Med Asana kan vi införa projekthantering i hela organisationen utan att det krävs någon speciell utbildning, eftersom plattformen är så enkel att använda. Anställda arbetar utmärkt i Asana – och cheferna också.

Aleksandra Sulimko, personalchef

Hur Asana hjälper TheSoul Publishing att arbeta smartare

Centraliserat arbete och centraliserade team

TheSoul Publishing hanterar extremt komplexa arbetsflöden och häpnadsväckande produktionssiffror. För att fortsätta sin produktion och kunna skala vände de sig till Asana för ett mer organiserat, strömlinjeformat och effektivt sätt att arbeta. 

Tack vare ökad synlighet och effektivare processer kan TheSoul Publishing nu arbeta snabbare än någonsin med Asana. 

Förenkla komplexa arbetsflöden med organisation och struktur

På avdelningen för innehållsproduktion tar varje innehållsdel dagar eller månader att producera och kan översättas till så många som 19 språk.

Anastasiia Vinogradova är verkställande producent för varumärket La La Life, en samling av tre YouTube-kanaler som producerar komiska videor med musikaliska inslag. Att organisera projekt i Asana hjälper till att eliminera behovet av extra kommunikation och statusmöten. 

Organisera arbetet för ökad synlighet

• Varje video motsvarar ett Asana-projekt – eller fler, beroende på hur många språk den översätts till, hur många medietyper som är inblandade och hur många sociala mediekanaler den kommer att distribueras på.

• Alla projekt är organiserade i en Asana-portfolio så att Anastasiia har en översiktsbild av var varje video befinner sig i produktionscykeln. 

• Hon använder Portfoliotidslinjen för att se när innehållet kommer att vara redo att publiceras, och hon använder paneler för rapportering. 

Effektivisera produktionen med anpassade mallar

• Produktionen startar varje nytt innehållsprojekt genom att kopiera en Asana-mall som innehåller alla steg i videoskapandet organiserade i avsnitt – till exempel att hitta en idé, skriva manuset, beställa musik eller animation, filma och alla efterproduktionsfaser. 

• Det kan finnas hundratals uppgifter för en video, och de involverar specialistteam, till exempel för animering och ljuddesign.

När vi öppnar projektet kan vi förstå vad som redan har gjorts och vad som återstår att göra. Vi behöver ingen ytterligare kommunikation om det.

Anastasiia Vinogradova, verkställande producent

Automatiseringar kickstartar en mer effektiv introduktionsprocess

Aleksandra Sulimko, personalchef, leder en global personalavdelning och internkommunikationsavdelning för att övervaka hela den anställdes livscykel, med början i introduktionen av nyanställda. Och det är ingen liten bedrift med tanke på att TheSoul Publishing i genomsnitt anställer 100 nya personer per månad. 

TheSoul Publishing har skapat en automatiserad introduktionsprocess genom att integrera Asana med sitt HR-hanteringssystem (HRMS). Det gör att personalavdelningens team inte bara kan hålla jämna steg utan också glädja nykomlingar och utbilda dem om allt i företaget. ”Lär dig genom att göra”, säger Aleksandra. ”Asana är perfekt för introduktion och det hjälper vårt team att effektivt återspegla vårt arbete.”

Kraftfulla integreringar för att automatisera introduktionen för nyanställda

• För att starta introduktionsprocessen anger en rekryterare helt enkelt en kandidats namn och startdatum i personalavdelningens system, BambooHR, som är integrerat med Asana via API:et. 

• Detta startar en helt automatiserad introduktionssekvens i ett Asana-projekt, som börjar med förintroduktion – uppgifterna som leder den nyanställde till den första dagen, till exempel att få en dator och ett parkeringskort. 

• På den nyanställdas första dag tilldelas hen ett automatiskt genererat Asana-projekt som är skräddarsytt för hens specifika avdelning och som guidar hen genom steg för att lära sig om företagskulturen, underteckna anställningsdokument och öva på att använda företagets verktyg.

Formulär centraliserar intagning av begäranden för att minska improduktivt arbete

• Personalavdelningen använder en uppsättning Asana-

  formulär för att hjälpa anställda att göra interna HR-förfrågningar. 

• Det finns ett formulär för varje behov, inklusive förfrågningar om affärsresor, befordringar, utbildningar och flytt. 

• Asana-regler sorterar automatiskt inlämningar och omvandlar dem till Asana-uppgifter, där personalavdelningen kan följa upp med den anställda så att allt görs på ett ställe. 

• Formulär används för alla operativa avdelningar i företaget, och TheSoul Publishing-anställda skickar in nästan 7 000 formulär per månad.

Asana tog projektledningen i organisationen till en ny nivå och visade oss hur vi kan göra våra arbetsbelastningar tydligare. Det här är den mest fördelaktiga delen för oss eftersom transparens är en grundprincip på företaget.

Aleksandra Sulimko, personalchef

Smidigare IT-processer för ökad synlighet

År 2020 misslyckades it-avdelningens initiativ att standardisera kvartalsplaneringen: deras tidigare uppgiftshanteringssystem stödde inte planering i deras storlek och skala. Nu hanteras alla IT-processer i Asana, vilket skapar mer transparens och en starkare koppling mellan IT och Business-aktiviteter. 

Förenkla komplicerade IT-projekt

• Asana hjälper it-avdelningen att framgångsrikt hantera komplexa projekt, såsom deras egenutvecklade plattform för innehållshantering, tack vare bättre prioritering, samarbete och tydliga deadlines. 

• De har uppnått sitt ursprungliga mål att standardisera kvartalsplaneringen i hela företaget, och varje avdelning på TheSoul Publishing har nu en dedikerad portfolio i Asana som samlar deras projekt och planer.

Öka projektets slutförande (med fullständig synlighet)

• IT använder Asana-data för att rapportera om andelen slutförda projekt varje kvartal, vilket gör det enkelt att förstå ett teams förmåga att genomföra projekt och att hålla projektägarna ansvariga. 

• Sedan Asana implementerades har detta mätvärde för projektgenomförande förbättrats avsevärt – inom IT ökade till exempel projektets slutförande till 100 %.

Med den klarhet som Asana skapar kan du enkelt lyfta fram vem som är ansvarig för en uppgift och involvera teammedlemmar för att få feedback. Milstolparna och deadlinerna uppmuntrar människor att utföra sitt arbete snabbare.

Alexey Baranov, utvecklingschef, IT

Snabb tillväxt med Asana, inom företaget och ute i världen

Asana har förbättrat genomförandet och sammanfört avdelningar över hela TheSoul Publishing. Klarhet kring ansvar och deadlines hjälper människor att slutföra uppgifter i tid, vilket innebär att TheSoul Publishing kan genomföra nya idéer snabbare, producera mer engagerande innehåll för sina fans och ha mer frihet att experimentera och innovera.