Höjdpunkter

• Snabbare svarstider: Den interna helpdeskens svarstider minskade från 5 dagar till 12 timmar, vilket förbättrade de anställdas tillfredsställelse. 

• Introducera kunder snabbare: Att ingå avtal och introducera nya kunder går snabbare och är felfritt, vilket leder till nöjdare kunder.

• Inget missat arbete: Projekt och formulär eliminerar borttappade uppgifter och missade deadliner, vilket möjliggör ett snabbt slutförande av projektet. 

• Mindre administrativt arbete: Överdrivna mängder e-post, möten och arbetschattar minskas, vilket skapar mer tid för djupt arbete. 

Athena är drömtjänsten för upptagna ledare, som kopplas samman med välutbildade virtuella assistenter som kan organisera kalendrar, lansera podcaster, planera födelsedagar och mycket mer. Företagets uppdrag är att ge enastående individer expertstöd så att de kan leva mer meningsfulla liv. 

Företaget, som främst arbetar på distans, har tusentals kunder runtom i världen och över 1 500 anställda i USA och Filippinerna. När Athena genomgick en snabb tillväxtfas uppstod utmaningar inom projekthanteringen. Kritiska uppgifter missades ofta eftersom arbetet hanterades i kalkylark, e-postmeddelanden och chattar. Detta resulterade i förseningar i helpdesk-supporten, avvikelser i avtalsskapandet och slöseri med tid som lades på att dechiffrera projektstatusar. 

För att lösa dessa utmaningar började ekonomiteamet använda Asana för att centralisera och hantera lönefrågor. Deras svarstider förbättrades så snabbt att Athena införde Asana i hela företaget som sin arbetshanteringslösning. 

Upptäcka fördelarna med Asana 

Finansteamet valde inledningsvis Asana för att hantera löneförfrågningar om bankärenden, utbetalningsdatum och skatter. Att spåra dessa förfrågningar via e-post var utmanande – många glömdes bort och teamet blev överväldigat. 

Asana förändrade ekonomiteamets arbete genom att: 

• Ge en tydlig överblick över statusar för förfrågningar för enkel uppföljning och prioritering

• Minska antalet e-postmeddelanden och chattmeddelanden fram och tillbaka, vilket frigör tid för att hantera förfrågningar   

• Effektivisera arbetsflöden så att uppgifter, ansvar och deadliner är tydliga för alla teammedlemmar

Inspirerade av ekonomiteamets framgång drev Maribeth Villon, medgrundare och administrationschef, och Ben Organ, teknikchef, på att Asana skulle implementeras i hela företaget. 

Vårt ekonomiteam började använda Asana för att hantera löneförfrågningar, vilket påskyndade svarstiderna. Vi införde det sedan i hela företaget för att förbättra projekthanteringen och samarbetet så att vi kunde utföra arbetet snabbare.

Maribeth Villon, medgrundare och administrationschef på Athena 

Vi introducerar ett nytt sätt att arbeta

Athenas åtagande för en snabb, inlärningsfokuserad kultur ledde till en snabb implementering av Asana. Ledare som Maribeth och Ben introducerade plattformen för sina team och betonade vikten av att hantera arbetet på ett och samma ställe för att öka effektiviteten. Index för arbetets anatomi 2023 visar att 62 % av arbetsdagen går förlorad på grund av repetitiva uppgifter, men förbättrade processer kan spara 4,9 timmar per vecka. De anställda insåg att Asana gjorde det enklare att hantera uppgifter och hjälpte dem att slutföra arbetet snabbare. De anställda, som är skickliga på att använda teknik, tyckte att det var enkelt att använda Asana utan någon större formell utbildning eftersom Asanas hjälpcenter besvarade deras frågor. 

Vi arbetar i snabb takt. Tack vare Asanas intuitiva gränssnitt tog alla snabbt till sig plattformen och började använda den för att hantera sitt dagliga arbete.

Maribeth Villon, medgrundare och administrationschef på Athena

Livet med centraliserad projekthantering 

Alla anställda på Athena använder nu Asana för att hantera arbetet, från introduktion och uppsägning av anställda till produktutveckling. Nu när deras arbetsflöden är organiserade på ett och samma ställe arbetar teamen snabbare och är mer effektiva. 

Här är en inblick i hur team på Athena använder Asana:

• Processerna för introduktion och uppsägning av anställda effektiviseras med Asana-mallar så att inget steg glöms bort. Alla punkter som ska göras registreras, från e-postskapande till resursfördelning. Virtuella assistenter är nu redo att arbeta från första dagen utan några tekniska eller administrativa problem. 

• Avtalsskapande tar nu hälften så lång tid tack vare automatisering. Genom en HubSpot-integrering utlöser avslutade affärer omedelbart en uppgift för skapande av kontrakt som tilldelas till Athenas supportteam. Innan Asana tog avtalsskapandet 48 timmar och ibland glömdes avtal bort. Nu tar processen mindre än en dag, och ett kontrakt glöms aldrig bort. 

• Interna supportförfrågningar hanterades inledningsvis uteslutande i Asana, vilket minskade svarstiderna från 5 dagar till under 12 timmar. Nyligen introducerades Zendesk och integrerades med Asana, vilket gjorde Athenas helpdesk-support för anställda mer sofistikerad. 

• Produktutveckling hanteras med Asanas Kanban-tavlor. Varje produkt har en tavla med buggfixar och utvecklingsmål. Dessutom finns det en huvudtavla som visar statusen för varje pågående teknikprojekt. Detta hjälper teknikteamet att planera sprintar, fördela resurser bättre och slutföra projekt snabbare. 

• Kunddelegation hanteras med Asana. Athena-appen integreras med Asana genom att omedelbart omvandla nya uppgifter för virtuella assistenter till Asana-uppgifter. Den här integreringen säkerställer att assistenter aldrig missar en begäran.  Många kunder föredrar också att använda Asana direkt med sina virtuella assistenter. 

Asana har gjort det möjligt för oss att reagera snabbare. Vi kan prioritera viktiga buggfixar och funktionsförslag. Med en tydlig bild av allt arbete som pågår kan jag enkelt förstå vår kapacitet och planera mer effektivt.

Ben Organ, teknikchef på Athena

Skapa mer effektivitet med Asana 

Team på Athena kommer att fortsätta att använda Asana för att hantera sitt arbete och samarbeta, både internt och med kunder. Ledare som Maribeth och Ben strävar efter att effektivisera arbetsflöden ytterligare genom att införa portföljer, förfina automatiseringar och utforska integreringsförbättringar. Det handlar om att påskynda arbetsflöden och se till att alla, från anställda till kunder, får ut mesta möjliga av sitt arbete.