План обеспечения непрерывности деятельности

Не всегда приятно думать о том, что может пойти не так. Но когда вы создаете Business, стоит задуматься о таких вещах, чтобы предотвратить риск. Создание надежного резервного плана для вашего бизнеса может помочь обеспечить успех, даже если что-то пойдет не так. Именно здесь на помощь приходит план обеспечения непрерывности бизнеса.

Что такое план обеспечения непрерывности бизнеса?

План обеспечения непрерывности бизнеса (BCP) — это долгосрочная стратегия, которая поможет вашему бизнесу преодолеть серьезные препятствия и восстановиться после них. Создание плана обеспечивает наличие стратегии преодоления проблемы, даже если что-то пойдёт не так.

В чём разница между планом обеспечения непрерывности бизнеса и планом действий в непредвиденных обстоятельствах?

Хотя иногда эти термины используются как взаимозаменяемые, план обеспечения непрерывности бизнеса и план действий в непредвиденных обстоятельствах на самом деле отличаются. План действий в непредвиденных обстоятельствах — это краткосрочная стратегия, которая поможет вам преодолеть непосредственные последствия проблемы или риска. План обеспечения непрерывности бизнеса — это долгосрочная стратегия, которую вы используете, чтобы вернуть свой бизнес в нужное русло после столкновения с препятствием или проблемой.

Что такое шаблон плана обеспечения непрерывности бизнеса?

Шаблон плана обеспечения непрерывности бизнеса — это базовый фреймворк, который можно легко дублировать при создании нового плана. Он предназначен для использования в качестве каркаса, который ваша команда может заполнить важной информацией, необходимой для создания эффективного плана обеспечения непрерывности бизнеса.

Использование шаблона плана обеспечения непрерывности бизнеса гарантирует, что каждый создаваемый вами план будет содержать всю необходимую информацию, которая нужна вашей команде для его успешной реализации. При наличии повторяемого фреймворка ваша команда лучше понимает, какая информация входит в ПНБ. В результате им будет удобнее использовать план, если возникнет такая ситуация. 

Из каких компонентов состоит шаблон плана обеспечения непрерывности бизнеса?

Цель шаблона плана обеспечения непрерывности бизнеса — помочь всем участникам команды понять, что делать после возникновения чрезвычайной ситуации. Это означает, что в шаблоне ПНБ ключевая информация должна быть организована по следующим категориям. Так ваша команда сможет вносить правильные данные при построении стратегии.

• Непосредственно ответственные лица (ПОЛ) или важные команды поддержки: это отдельные контактные лица, к которым вы обратитесь в случае чрезвычайной ситуации. В этом разделе вы найдёте контактную информацию для НЛ и лучший способ связаться с ними.

• Оценка рисков: сюда входят документы по анализу рисков, такие как реестр рисков, в котором анализируются потенциальные препятствия, с которыми может столкнуться проект или ваш Business. 

• План действий: пошаговый план, которому будет следовать ваша команда в случае чрезвычайной ситуации.

• Процедуры восстановления: в этом разделе подробно описаны действия, которые ваша команда должна предпринять для восстановления после любых серьезных перебоев в работе.

• Ключевые функции бизнеса: ключевые аспекты бизнеса, необходимые для поддержания его функционирования. Это абсолютный минимум, необходимый для бесперебойной работы вашего Business. Важно выделить эти функции, чтобы ваша команда знала, на каких областях следует сосредоточиться в случае чрезвычайной ситуации. 

• План замещения: в случае, если руководители или ответственные лица не могут выполнять свои обязанности, план замещения предусматривает резервного сотрудника, который займет их место. 

• Стратегия внутреннего общения: важно разработать план обмена информацией со всей командой. Заранее разработанная стратегия поможет предотвратить распространение дезинформации и запутанных сообщений в чрезвычайных ситуациях.

• Альтернативные бизнес-процессы (или резервные планы): в этом разделе подробно описаны альтернативные способы функционирования вашего бизнеса, даже если его часть выйдет из строя. Это могут быть альтернативные поставщики или подрядчики, а также ручные обходные пути для автоматизированных задач. 

Зачем нужен шаблон плана обеспечения непрерывности бизнеса

Использование шаблона плана обеспечения непрерывности бизнеса может помочь вашей команде несколькими способами. Вот как это происходит.

• Более быстрое восстановление. Когда происходит сбой, вы хотите иметь возможность быстро восстановиться, чтобы свести к минимуму время простоя, с которым сталкивается ваша компания. Наличие шаблона плана обеспечения непрерывности бизнеса поможет свести к минимуму время, необходимое для разработки полной стратегии.

• Создание нескольких вариантов действий на случай сбоев. Иногда одного плана обеспечения непрерывности бизнеса недостаточно. Шаблон плана обеспечения непрерывности бизнеса поможет вам создать несколько планов, чтобы у вас было несколько способов восстановления в случае чрезвычайной ситуации. 

• Страхование не покрывает всего: хотя страхование вашего Business — разумный шаг, оно не сможет помочь вам во всех ситуациях, например в случае экономического спада. Использование шаблона плана обеспечения непрерывности бизнеса означает, что ваша компания готова разработать стратегию до того, как начнут меняться внешние условия, поэтому ваша команда может начать планирование, как только вы почувствуете ветер перемен на горизонте. 

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Организуйте эффективную совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Подзадачи. Иногда задача слишком большая, чтобы её можно было выполнить за одно задание. Если в задаче несколько исполнителей, неопределённая дата сдачи или заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и одобрить её перед публикацией, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач. 

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Сообщения. Нужно поделиться информацией, которая не требует действий? Попробуйте сообщения в Asana. Сообщения позволяют общаться в Asana о работе, не требующей действий. Отправлять сообщения можно отдельным пользователям, командам и проектам в любых сочетаниях, чтобы все были в курсе происходящего. Ссылайтесь на задачи, проекты и цели в Asana, чтобы получатели сообщений могли легко получить контекст и детали.

Рекомендуемые приложения

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. С лёгкостью подключайте обсуждения в Teams к поручениям в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Drive, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

Вопросы и ответы