Как начать реинжиниринг бизнес-процессов с нуля

Если что-то не сломано, не надо это чинить, верно? Но если что-то работает не так эффективно, как могло бы, иногда единственный способ улучшить это — разобрать и собрать заново, но немного по-другому. Именно такая концепция лежит в основе реинжиниринга бизнес-процессов. 

Что такое реинжиниринг бизнес-процессов (BPR)?

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) — это завершенный процесс полной переработки существующих основных бизнес-процессов с целью улучшения таких показателей, как прибыль, качество продукции, затраты или скорость. BPR — это чрезвычайно сложный процесс, требующий участия всей организации, точного планирования и специальной команды для продвижения вперёд. В зависимости от размера вашей компании, BPR может занять от нескольких месяцев до нескольких лет.

Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов

Эти две стратегии улучшения процессов имеют одну и ту же конечную цель: внести изменения в бизнес-процессы для повышения производительности. Основное различие заключается в размере и масштабе вносимых изменений. 

Улучшение бизнес-процессов — это изменения меньшего масштаба, направленные на оптимизацию конкретного процесса в организации. Если ваша команда использует модель непрерывного совершенствования, вы, вероятно, знакомы с улучшениями бизнес-процессов. 

Business process reengineering — это изменение процессов в гораздо большем масштабе. Вместо того чтобы рассматривать отдельные этапы, BPR оценивает компанию в целом и меняет способ ведения бизнеса. 

Представим, что автомобиль — это Business, и у него протекает бензобак. Если бы команда использовала улучшения процесса для устранения протечки, она бы создала процесс, позволяющий заменить старый бензобак на новый без протечки. В рамках реинжиниринга бизнес-процессов рассматривается сам бензобак и возможность использования альтернативного топлива. 

Когда использовать Business process reengineering

Business process reengineering — это масштабный и всеобъемлющий процесс. Он может быть очень дорогостоящим, и чем больше ваша компания, тем сложнее становится процесс. Рассмотрим разницу между стартапом с 25 работниками и корпорацией с 2000 работниками. В более крупной компании процессы и рабочие процессы будут гораздо более устоявшимися, в то время как небольшая компания может быстрее вносить изменения. Если вы не уверены, что усилия того стоят, попробуйте провести анализ затрат и выгод, чтобы определить, подходит ли BPR вашей компании. 

Если ваша команда в процессе принятия решения обнаружит, что единственным выходом является переосмысление бизнес-процессов, сделайте это на ранней стадии роста команды. Одной из веских причин для запуска процесса BPR является обеспечение масштабируемости ваших основных бизнес-операций. Внедрение BPR поможет создать основу для масштабирования компании, а не строить на базе неэффективных и сложных процессов. 

6 шагов по реинжинирингу бизнес-процессов

Процесс Business Process Reengineering состоит примерно из тех же этапов, что и обычная оптимизация процессов. Цель обоих процессов одинакова — повысить результативность вашего бизнеса. Однако масштаб BPR больше, и это может повлиять на сроки и подход. Ниже описаны шесть этапов, с которых можно начать реинжиниринг бизнес-процессов.

1. Определите причину изменений

Пересмотр функций бизнес-процесса — это большая, сложная и дорогостоящая задача. Важно определить причину и понять, стоит ли тратить на это время и усилия. Какова конечная цель? Чего вы хотите добиться с помощью реинжиниринга? Хорошей отправной точкой будет постановка чёткой и определённой цели. Используйте такой фреймворк, как методология SMART-целей, чтобы убедиться, что ваша причина для изменений конкретна и действенна. Это также облегчит выбор метрики успеха на более позднем этапе. 

Ваша причина должна быть предельно ясна для всей команды. Например, вам может потребоваться реструктурировать часть своего Business, чтобы освободить место для новой команды по исследованиям и разработкам. Ваша команда должна понимать, что причина реорганизации — освободить место для новой команды.

Прежде чем приступить к реинжинирингу, важно провести оценку уже существующих процессов. Это позволит вашей команде BPR получить представление о текущем состоянии дел, прежде чем вносить какие-либо кардинальные изменения. Анализ и оценка базового уровня бизнес-операций также дает команде BPR возможность выявить узкие места в нынешнем состоянии, которые могут повлиять на редизайн бизнес-процессов.

2. Создайте команду по реинжинирингу бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов — это сложный процесс, которым должна заниматься компетентная и опытная команда. Ваша команда BPR должна состоять из людей, которые уже знакомы с тем, как функционирует ваш бизнес, и понимают все тонкости ключевых процессов. В состав команды по реинжинирингу бизнес-процессов обычно входят:

• Высшее руководство

• Операционные руководители критически важных для бизнеса команд

• Эксперт или руководитель по реинжинирингу

• опытные менеджеры проектов.

Ваша команда по реинжинирингу будет отвечать за управление множеством различных ожиданий от разных заинтересованных сторон, поэтому важно, чтобы и ваша команда, и заинтересованные стороны могли легко делиться ключевой информацией и получать к ней доступ. Чтобы упростить управление заинтересованными сторонами, используйте инструмент для управления совместной работой, который позволит собирать и делиться всей информацией, необходимой для процесса реинжиниринга. 

3. Установите ключевые показатели эффективности для анализа результатов

Этот этап тесно связан с первым, на котором вы определили конечную цель реинжиниринга бизнес-процессов. Определение цели реинжиниринга помогает выбрать правильные показатели успеха. Выбор KPI. Помогает измерить производительность до и после изменения процесса, чтобы вы могли определить фактическое влияние BPR. 

Например, если ваша команда решила пересмотреть бизнес-процесс с целью сократить время, необходимое для производства определённого продукта, ключевым показателем будет время разработки. Помните, что оценка целей перед внесением изменений — это способ, с помощью которого ваша команда может измерить успех.

4. Спроектируйте будущее состояние

После анализа основных бизнес-процессов и оценки их нынешнего состояния пришло время использовать эту информацию для разработки будущего состояния вашей бизнес-операции. Вспомните цели, которых вы хотели достичь. Какие стратегии можно реализовать для их достижения?

Посмотрите на свои нынешние процессы и подумайте, что можно изменить для достижения этих целей. Используйте составление карты процесса, чтобы наглядно отобразить рабочие процессы и процессы в одном месте. Карта процессов в нынешнем состоянии также может помочь вам в процессе принятия решений. С её помощью вы сможете чётко определить, где можно устранить узкие места с помощью автоматизации или других форм редизайна.

Важно отметить, что, хотя реинжиниринг бизнес-процессов требует полного пересмотра бизнес-операций, это не обязательно означает, что вам нужно избавиться от всех аспектов нынешнего операционного процесса. Некоторые из этих основных би��нес-процессов могут остаться жизнеспособной частью вашего рабочего процесса, но ваша команда должна решить, как и где их реализовать в вашем новом будущем состоянии.

5. Протестируйте новый процесс в небольшом масштабе 

Как только вы поймёте, как именно будет выглядеть редизайн вашего бизнес-процесса, следующим шагом будет протестировать процесс в небольшом масштабе, прежде чем внедрять его для всей компании. Этот тест похож на контроль качества продукта. Как и в случае с конечным продуктом, который должен удовлетворять потребности клиентов, посмотрите, соответствует ли этот бизнес-процесс целям, которых вы хотели достичь. 

Тестирование процесса в небольшом масштабе даёт возможность совершать ошибки в безопасной среде, и это даже желательно. Небольшой пилотный проект сопряжён с низким риском и даёт вашей команде возможность легко вносить изменения перед внедрением процесса в более широком масштабе. Пилотный этап поможет предотвратить превращение неожиданных проблем в завершенный провал бизнес-операции.

6. Используйте менеджмент изменений для внедрения нового бизнес-процесса

Внедрение нового переработанного бизнес-процесса — это важный шаг, который может как увенчаться успехом, так и потерпеть неудачу. Используйте стратегию менеджмента изменений, чтобы сгладить любые трения, которые могут возникнуть в команде при внедрении новых бизнес-процессов. Менеджмент изменений — это процесс подготовки команды к организационным изменениям. Людям свойственно сопротивляться изменениям, поэтому важно помогать команде на этом пути. В процессе BPR можно начать с чёткого изложения бизнес-стратегии, лежащей в основе усилий команды по реинжинирингу. 

После внедрения обновлённого процесса следующим шагом будет мониторинг и измерение тех же КПЭ, которые вы установили на третьем этапе. Поддерживайте связь с ключевыми участниками команды Business Operations, чтобы отслеживать эффективность нового процесса и вовремя реагировать на проблемы. Отсюда можно реализовать модель непрерывного совершенствования для ваших основных бизнес-операций. 

Реинжиниринг бизнес-процессов в действии

До внедрения нового решения команда по управлению контентом Digital Studios в Discovery Inc. отслеживала производство видеоматериалов с помощью электронных таблиц и потоков электронной почты. Некоторые видео так и оставались незавершенными, другие терялись на дисках, а отчетность была сложной. Им было трудно делиться информацией с межфункциональными командами, потому что она была разбросана по разным инструментам.

Старший директор по глобальным творческим операциям Майк Сингер использовал это как возможность внедрить новый процесс, чтобы запустить их производство в поток.

До Asana у нас не было чёткого, последовательного процесса, и проекты не обновлялись в электронных таблицах по мере их продвижения. Иногда они просто исчезали. Мы нанимали подрядчиков для выполнения масштабных шестимесячных проектов по очистке.”

Команда Digital Studios в Discovery Inc. внедрила Asana для управления процессом производства контента. Это помогло им автоматизировать этапы, управлять производством тысяч видеороликов одновременно и значительно улучшить совместную работу.

Радикальное изменение процесса производства контента позволило команде быстро перейти от работы в офисе к работе из дома во время пандемии COVID-19, не упуская ни одной мелочи. 

Благодаря новому рабочему процессу производства контента команда имеет ясность в отношении статуса своих проектов и может эффективно производить тысячи видеороликов каждый месяц.