Что такое спецификация (BOM)? Бесплатный шаблон с примерами

Вы когда-нибудь торопились с рецептом, возможно, пропустили несколько шагов или некоторые ингредиенты, а затем задавались вопросом, почему блюдо не получилось похожим на картинку?

Спецификации (BOM) — это, по сути, «рецепты» для проектов: соберите ингредиенты, следуйте инструкциям и получите вкусный конечный результат. Как и в случае с рецептом, используйте спецификацию, чтобы упорядочить и изложить требования, необходимые для завершенного проекта. 

Что такое спецификация?

Спецификация — это подробный перечень материалов, компонентов, инструкций и требований, необходимых для создания конечного продукта или результата. Хотя спецификации обычно используются при разработке и производстве продуктов, их можно создавать практически для любого проекта, от разработки программного обеспечения до маркетинговых кампаний. 

Обычно спецификации создаются на этапе планирования проекта. Но это не то, что вы должны делать в одиночку. Вместо этого работайте с ключевыми отделами, заинтересованными сторонами и внешними поставщиками, чтобы учесть все детали. 

Представьте спецификации в иерархическом формате, где готовый продукт находится на основном уровне, а узлы, компоненты и другие требования перечислены на более низких уровнях. Этот централизованный документ помогает всем участникам проекта согласовать точные требования и сроки, независимо от типа запуска.

Как работает спецификация?

Спецификация определяет компоненты и узлы, необходимые для создания сборок более высокого уровня, и описывает их отдельные части. Это упрощает процесс идентификации и приобретения необходимых компонентов для сборки конкретных деталей.

При условии своевременного обновления и эффективного управления спецификация становится незаменимым инструментом для контроля запасов, управления заказами на продажу и повышения эффективности производственного процесса.

Кроме того, когда спецификация интегрирована с системой планирования ресурсов предприятия (ERP), она обеспечивает мгновенную видимость производственного процесса. Эта интеграция не только упрощает рабочий процесс в ERP-системах, но и предоставляет менеджерам обновления в режиме реального времени, оперативно предупреждая их о нехватке запасов или необходимости пополнения элементов.

Форматы спецификаций

При структурировании спецификации важно понимать два основных формата: одноуровневый и многоуровневый. Эти форматы предназначены для удовлетворения различных сложностей и требований при сборке и управлении продуктом. Каждый формат имеет свои сильные стороны и выбирается в зависимости от сложности продукта, производственного процесса и деталей, необходимых для планирования и сборки материалов.

Одноуровневая спецификация

Одноуровневая спецификация похожа на список покупок, в котором каждый компонент продукта указан один раз вместе с требуемым количеством. Этот простой формат спецификации идеально подходит для небольших проектов или продуктов с минимальным количеством компонентов. 

Однако, поскольку она не показывает взаимосвязь между компонентами и узлами, простота одноуровневой спецификации может быть недостатком для сложных продуктов. Например, если при создании нового продукта выходит из строя одна деталь, то в одноуровневой спецификации не будет прямо указано, какие другие детали затронуты. Это затрудняет устранение неполадок.

Многоуровневая спецификация

На другом конце спектра находится многоуровневая спецификация. Этот формат представляет собой более сложную сеть, которая выделяет не только отдельные части, но и то, как они взаимосвязаны. 

Многоуровневая спецификация включает в себя несколько уровней иерархии: готовый продукт находится на самом высоком уровне, а сырьё и компоненты — ниже. Это позволяет команде визуально оценить взаимосвязь между деталями и компонентами. 

Это часто описывается как отношение родитель-ребёнок, поскольку изменения, внесённые в сборку (или родительский элемент), потоком передаются в подсборку (или дочерний элемент). Поскольку они показывают эти отношения, в большинстве сложных продуктов используются многоуровневые спецификации.

Кроме того, разбивка спецификации на иерархии не только поможет вашей команде понять, какие элементы требуются для разных этапов проекта, но и улучшит отслеживание изменений и оценку их влияния. Хорошо структурированный подход необходим для эффективного управления жизненным циклом продукта, что упрощает весь рабочий процесс проекта.

10 элементов спецификации

Независимо от того, производите ли вы продукт или планируете следующую кампанию по продажам, спецификация может помочь вам приобрести именно то, что вам нужно для начала работы.

Данные и информация, включённые в спецификацию, будут отличаться от проекта к проекту, но в целом большинство спецификаций будут включать:

1. Контактное лицо (POC): если у поставщика или участника команды есть вопросы по спецификации, укажите контактную информацию, чтобы они могли легко связаться с тем, кто может помочь. 

2. Уровни спецификации: в многоуровневых спецификациях это число, определяющее, где каждая часть или требование вписывается в иерархию спецификации. Готовый продукт будет считаться уровнем 1 спецификации.

3. Необходимые элементы: перечислите все материалы, компоненты, расходные материалы или детали, необходимые для завершения проекта, и не забудьте добавить как можно больше деталей. Это могут быть названия продуктов, номера деталей, описания, количество, контрактные производители, поставщики, затраты на единицу и общая стоимость для каждого из них. 

4. Тип закупки: определяет, будет ли компонент закупаться внутри компании или у партнёра или агентства по цепочке поставок. Для спецификаций, не связанных с производством, это команда, ответственная за создание каждого результата.

5. Справочные обозначения: это буквенно-цифровые метки, используемые для идентификации отдельных компонентов в электронных, медицинских и механических устройствах, таких как печатные платы (PCBA) или сложные машины в автомобильной и аэрокосмической промышленности. Включение этих деталей в спецификацию экономит время и снижает вероятность путаницы на будущих этапах.

6. Изображения и URL-адреса: при необходимости добавьте диаграммы, изображения или ссылки. 

7. Приоритет: в любом проекте есть обязательные и желательные результаты. Отслеживайте, что из этого защитит ваш проект от разрастания объёма. Например, можно отметить, какие компоненты имеют самые длительные сроки выполнения или самую высокую денежную стоимость, чтобы ваша команда знала, что им следует уделить особое внимание. 

8. Потенциальные альтернативы: если есть возможность выбора компонента или детали, укажите потенциальные альтернативы на случай, если оригинал будет недоступен. 

9. Уровень редакции: указание уровня редакции для вашей спецификации или способа определить, сколько раз она была пересмотрена и изменена, поможет заинтересованным сторонам быстро понять, какие изменения претерпели эти требования. Обычно это простые обозначения R1, R2, R3 и т. д., перечисленные в верхней части спецификации. 

10. Фаза: каждый продукт проходит жизненный цикл, который можно более эффективно отслеживать, маркируя отдельные детали в соответствии с их нынешней фазой. Рассмотрим разработку электромобиля: на этапе продуктового дизайна переход от стандартных аккумуляторов к продвинутым твердотельным аккумуля��орам можно отслеживать с помощью меток, указывающих на этап жизненного цикла продукта, от «в разработке» до «в производстве».

Типы спецификаций

Спецификацию можно использовать практически для любого проекта. В результате существует множество спецификаций, предназначенных для конкретных проектов. Если вы организуете сложный или межфункциональный проект, вам могут потребоваться несколько типов спецификаций. В этом случае в каждой спецификации будут перечислены материалы и требования для каждого компонента вашего проекта — от проектирования, эксплуатации, производства на производственной линии и т. д. 

Модульная спецификация

В модульных спецификациях перечислены материалы, документы, детали, а также инженерные чертежи и схемы, необходимые для завершения узла. Используйте модульные спецификации, когда ваши результаты имеют несколько возможных комбинаций модулей, например рекламная кампания с различными объявлениями, демонстрирующими различные преимущества вашего продукта или услуги. 

Настраиваемая спецификация (CBOM)

Если вы работаете в отрасли, которая разрабатывает продукты с высокой степенью настраиваемости, используйте CBOM, чтобы перечислить все компоненты, необходимые для разработки и производства продукта в соответствии с конкретными требованиями клиента. Вы можете легко формировать и изменять эти документы, чтобы сократить усилия, необходимые для поддержания структуры продукта. Чтобы использовать настраиваемую спецификацию, в первую очередь необходимо иметь модульную структуру спецификации.

Спецификация для инжиниринга (EBOM)

Инженерная спецификация содержит перечень элементов, деталей, узлов и сборок, необходимых для создания готового продукта. Имейте в виду, что один проект может иметь несколько инженерных спецификаций, например, одну для электротехники и одну для машиностроения.

Спецификация программного обеспечения (SBOM)

В спецификации программного обеспечения перечислены все компоненты с открытым исходным кодом и сторонние компоненты, присутствующие в базе кода. Сюда входят лицензии, версии и статусы исправлений компонентов, которые помогают командам безопасности оперативно выявлять любые связанные с ними риски. Чтобы создавать качественный, совместимый и безопасный код, убедитесь, что ваша SBOM точна и актуальна.

Спецификация продаж

Спецификация продаж, также известная в некоторых отраслях как SBOM, представляет собой полный список всех компонентов и узлов, необходимых для создания продукта на основе запросов клиентов. Обычно она содержит детали заказа на продажу, такие как сырье, производственные заказы, названия деталей, цены и маркировка. 

Этот тип спецификации включает как завершенный продукт, так и его компоненты, как они указаны в отчете о продажах. 

Производственная спецификация (MBOM)

Как следует из названия, производственная спецификация используется для производственных проектов. В MBOM отслеживаются все детали и узлы, необходимые для создания завершенного и готового к отправке продукта. В MBOM должны быть перечислены все результаты и этапы, включая элементы, используемые в процессе сборки, а также упаковочные материалы, инструкции и руководства, поставляемые с готовым продуктом.

Спецификация производства требуется перед разработкой систем планирования ресурсов предприятия (ERP) и планирования потребности в материалах (MRP).

Спецификация оборудования

В спецификации оборудования перечислены все запасные части, необходимые для завершенного проекта. Это помогает инженерам по техническому обслуживанию быстро идентифицировать, найти и заменить деталь. Точная спецификация оборудования позволяет организациям повысить надежность, гарантируя наличие нужной детали в нужное время.

Как создать спецификацию

Спецификацию можно создать как статический документ или динамический инструмент.

Загрузите наш фреймворк статической спецификации, чтобы эффективно управлять деталями и компонентами вашего следующего проекта. Или же воспользуйтесь нашим шаблоном динамической спецификации, чтобы вся команда знала, что требуется для создания точного и качественного конечного продукта.

Преимущества использования спецификации

Точная спецификация — это единый источник достоверной информации для производства готового продукта или результата. Без неё вы рискуете столкнуться с множеством проблем, включая задержки из-за нехватки запасов, потерю материалов и непоследовательные результаты.

Повышение прозрачности

Спецификация материалов определяет фреймворк требований проекта, которому должны следовать все, чтобы команды и поставщики, участвующие в проекте, были на одной волне. Этот фреймворк помогает обеспечить согласованность и упрощает сложные процессы на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Точная калькуляция стоимости готовой продукции

Спецификации необходимы для точного расчёта затрат на конечные продукты. Если вы будете обновлять материалы и затраты в спецификации, вам будет легко отслеживат�� окончательную стоимость готового продукта и то, что вы не успеваете. 

Окончательная стоимость определяет маржу, прибыль и даже уровень налогообложения, поэтому крайне важно не выходить за рамки бюджета. Отслеживание затрат поможет сохранить рентабельность и предотвратить разрастание объёма. 

Улучшение рабочих процессов

Спецификация материалов дает вашей команде фреймворк для лучшего планирования рабочих процессов. Подробно изложив в спецификации жизненно важные функции, вы можете обнаружить возможности для улучшения процессов, которые повышают эффективность и прибыльность, например лучшее время для заказа или пополнения запасов, чтобы предотвратить простои, или какие команды лучше всего подходят для выполнения тех или иных задач.

Меньше потраченных впустую ресурсов

С помощью точной спецификации вы будете заранее знать, что вам нужно, когда это нужно и сколько нужно для завершенного проекта. Это очень важно, потому что отсутствие элементов или результатов может заставить вас приостановить проект до тех пор, пока не будут выполнены все требования, что приведет к продлению дедлайна и увеличению эксплуатационных расходов. 

В производстве точная спецификация также улучшает управление запасами, поскольку команда сможет прогнозировать и заказывать правильное количество каждой части конечного продукта. 

Как оптимизировать управление спецификациями

Спецификация — это обширный документ, который требует значительного времени и внимания. Эффективная спецификация может улучшить общение, совместную работу, рабочие процессы и управление запасами.

Ниже приведены несколько общих рекомендаций, которым необходимо следовать, чтобы обеспечить точность и эффективность управления спецификациями. 

Адаптируйте спецификацию к потребностям проекта

Прежде чем создавать спецификацию, определите, что в неё должно быть включено, и адаптируйте её к уникальным требованиям вашего проекта. Подумайте, как спецификации могут использоваться в разных отраслях. 

Если вы собираете велосипед, вы, вероятно, будете указывать номера деталей, количество и единицы измерения. Однако эти детали не будут применяться к спецификации UX для редизайна домашней страницы. 

Будьте максимально точны

Возможно, вы задаётесь вопросом, достаточно ли важна такая деталь, как клей или крепёж, чтобы её можно было указать в спецификации. Подумайте об этом так: если вы не включите требование в свою спецификацию, его не будет в конечном продукте. 

Мелкие детали могут иметь большое значение для точности вашей спецификации. Потратьте время, чтобы перечислить как можно больше полезной информации, чтобы ваш документ был полным и лаконичным. Чем больше деталей, тем лучше. 

Ограничьте доступ к редактированию

Не всем участникам проекта нужно редактировать документ. Чтобы избежать путаницы и человеческих ошибок, формализуйте процесс распределения разрешений. Разрешайте редактирование только там, где это необходимо. В большинстве случаев сотрудникам организации требуется только доступ для чтения. 

Отслеживайте изменения

Спецификация — это динамический документ, то есть вам нужно будет вносить в него изменения и обновления на протяжении всего жизненного цикла проекта. Однако слишком много изменений и отсутствие контроля могут привести к неточностям и низкокачественному конечному результату. 

Разработайте систему для отслеживания любых изменений, внесённых в спецификацию. Так вы сможете выявлять и исправлять ошибки, прежде чем они повлияют на готовый продукт.

Воспользуйтесь шаблоном

Спецификации для каждого этапа проекта, скорее всего, будут создавать несколько отделов и людей, поэтому мы рекомендуем использовать шаблон, совместимый с группой. 

Так вы сможете внедрить согласованный процесс заказов, стандартизировать общение и при этом иметь возможность настраивать шаблон в соответствии со своими потребностями. 

Улучшите планирование производства с помощью спецификации

Независимо от ваших целей, правильно организованная спецификация закладывает основу для успеха вашего проекта. Для начала загрузите наш шаблон и настройте его в соответствии с потребностями вашего проекта. 

Включите в него все детали, компоненты, требования и любые другие ресурсы, которые, по вашему мнению, будут полезны вашей команде. И помните, что всегда лучше иметь больше деталей, чем недостаточно.