С помощью Asana компания Zoom экономит 133 рабочие недели в год

В начале пандемии COVID-19 все — от компаний до премьер-министров — создали учётные записи Zoom. Этот ведущий поставщик услуг общения объединяет миллионы компаний, друзей и семей с помощью инструментов для видеосвязи, голосового общения, обмена сообщениями в чатах и обмена контентом. В частности, для компаний видеоконференции играют ключевую роль, когда они не могут встречаться с клиентами лично, а сотрудники не могут физически работать вместе в одном офисе.

Компания Zoom выросла с чуть более 2 400 работников в январе 2020 года до более чем 5 700 работников по всему миру по состоянию на июнь 2021 года, и отдел коммерческих служб и ИТ обеспечивает связь между всеми ними. Грегори Дэниелс, старший менеджер по управлению технологическими программами, руководит командой, которая занимается управлением ИТ-проектами и программами. Они контролируют системные изменения и развертывания, такие как внедрение Okta в Zoom и общекорпоративная программа использования собственных устройств сотрудников «Принеси свое устройство». Эти глобальные инициативы с бюджетами в миллионы долларов затрагивают практически каждого сотрудника компании.

Грег также занимался развитием культуры управления проектами в Zoom, но когда он пришел в компанию, командам было трудно сотрудничать, поскольку они пользовались одновременно электронными таблицами, электронной почтой и различными платформами для управления работой. Эта мешанина просто не работала:

• Команды инжиниринга и разработки использовали Jira, а команды маркетинга и продаж — нет, из-за чего было трудно получить представление о предстоящих выпусках функций.

• Некоторые команды получали запросы на работу со всех сторон, что затрудняло определение объема и приоритетности поступающих проектов.

• Обновления статуса для руководителей представлялись в виде презентации, которую команды вручную и с большим трудом обновляли.

По мере расширения компании сотрудникам Zoom стал требоваться более эффективный способ взаимодействия.

По мере роста Zoom нам требовалось единое представление обо всём происходящем, чтобы мы могли определять приоритеты в работе и принимать бизнес-решения. Нам были нужны прозрачность, ответственность, единообразие в выполнении работы и обмен знаниями между командами.”

Решение для объединения технических и коммерческих команд

Грег и его коллеги по ИТ начали оценивать платформы для управления работой. Первоочередной задачей было объединить техническую и коммерческую команды Zoom, чтобы устранить напряжение, связанное с запуском в последнюю минуту. Им нужна была платформа с интеграцией с Jira, достаточно гибкая, чтобы поддерживать различные рабочие процессы из разных отделов.

Также было важно, чтобы сотрудники могли начать работать в инструменте без помощи ИТ-специалистов в настройке. На самом деле пара сотен работников Zoom уже использовала Asana по собственной инициативе. И это, наряду с гибкостью, встроенной интеграцией с Jira и лидирующими позициями на рынке, помогло ИТ-команде выбрать Asana в качестве стандартной платформы Zoom.

Было очевидно, что Asana — лидер на рынке управления работой, и мы хотели наладить с этой компанией деловые отношения.”

Развертывание: обучение людей управлению проектами с помощью Zoom

Первоначально ИТ-группа развернула Asana в пяти отделах, и по мере того, как менеджеры переносили проекты на эту платформу, участники их команд следовали их примеру. В процесс включалось все больше и больше групп, увидевших полезность централизации работы, когда все необходимое содержится в проекте на платформе Asana, и достаточно просто отправить коллегам ссылку на этот проект. ИТ-группа также получила поддержку со стороны руководства, перенеся в Asana ежемесячные обзоры коммерческой деятельности.

Грег говорит: «Как только мы официально утвердили Asana, неудовлетворенный спрос на инструмент для управления работой выплеснулся наружу, увеличился, и мы увидели, что со временем его стало использовать гораздо больше людей». Экономия времени Zoom за счет работы в Asana выросла на 200% в годовом исчислении по мере расширения внедрения.

Команда Грега использовала развертывание Asana для обучения сотрудников общим организационным навыкам и «способу Zoom» выполнения поставленных задач. «Asana — это наш учебный класс, который помогает нашим сотрудникам освоить новый способ управления проектами», — говорит он. «Мы используем его для обучения фундаментальным навыкам управления проектами и тому, как использовать стандартные масштабируемые методы работы для достижения результатов».

Сегодня у Zoom в каждом отделе есть несколько экспертов по Asana, которые обучают новых работников рабочим процессам своей группы, а команда Грега занимается дополнительным обучением и разработкой сложных проектов. Они часто демонстрируют настройку Asana, разработанную командой безопасности, как пример того, как структурировать портфели и стандартизировать проекты.

Совместная работа технических и нетехнических команд в Asana

Отделы Zoom используют Asana в качестве источника достоверной информации.

Связь между инжинирингом и коммерцией Инженерные команды управляют повседневными задачами в Jira, синхронизированном с Asana, поэтому им не нужно информировать маркетинговый отдел о каждом небольшом выпуске. «Это полностью разрешило наши трудности», — говорит Грег.

Маркетинг Глобально распределенная маркетинговая команда использует Asana для планирования кампаний и мероприятий, а также для управления поступающими запросами от других команд в Zoom.

Коммерческие службы и ИТ ИТ-службы используют Asana для глобальных развертываний и системных изменений, таких как программа использования собственных устройств сотрудников «Принеси свое устройство», в которой зарегистрировано более 90% участников. «Asana упростила менеджмент изменений», — говорит Грег. «Мы могли отслеживать каждую мельчайшую подзадачу, необходимую для того, чтобы помочь работникам Zoom разобраться в программе. Слишком много всего происходило, чтобы электронная таблица все еще могла считаться эффективной».

Безопасность Команда безопасности использует Asana, чтобы поддерживать актуальность своих проектов в режиме реального времени, чтобы каждый мог видеть их статус. Это крайне важно для крупных технических внедрений, осуществляемых командой, и для внедрений в масштабах всей компании, в которых могут участвовать до 20 сотрудников и гораздо больше заинтересованных лиц. Команда использует портфели для систематизации непрерывных крупномасштабных инициатив, а также вложенные портфели для проектов, входящих в эти инициативы.

Когда организация развивается такими темпами, крайне важно, чтобы все её участники действовали сообща и имели единый инструмент, позволяющий распределять ответственность.”

Команды полагаются на стандартный набор функций Asana, но используют их гибко, в соответствии со своими процессами.

Проекты — это единый источник достоверной информации, а обзоры проектов предоставляют контекст о целях, объеме работ, сроках и затратах, поэтому никому не нужно спрашивать об этом менеджера проекта.

Портфели группируют проекты по программам, позволяют четко видеть загрузку и доступную рабочую мощность команды, а также дают руководителям возможность следить за состоянием проектов в одном представлении.

Интеграции, такие как Jira Cloud, объединяют технические и коммерческие команды. Интеграция с Zoom позволяет участникам конференции делать заметки в задаче Asana прямо в конференции Zoom. Интеграция с Zapier помогает автоматизировать этапы рабочих процессов, а интеграция с Google Диском позволяет привязывать файлы к проектам, к которым они относятся.

Формы помогают командам собирать поступающие запросы из внутренних источников в одном канале. Например, команда по созданию контента в отделе поддержки продаж заранее собирает всю информацию в своей стандартной форме Asana. Грег говорит: «Это было обеспечение соблюдения процесса с первого дня. Они делятся ссылкой на форму, получают защищённый запрос, определ��ют объём работ и сообщают ориентировочный дедлайн.»

Они могут быстро корректировать свой процесс, изменяя поля в форме Asana. Работники Zoom отправляют почти 900 форм в месяц, а благодаря повышению эффективности компания экономит примерно 335 рабочих дней в год.

Шаблоны служат отправной точкой для новых проектов, экономя время и гарантируя, что ни один шаг не будет упущен. «Если я использую шаблон Asana, — говорит Грег, — час планирования проекта превращается всего в пятнадцать–двадцать минут. Продолжительность часового организационного совещания сокращается вдвое. Экономия времени значительная».

Компания Zoom экономит 667 рабочих дней в год

Сегодня компания Zoom экономит примерно 667 рабочих дней в год благодаря таким функциям Asana, как формы, комментарии, шаблоны и многое другое. Это больше двух лет при стандартной 40-часовой рабочей неделе.

Некоторые команды отказались от ручного обновления презентаций для руководства и вместо этого используют портфели, чтобы дать руководителям общее представление обо всех инициативах. Также легко заметить, когда разные группы работают над схожими проектами, чтобы объединить их работу и усилия.

Согласно каталогу «Anatomy of Work», такое дублирование является распространенным явлением, и работники умственного труда тратят 13% своего времени на уже завершенные задачи. Вероятность возникновения этой проблемы возрастает, если работник использует для выполнения задач множество приложений. Однако в случае с Zoom центральная страница для проектов позволяет выявить дублирование работы.

Когда все расписания, задачи и общение сосредоточены в одном месте, удаленная совместная работа становится проще.

Организованность и дисциплина помогают компаниям масштабироваться

По мере того как возможности Zoom по управлению проектами продолжают расширяться, в компании появляется всё больше групп, подобных группе Грега. Они продолжают отстаивать и совершенствовать подход Zoom к выполнению задач, помогая всем работать быстро и в больших масштабах.

Когда работники работают вместе в Asana, Zoom сокращает расстояние между своими командами — точно так же, как их продукты помогают сократить расстояние между коллегами, близкими и даже премьер-министрами.

Масштабирование — это предоставление нашим сотрудникам возможности пользоваться Asana без участия менеджеров проекта в качестве контролеров. Мы стремимся к максимальной гибкости, предоставляя достаточно рекомендаций, чтобы сотрудники могли создавать свои собственные проекты.”