På det 80-personers stora nationella kontoret för Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) utgör teamen för stiftelsebidrag och federala bidrag ungefär en tredjedel av alla anställda. Tillsammans är deras funktion att distribuera medel till lokala byråer från företag, privat filantropi och federala källor. De skapar effektrapporter, övervakar byråernas efterlevnad av bidragsavtal och utvecklar nya ungdomsprogram för nätverket.

I mer än ett decennium hade det nationella kontoret använt kalkylark, e-post och chatt för att hantera dessa projekt. När de bytte till Asana i januari 2020 samlade de informationen på ett och samma ställe för att skapa synlighet mellan avdelningarna. De skapade också standardarbetsflöden för att hjälpa dem att på ett tillförlitligt sätt uppfylla efterlevnadskraven och hålla deadliner för rapporter.

Tack vare verksamhetseffektivisering genom etablerade och dokumenterade arbetsflöden skapade BBBSA större förtroende hos finansiärerna och fler förnyelser av finansiering. BBBSA  ökade finansieringen och bidragsfördelningen utan att öka personalstyrkan, vilket gjorde det möjligt för dem att rikta fler resurser till de unga som är kärnan i deras organisation.

Asana har hjälpt oss att få förnyade bidrag från finansiärer eftersom vi är snabba med vår kommunikation och rapportering.

Tim Pehlke, chef för stiftelsens bidrag

Lär känna Asana under lunchen

När BBBSA introducerade Asana för det nationella kontoret ledde Tim Pehlke, chef för stiftelsebidrag, en serie välbesökta "lunch and learns", som gav de anställda 15–20 minuters Asana-utbildning innan de fick möjlighet att umgås. Sessionerna spelades in och gjordes tillgängliga för fortlöpande utbildning och introduktion av nyanställda, tillsammans med Asana-utbildningsartiklar och andra resurser.

När teamen övergick från e-post och chatt till Asana lät Tim individer börja i liten skala genom att skapa en enkel personlig uppgiftslista för att se hur Asana sparar tid åt dem. ”Jag älskar tavelvyn för personliga uppgifter”, säger Tim. ”Det var också till stor hjälp att arbeta med en användarframgångsansvarig från Asana med bakgrund inom ideella organisationer när vi skapade arbetsflöden och mallar.”

Det är mycket enklare att introducera teamkollegor med Asana eftersom vi har gedigna processer på plats som är lätta att följa med lite vägledning.

Tim Pehlke, chef för stiftelsens bidrag

Data på ett och samma ställe för alla bidrag, rapporter och byråer

I dag använder BBBSA:s nationella kontor Asana för att hantera bidragsfördelning och rapportering, och har utökat användningen av Asana till organisationsomfattande strategisk planering och kunskapsutbyte.

Mall för bidragshantering: För varje nytt bidrag som tas emot duplicerar BBBSA en projektmall i Asana för att lagra bidragets information och uppgifter för genomförandet, så att inga steg missas och efterlevnadskraven uppfylls. Mallen delar upp uppgifter i avsnitt för bidragsavtal, budgetering, tidslinjer för godkännanden från den högsta ledningen och valfria avsnitt för konsulter eller särskilda byråpartnerskap. 

Aktiv projektspårning: Teamet samlar tidslinjer från alla bidragsrapporter i ett Asana-projekt genom att lägga till uppgifter i flera projekt. Den här översiktsvyn hjälper dem att planera proaktivt för att hålla deadliner. 

Spårning av risker och ärenden: Ett annat Asana-projekt hjälper till att spåra bidrag i riskzonen, dokumentera information om ärenden och komma överens om punkter att göra. Steg tilldelas till specifika teamkollegor i Asana för att säkerställa att de löses.

Informationslogg och tidsspårare för bidrag : Ett projekt visar grundläggande information om alla bidrag med hjälp av anpassade fält (t.ex. namn, fokusområde, deadlines för rapporter, finansierat belopp, intressenter). De anställda använder det också för att koda den tid som har lagts ner på varje bidrag, vilket ersätter ett kalkylark för tidsspårning.

Byråaktivitetspanel: Teamet för federala bidrag delar årligen ut 13,5 miljoner USD till lokala byråer och använder ett Asana-projekt för att spåra byråernas aktivitet. När de träffar en byrå kan de öppna dess Asana-uppgift för att se den senaste statusen och det historiska sammanhanget, till exempel ändringar av kontaktperson, öppna och lösta ärenden, prestationsanteckningar och slutförda revisioner. Det är enkelt att flagga en byrå om de är sena med att skicka in en ekonomisk revision eller om de inte når målet för matchande utgifter. Underuppgifter samlar in detaljerna för framtida referens. 

Samla in positiva matchningsberättelser: Teamet för federala bidrag samlar in positiva matchningsberättelser från byråer för att lyfta fram dem i bidragsrapporter. De använder ett Asana-formulär för att ta emot inlämningar och organiserar automatiskt alla foton, samtyckesformulär och all text i ett centralt Asana-projekt. När det är dags att skapa en rapport kan teamet söka efter nyckelord för att enkelt hitta berättelser om specifika ämnen, till exempel polismyndigheter eller barn på landsbygden.

Centralisera information med integrerade verktyg: Sharepoint-integreringen gör det möjligt för teamet att hantera dokument och dela länkar med den högsta ledningen för granskning, medan Outlook-integreringen omvandlar e-postmeddelanden från externa partner till interna Asana-uppgifter som kan åtgärdas. 

Enade som en: Asana hjälper avdelningar att kommunicera på en plattform för strategisk planering. När COVID-19-pandemin började och BBBSA övergick från fysiska kontor till ett distansteam hjälpte Asana dem att hålla kontakten, kringgå VPN-begränsningar och snabbt lansera nya erbjudanden för att förse skolbarn med internet och mat.

Öka teamkapaciteten genom strategisk planering och arbetsflöden

Möjligheten att snabbt hitta information och följa standardprocesser har hjälpt Tims team för stiftelsebidrag att minska tiden de lägger på bidragsrapportering med 80 % – och de lägger 50 % mindre tid på att starta nya bidragsprojekt med mallar och tydliga arbetsflöden.

Index för Arbetets anatomi rapporterar att otydliga processer är en vanlig orsak till missade deadlines för kunskapsarbetare. Med Asana håller BBBSA sina deadlines för rapporter och kommunicerar med givare i god tid. Genom att planera tidslinjer för rapportproduktion på plattformen kan de tänka framåt, lägga till bufferttid och förutse utmaningar.

Detta har ökat förtroendet hos givarna, vilket har hjälpt BBBSA att säkra förnyelser av finansiering och frigöra tid som tidigare spenderades på att hitta nya bidragskällor. Teamet för stiftelsebidrag har ökat finansieringen med 50 % och delar nu ut 2,5 gånger så många bidrag varje år – samtidigt som teamstorleken är stabil.

Asana samlar BBBSA:s nationella kontor på ett ställe, även om de har blivit ett distribuerat team. Ledarskapet har nu bättre insyn i projektstatus, risker och finansiella revisioner, och det är lättare att sprida lärdomar i hela byrånätverket. 

Genom att samla institutionellt minne i Asana motverkas isolerad information mellan avdelningar och kontinuitet säkerställs över tid. Tim säger: ”När teammedlemmar byts ut fortsätter vi att fungera eftersom vi har ett systematiskt sätt att hantera våra projekt. Jag kan överföra ett projekt från en person till en annan, och allt är redan tilldelat med sammanhang.”

Mer kapacitet innebär mer stöd för ungdomar i hela USA

I takt med att BBBSA ökar produktiviteten med Asana kan de omfördela tid som tidigare spenderats på att hantera arbete till att utföra och innovera. Flera lokala byråer har börjat använda Asana som sin arbetshanteringsplattform, vilket ytterligare stärker kontakten inom BBBSA-nätverket.

Med ett sammanhållet team, stabil finansieringstillväxt och processer för att uppfylla efterlevnadskraven kan BBBSA lägga mer resurser på sitt uppdrag att hjälpa varje barn att nå sin fulla potential.

Asana har gett oss en plattform för att arbeta i olika team och förbättra kommunikationen mellan avdelningar, så att BBBSA-organen har det de behöver för att hjälpa varje barn att nå sin fulla potential.

Tim Pehlke, chef för stiftelsens bidrag