С помощью Asana компания Zoom экономит 133 рабочие недели в год

В начале пандемии COVID-19 все — от компаний до премьер-министров — создали учётные записи Zoom. Ведущий поставщик услуг связи объединяет миллионы компаний, друзей и семей с помощью инструментов для видео- и голосового общения, чатов и обмена контентом. В частности, для компаний видеоконференции играют главную роль, когда они не могут встречаться с клиентами лично, а команды не могут физически работать бок о бок.

Компания Zoom выросла с чуть более 2400 работников в январе 2020 года до более чем 5700 работников по всему миру по состоянию на июнь 2021 года, и отдел коммерческих служб и ИТ обеспечивает связь между всеми ними. Грегори Дэниелс, старший менеджер по управлению технологическими программами, руководит командой, которая занимается управлением ИТ-проектами и программами. Они контролируют системные изменения и развертывания, такие как внедрение Okta в Zoom и общекорпоративная программа использования собственных устройств сотрудников «Принеси свое устройство». Эти глобальные инициативы с бюджетами в миллионы долларов затрагивают практически всех сотрудников компании.

Грег также работал над развитием культуры управления проектами в Zoom, но когда он пришёл, командам было сложно сотрудничать, используя одновременно электронные таблицы, почту и платформы для управления работой. Эта мешанина просто не работала:

• Команды инжиниринга и разработки использовали Jira, а отделы маркетинга и продаж — нет, что затрудняло понимание предстоящих релизов функций.

• Некоторые команды получали запросы на работу со всех сторон, что затрудняло определение объёма и приоритетности поступающих проектов.

• Обновления статуса для руководителей представлялись в виде презентации, которую команды вручную обновляли, что было утомительным процессом.

По мере расширения компании сотрудникам Zoom стал требоваться более эффективный способ взаимодействия.

По мере роста Zoom нам требовалось стандартное представление обо всём происходящем, чтобы мы могли расставлять приоритеты в работе и принимать бизнес-решения. Нам нужны были прозрачность, ответственность, последовательность в выполнении работы и обмен знаниями между командами.”

Решение для объединения технических и коммерческих команд

Грег и его коллеги по ИТ начали оценивать платформы для управления работой. Первоочередной задачей было объединить технические и коммерческие команды Zoom, чтобы устранить напряжение, связанное с запуском в последнюю минуту. Им нужна была платформа с интеграцией с Jira, достаточно гибкая, чтобы поддерживать различные рабочие процессы из разных отделов.

Также было важно, чтобы сотрудники могли начать работать в инструменте без помощи ИТ-специалистов в настройке. На самом деле пара сотен работников Zoom уже использовала Asana по собственной инициативе. И это, наряду с гибкостью, встроенной интеграцией с Jira и лидирующими позициями на рынке, помогло ИТ-команде выбрать Asana в качестве стандартной платформы Zoom.

Было очевидно, что Asana — лидер рынка в области управления работой, и мы хотели наладить с ними деловые отношения.”

Развертывание: обучение людей управлению проектами с помощью Zoom

Первоначально ИТ-группа развернула Asana в пяти отделах, и по мере того, как менеджеры переносили проекты на эту платформу, участники их команд следовали их примеру. В процесс включалось все больше и больше групп, увидевших полезность централизации работы, когда все необходимое содержится в проекте на платформе Asana, и достаточно просто отправить коллегам ссылку на этот проект. ИТ-группа также получила поддержку со стороны руководства, перенеся в Asana ежемесячные обзоры коммерческой деятельности.

Грег говорит: «Как только мы официально утвердили Asana, неудовлетворенный спрос на инструмент для управления работой выплеснулся наружу, увеличился, и мы увидели, что со временем его стало использовать гораздо больше людей». Экономия времени Zoom за счет работы в Asana выросла на 200% в годовом исчислении по мере расширения внедрения.

Команда Грега использовала развертывание Asana для обучения сотрудников общим организационным навыкам и «способу Zoom» выполнения поставленных задач. «Asana — это наш учебный класс, который помогает нашим сотрудникам освоить новый способ управления проектами», — говорит он. «Мы используем его для обучения фундаментальным навыкам управления проектами и тому, как использовать стандартные масштабируемые методы работы для достижения результатов».

Сегодня у Zoom в каждом отделе есть несколько экспертов по Asana, которые обучают новых работников рабочим процессам своей группы, а команда Грега занимается дополнительным обучением и разработкой сложных проектов. Они часто демонстрируют настройку Asana, разработанную командой безопасности, как пример того, как структурировать портфели и стандартизировать проекты.

Совместная работа технических и нетехнических команд в Asana

Отделы Zoom используют Asana в качестве источника достоверной информации.

Связь между инжинирингом и коммерцией Инженерные команды управляют повседневными задачами в Jira, синхронизированном с Asana, поэтому им не нужно обновлять маркетинг в каждом небольшом выпуске. «Это полностью разрешило наши трудности», — говорит Грег.

Маркетинг Глобально распределенная маркетинговая команда использует Asana для планирования кампаний и мероприятий, а также для управления поступающими запросами от других команд в Zoom.

Коммерческие службы и ИТ ИТ-службы используют Asana для глобальных развертываний и системных изменений, таких как программа использования собственных устройств сотрудников «Принеси свое устройство», в которой зарегистрировано более 90% участников. «Asana упростила менеджмент изменений», — говорит Грег. «Мы могли отслеживать каждую крошечную подзадачу, необходимую для того, чтобы помочь работникам Zoom разобраться в программе. Слишком много всего происходило, чтобы электронная таблица все еще считаться эффективной».

Безопасность Команда безопасности использует Asana, чтобы обновлять свои проекты в режиме реального времени, чтобы каждый мог видеть их статус. Это жизненно важно для крупных технических внедрений команды и развертываний в масштабах всего предприятия, в которых могут участвовать до 20 сотрудников и гораздо больше заинтересованных лиц. Команда использует портфели для систематизации непрерывных крупномасштабных инициатив и вложенные портфели для проектов внутри них.

Когда ваша организация развивается так быстро, важно, чтобы все были в курсе дела и использовали единый инструмент, позволяющий распределять ответственность.”

Команды полагаются на стандартный набор функций Asana, но используют их гибко, чтобы они соответствовали их процессам.

Проекты — это источник достоверной информации, а обзоры проекта предоставляют контекст о целях, объёме, сроках и стоимости, так что никому не нужно спрашивать менеджера проекта.

Портфели группируют проекты по программам, позволяют видеть загрузку и возможности команды, а также дают менеджерам возможность следить за состоянием в одном представлении.

Интеграции, такие как Jira Cloud, объединяют технические и коммерческие команды. Интеграция с Zoom позволяет участникам конференции делать заметки в задаче Asana прямо в конференции Zoom. Интеграция с Zapier помогает автоматизировать этапы рабочих процессов, а интеграция с Google Диском привязывает файлы к проектам, к которым они относятся.

Формы помогают командам собирать поступающие запросы из внутренних источников в одном канале. Например, команда по созданию контента в отделе Sales Ops Enablement заранее собирает всю информацию в своей стандартной форме Asana. Грег говорит: «Это было обеспечение соблюдения процесса с первого дня. Они делятся ссылкой на форму, получают защищённый запрос, определяют объём работ и сообщают примерный дедлайн».

Они могут быстро выполнять итерации своего процесса, изменяя поля в форме Asana. Работники Zoom отправляют почти 900 форм в месяц, и благодаря повышению эффективности компания экономит примерно 335 рабочих дней в год.

Шаблоны служат отправной точкой для новых проектов, экономя время и гарантируя, что ни один шаг не будет забыт. «Если я использую шаблон Asana, — говорит Грег, — час планирования проекта превращается всего в пятнадцать-двадцать минут. Организационное совещание, которое раньше занимало час, теперь проходит вдвое быстрее. Экономия времени значительная».

Компания Zoom экономит 667 рабочих дней в год

Сегодня компания Zoom экономит примерно 667 рабочих дней в год с помощью таких функций Asana, как формы, комментарии, шаблоны и многое другое. Это больше двух лет при стандартной 40-часовой рабочей неделе.

Некоторые команды отказались от ручного обновления презентаций для руководителей, вместо этого используя портфели, чтобы дать руководителям общее представление обо всех инициативах. Также легко заметить, когда группы работают над схожими проектами, чтобы объединить работу и усилия.

В каталоге «Anatomy of Work» было обнаружено, что такое дублирование является обычным явлением, и работники умственного труда тратят 13% своего времени на уже завершенную работу. Эта проблема становится более вероятной, когда работник использует много приложений для выполнения задач. Но для Zoom главная страница проектов позволяет выявить дублирование.

Когда все расписания, задачи и общение находятся в одном месте, удалённая совместная работа упрощается.

Организация и дисциплина помогают компаниям масштабироваться

По мере того как возможности управления проектами в Zoom продолжают расширяться, в компании появляется всё больше групп, подобных той, которую возглавляет Грег. Они продолжают отстаивать и совершенствовать подход Zoom к выполнению задач, помогая всем работать быстро и в больших масштабах.

Когда работники работают вместе в Asana, Zoom сокращает расстояние между своими командами — точно так же, как их продукты помогают сократить расстояние между коллегами, близкими и даже премьер-министрами.

Масштабирование — это предоставление нашим сотрудникам возможности пользоваться Asana без участия менеджеров проектов в качестве контролёров. Мы стремимся к максимальной гибкости, предоставляя достаточно рекомендаций, чтобы люди могли создавать свои собственные проекты.”