocess i varje projekt. När en förändring behövs, till exempel en justering av projektets omfattning, tidslinje eller kostnad, finns det fördefinierade beslutsfattare som kan hjälpa till att hitta en väg framåt.
"Vi har en styrkommitté för varje projekt eller program", förklarar Khayat. "De är ansvariga för att fatta det slutgiltiga beslutet när en ändring föreslås." Ett av Asanas senaste produktinitiativ inkluderade till exempel ett formulär för att samla in ändringsförslag. Om ett beslut behövdes skulle formuläret automatiskt tilldela en uppgift till rätt person i styrkommittén för att fatta beslutet.
Projekt och program i Khayats organisation omfattar också ett systematiskt tillvägagångssätt för att dokumentera beslut och identifiera risker. Och tack vare teamets användning av mallar kan de standardisera den här strukturen i hela organisationen, vilket säkerställer konsekvens och klarhet i hur team hanterar projektändringar och risker.
Spåra prestanda
För Asanas avdelning för företagsteknik och IT är robust rapportering avgörande för att säkerställa att team når sina mål. Genom att kontinuerligt övervaka prestandan för viktiga Business-initiativ kan Khayat hjälpa team att korrigera och justera resurser för att få arbetet gjort i tid.
Khayats team använder till exempel en Asana-panel för att övervaka lösningen av supportärenden. Verktyget ger dem en detaljerad översikt över incidentrapporter inom en viss tidsperiod, så att ledare snabbt kan kontrollera om projekten fortskrider som planerat. Och för en mer detaljerad analys använder Khayats team en Tableau-integrering. "Den här integreringen gör det möjligt för oss att skapa sofistikerade paneler i Tableau som hämtar data direkt från Asana", säger Khayat, och lyfter fram möjligheten att göra djupgående utvärderingar för att driva beslutsfattande och strategiförbättring.
Fördelning av resurser mellan olika team
Att uppnå mål handlar om en viktig ingrediens: arbetskraft. Det är därför Khayats team prioriterar resursplanering för att förhindra överarbete och se till att alla lägger sin tid på det som är viktigt. För att göra det behöver de insyn i varje teams arbetsbelastning, nu och i framtiden.
Asanas kapacitetsplaneringsfunktion är Khayats nyckel till att få den synligheten. Med kapacitetsplanering kan ledare se vad teamet har att göra i framtiden och sedan fördela arbetet för den kommande månaden baserat på varje individs totala kapacitet. Du kan till och med se vilka projekt som var och en arbetar med, hur stor procentandel av tiden projekten tar upp och vem som är överbelastad. Och om en förändring behövs kan ledare enkelt dra och släppa uppgifter från en person till en annan.
Khayats team har olika vyer för att se kapaciteten på olika nivåer. De har till exempel en övergripande vy över hela avdelningen. "För någon som jag finns det en övergripande vy som täcker hela avdelningen och ger insyn i hela organisationen", förklarar Khayat. "Dessutom har vi mer specifika vyer för varje team, vilket gör det möjligt för ledare att få tillgång till en detaljerad uppdelning av teamets kapacitet och pågående projekt." När en ledare gör en ändring på teamnivå återspeglas det också i den övergripande vyn, så det finns ingen anledning att dubblera arbetet.
Planera för framgång med Asana
Genom att samla allt arbete i Asana har Khayats team fullständig insyn i hela CIO-organisationen, inklusive översikter, arbetsbelastningar, målförlopp och mycket mer. Med de insikterna kan de hålla Business i fas för att uppfylla viktiga mål snabbare.
Läs mer om hur Asana kan hjälpa ditt företag att samordna team och processer i hela organisationen.
Se Asana i praktiken
Med Asana kan verksamhetsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.
