Amel Rechid är juridisk chef på Leroy Merlin France. Hon ansvarar för kontrakt som rör inköp och leveranskedjan, som försörjer 144 butiker och levererar till 600 miljoner onlinekunder. ”Vår tillväxt har inneburit att våra interna projekt har blivit mer komplexa. Så vi började fundera på att skaffa ett projekthanteringsverktyg som kunde strukturera vårt arbete ”, förklarade hon. ”Vi visste att andra avdelningar på Leroy Merlin använde Asana och bestämde oss för att prova det själva. Vi testade och lärde oss och tänkte: 'Vi lägger bara in alla våra projekt och ser hur det fungerar'. Det har varit fantastiskt att uppleva hur enkelt Asana är att använda och den insyn det ger i vårt dagliga arbete.”

Säkerställa översikt och tvärfunktionellt samarbete 

Innan Asana implementerades var den juridiska avdelningen beroende av grundläggande verktyg, såsom e-post och kalkylark, vilket påverkade teamets prestationer negativt. ”Varje advokat uppdaterade 3–4 kalkylark för sina projekt, samt kalkylark från våra interna kunder inom marknadsföring, leveranskedja, it och tjänster. Det gjorde projekthanteringen till en så tidskrävande process ”, säger Amel. ”Sedan kom mötesprotokollen, kontrakten och stöddokumentationen – det kunde ta upp till 3 timmar att hitta den information vi behövde.

”Eftersom rapporteringen var en manuell process var det dessutom riktigt svårt att få en helhetsbild av vårt arbete. Vi hade ingen automatisering och ingen visualisering av data, vilket gjorde det svårt att spåra och mäta våra aktiviteter. Och vi hade inget sätt att dra nytta av de anställdas kunskap när de lämnade företaget.”

Smart samarbete via Asana

Som en central funktion samarbetar det juridiska teamet med andra affärsavdelningar inom Leroy Merlin. Enligt index för Arbetets anatomi är det främsta skillnadsmärket mellan framgång och misslyckande när ett företag inför "smart samarbete". Teamen är utrustade för att utföra sitt arbete på ett effektivare sätt, vilket gör det möjligt för ett företag att nå sina mål snabbare genom att öka intäkterna, klara av svårigheter och tillgodose kundernas behov.  

”Vi visste att om vi hittade ett sätt att dela information om våra projekt på ett effektivt sätt kunde vi dra nytta av det för att bli mer produktiva”, säger Amel. ”Asana hjälpte oss att formalisera våra arbetsprocesser och hjälpa våra interna kunder att inse värdet av att arbeta med juridikteamet.”

Laserfokus skapar mer tid för strategiskt arbete

Leroy Merlin var smarta med sin implementering. De valde att optimera sina arbetsprocesser genom att dra nytta av Asanas integreringar för att ansluta till befintliga verktyg, inklusive Google Suite för produktivitet och dokumenthantering. Det har eliminerat behovet av onödig manuell insats – index för Arbetets anatomi visar att anställda slösar bort 58 % av sin arbetsdag på att "jobba om jobb" och lägger bara 9 % av sin arbetsdag på strategiska uppgifter.

”Vi slösar inte längre tid på att fylla i tomrummen i kalkylark”, säger Amel. ”Vi behöver inte ens tänka på rapportering. Asana är magi. Nu kan vi bara fokusera på våra projekt eftersom vi vet att vi kan skapa vilken rapport som helst när vi behöver det och visa det konkreta värde som det juridiska teamet tillför processen.”

Effektivitet förenklar och påskyndar processen

Index för Arbetets anatomi visar att anställda i ledande befattningar kan spara 5,6 timmar per vecka bara genom att förbättra befintliga arbetsprocesser. Juridikavdelningen på Leroy Merlin har alltid flera pågående strategiska projekt samtidigt. Amel anser att hennes team uppnår den effektivitet som krävs för att leverera projekt tack vare reglerna som fastställts i Asana, som styr när automatisering kan förenkla, stödja och påskynda processen. 

”För två år sedan lanserade vi vår marknadsplats i Frankrike. Genom Asana delade vi projektets olika faser med juristerna, samarbetade i arbetet och hanterade aktiviteter i Frankrike, Spanien och Italien utan att de olika tidszonerna påverkade förloppet.”

Konsekvens ger klarhet gällande pågående arbete

Även om tvärfunktionella team har sitt eget sätt att arbeta förbättrar Asana synligheten för uppgifter och identifierar prioriteringar. ”Vi använder portföljvyn för att hantera arbetsbelastningen inom den juridiska avdelningen, eftersom vi för varje projekt kan se vad som står på spel, potentiella risker och de viktigaste detaljerna kring projektet på ett tydligt och överskådligt sätt”, förklarade Amel. ”Även om varje projekt är annorlunda ger Asana enhetlighet i hur teamet arbetar, vilket knyter samman oss alla.”

Index för Arbetets anatomi antyder att tydliga, länkade mål gör det lättare att arbeta med intressenter i andra funktioner eftersom anställda är mer benägna att dela information, se till att den når rätt personer och hålla viktiga intressenter informerade. 

Amel reflekterar över sin upplevelse av Asana och säger: ”Asana ger oss en översikt över alla aktiviteter på ett visuellt och lättförståeligt sätt. Det är verkligen användbart när det är dags att diskutera budgetar med chefer och att visa för vårt huvudkontor hur vi optimerar advokaternas dagliga arbete. Vi kan också se när våra kollegor är upptagna och om det ser ut som att de har för mycket att göra kan vi hitta ett sätt att omfördela arbetsbelastningen inom teamet.”

Ett smart verktyg för den juridiska avdelningen

Regleringslandskapet förändras ständigt och Leroy Merlin är angeläget om att utnyttja kunskapen och färdigheterna hos alla sina juridiska talanger för att förbereda sig för vad som än händer härnäst. Som index för Arbetets anatomi visar är organisationer som samarbetar väl bättre förberedda på att anpassa sig, vilket ger en hållbar konkurrensfördel och ökar deras långsiktiga intäkter. 

”Vi har nya konsulter på Leroy Merlin som har varit advokater i 1–2 år”, säger Amel. ”I Asana har vi skapat ett projekt för att samla in och dela vår kollektiva juridiska kunskap. Om någon bestämmer sig för att lämna företaget behåller vi hens erfarenhet så att vi fortfarande kan lära oss av den.”

”Asana är ett så kraftfullt verktyg, och när parlamentet fortsätter att införa nya lagar vet vi att vi har de bästa förutsättningarna för att hålla jämna steg med förändringarna.”