Четыре совета по совместному использованию электронной почты и Asana

Существует множество различных инструментов для общения, но когда дело доходит до работы, электронная почта обычно неизбежна. Ничего страшного — мы поможем вам работать эффективнее, интегрировав ваш рабочий процесс электронной почты с рабочим процессом Asana. Ниже приведены четыре простых способа сделать это.

Обновления Asana по вашему усмотрению

Вам не нужно входить в Asana, чтобы оставаться в курсе работы. Вместо этого используйте уведомления по электронной почте, чтобы следить за наиболее важной для вас работой. Вы можете выбрать типы и частоту обновлений по электронной почте, которые вы получаете от Asana, в том числе: 

• Обновления активности: получайте уведомления о каждом @упоминании, новых назначенных вам задачах и завершении задач, в которых вы участвуете. Если вы хотите получать частые обновления о работе, ведущейся в Asana, это для вас. 

• Только упоминания: как следует из названия, вы будете получать электронное письмо каждый раз, когда вас @упомянут в задаче или комментарии. Кроме того, мы сообщим вам, когда вы получите личное сообщение или вам назначат задачу.

• Ежедневные сводки: получайте ежедневный обзор новых задач, назначенных вам, и предстоящих дат сдачи. Все эти обновления будут собраны в одном письме, чтобы вам не пришлось просматривать несколько писем.

• Еженедельные отчёты: если вам нужны обновления реже, вы можете получать еженедельное письмо с отчётом о статусе проектов из ваших портфелей.

Эти обновления помогут вам оставаться в курсе дел, особенно в те дни, когда вы не сможете проводить много времени в Asana. Помните, что вся информация, которую мы отправляем на вашу электронную почту, также доступна в разделе «Входящие» в Asana. Узнайте, как «Входящие» в Asana могут предоставлять вам самые важные обновления.

Отправка задач по электронной почте в раздел «Мои задания»

Важные электронные письма, будь то файлы, напоминания, обновления по проектам или что-то ещё, легко упустить из виду. Без простого напоминания о необходимости вернуться к электронному письму важные задачи могут остаться без внимания.

Лучший способ фиксировать эти элементы — задачи. Так вы всегда будете знать, что и к какому сроку нужно сделать и кто этим должен заниматься. Asana позволяет легко создавать новые задачи прямо из электронной почты. Вот как это делается: 

• Перешлите любое письмо по адресу x@mail.asana.com. При этом в рабочем пространстве Asana, связанном с вашим адресом электронной почты, будет создана задача (назначенная вам).

• Вы также можете написать новое письмо и превратить его в задачу. Тема письма станет названием задачи, а текст — её описанием. Отправьте его на адрес x@mail.asana.com, и оно волшебным образом появится в разделе «Мои задания».

В следующий раз, когда руководитель отправит запрос на вашу электронную почту, помните, что его легко превратить в задачу-напоминание в Asana.

Выполняйте работу прямо из почтового ящика

Постоянное переключение между приложениями может отнимать время и снижать продуктивность. Если вы уже находитесь в почте, можете оставаться там и выполнять работу в Asana. Получив уведомление от Asana, например о назначении задачи, можно выполнить нужные действия прямо из почты:

• Прокомментируйте задачу: ответьте на письмо, и ваше сообщение превратится в комментарий к задаче.

• Назначить задачу участнику команды: ответьте на уведомление и добавьте адрес почты участника команды в поле «Кому». Задача будет переназначена указанному участнику команды.

• Добавить участника команды в качестве сотрудника по задаче: ответьте на сообщение и добавьте адрес почты участника команды в поле «Копия». Указанный участник команды будет добавлен в качестве сотрудника по задаче.

Представьте, что вы занимаетесь ежегодным планированием, в котором задействовано множество межфункциональных партнёров и быстро меняющихся элементов работы. Возможность добавить участника команды в копию письма, чтобы он был в курсе дела, поможет вам быстро перемещаться по электронной почте и следить за ходом работы. 

Интегрируйте Asana со своей платформой электронной почты

Интеграции подключают инструменты, которые вы уже используете, к Asana, уменьшая необходимость переключения между приложениями и позволяя вам работать по плану. Наши интеграции с Gmail и Outlook помогают превращать рабочие электронные письма в действия, поэтому ваш почтовый ящик становится продолжением рабочего пространства Asana.

Интеграции с Gmail и Outlook позволяют использовать Asana в почтовом ящике, а не пересылать электронные письма на адрес x@mail.asana.com. Вы можете превращать цепочки электронных писем в задачи, которые можно назначать себе или участникам команды, а также выбирать дату сдачи.

Объединение правил с интеграцией Gmail позволяет командам автоматически отправлять электронные письма из учётной записи. Вместо отправки писем вручную команды могут настроить триггеры, которые будут автоматически отправлять электронные письма выбранным получателям. Если вы работаете над проектом, в котором много обновлений по электронной почте, эти интеграции идеально подходят для того, чтобы работа по-прежнему фиксировалась и передавалась в Asana без необходимости переключаться между платформами. Академия Asana предлагает отдельные курсы, которые помогут вам освоить лучшие практики использования Asana с Gmail и Asana с Outlook.

Работайте умнее с помощью Asana и электронной почты

Эти функции не только избавляют вас от лишней почты, но и выводят ваш почтовый ящик на новый уровень, гарантируя, что все задачи будут учтены и ничего не останется без внимания. Связь между Asana и электронной почтой обеспечивает более плавный рабочий процесс, позволяя работать умнее, яснее и эффективнее.