Обдуваемые ветром дюны и побережье Атлантического океана на поле The Ocean Course в Kiawah Island Golf Resort — настоящий рай для игроков в гольф и зрителей. Неудивительно, что Американская ассоциация профессиональных игроков в гольф выбрала это впечатляющее место в Южной Каролине для проведения своего 103-го чемпионата PGA в 2021 году.

Команды на месте, обычно состоящие из шести-восьми человек, курируют маркетинг, связи с общественностью, операционную деятельность, продажу билетов и работу волонтёров. Им помогает отдел чемпионата из 30 человек в штаб-квартире, в том числе технологическая команда, которая управляет цифровыми решениями, такими как платформы регистрации, и создаёт их. Кайлер Роуз — менеджер по маркетинговым услугам 103-го чемпионата. Он занимается повседневным планированием событий, а также регистрацией и продажей билетов, которые начинаются за 16 месяцев до чемпионата.

Это сложная межфункциональная работа, требующая тесного взаимодействия между несколькими командами. Однако организация рассредоточена по всей стране, и технологическая команда чемпионата может работать одновременно над восемью мероприятиями, находящимися на разных этапах планирования, что затрудняет эффективную коммуникацию и сотрудничество с командами на местах, такими как команда Кайлера.

Раньше для управления этими сложными процессами команды полагались на электронную почту, электронные таблицы и старомодные телефонные звонки, но это было далеко от идеала и порождало несколько ключевых проблем:

• Трудности в общении приводили к разобщённости между технологической командой и командой на месте.

• Отсутствие прозрачности на этапе планирования мешало сотрудничеству — без полной аналитики технологическая команда иногда создавала краткосрочные исправления, а не долгосрочные решения.

• Исторические знания терялись, когда кто-то покидал организацию, просто потому, что другим было сложно получить к ним доступ.

Этот разрыв — знакомая история. Согласно каталогу «Anatomy of Work», только 46% работников умственного труда понимают, как их работа способствует достижению целей и миссии организации. Кайлеру нужна была платформа для управления работой, которая объединяла бы общение в одном месте.

У нас не было надёжного ресурса, к которому можно было бы обращаться и с помощью которого можно было бы отслеживать ход работ по проекту... Всё было немного разбросано.

Кайлер Роуз, менеджер по маркетинговым услугам, 103-й чемпионат PGA, The Ocean Course в Kiawah Island Golf Resort

Выбор подходящего инструмента для объединения команды

В частности, команде Кайлера требовался инструмент, который помог бы управлять перестройкой нового решения для работы с заявками, поскольку они постепенно отказывались от своей устаревшей системы. Но он также был нужен им в более широком смысле для улучшения совместной работы. Более эффективное асинхронное общение сблизило бы их с технологической командой в штаб-квартире и повысило бы прозрачность для руководства, а дополнительная ясность повысила бы ответственность во всех отделах.

К счастью, Американская ассоциация профессиональных игроков в гольф переходила на цифровые технологии, и команда разработчиков уже начала использовать Asana для отслеживания своих инженерных проектов. Они познакомили с этим инструментом Кайлера, который сразу же оценил его простоту в использовании. Ему особенно понравилось, что они могли отмечать выполнение задач, чтобы двигаться вперёд, а поскольку некоторые участники команды уже были знакомы с Asana по предыдущим местам работы, они быстро освоились.

Одно из лучших преимуществ Asana заключается в том, что она создаёт ответственность. Руководители в любой момент могут увидеть, над чем работают сотрудники.

Более чёткое общение и более тесное сотрудничество с помощью Asana

Теперь команда Кайлера управляет многочисленными проектами в Asana и может гораздо теснее сотрудничать с другими командами в штаб-квартире. Например, при перестройке своей платформы продажи билетов они создали единый проект Asana с задачами, сгруппированными в разделы, которые представляли каждую область процесса разработки. Команда Business могла легко сообщать о своих потребностях инженерам, а поскольку всё было собрано в одном месте, каждый мог видеть, на каком этапе проекта он находится.

Поскольку команды теперь взаимодействуют теснее, чем когда-либо, вместо того чтобы направлять запросы и информацию через одного менеджера технологической команды, команда в офисе напрямую связывается с отдельными инженерами — и всё это через Asana. На самом деле, всё межфункциональное взаимодействие стало более плавным; например, Кайлер может легко назначать задачи коллегам из других отделов, возлагая на них ответственность и обеспечивая продвижение проектов.

Если бы не Asana, нам бы не удалось иметь такие прочные связи между разными отделами. Я могу напрямую взаимодействовать с инженерами и формировать с ними рабочие отношения, а это очень ценно.

Возможность Asana добавлять задачи в несколько проектов помогает сократить дублирование работы, поскольку обновление только в одном месте — в задаче — автоматически отражается во всех связанных проектах. Команда в офисе также получает обновления по задачам с помощью интеграции Asana для Slack, и, если в Slack появляется запрос, она может быстро создать для него новое задание прямо из сообщения, и ничего не останется без внимания. Интеграция со Slack также помогает им делиться Asana с другими людьми, которые в настоящее время не используют этот инструмент.

Проще говоря, Asana помогает команде Кайлера не отвлекаться от задач и выполнять их вовремя. В отличие от предыдущего способа работы, Asana даёт руководству полный обзор работы и прогресса, повышая доверие и ответственность во всех аспектах.

Asana — это панель задач для любого крупного проекта, которая позволяет быстро понять, на каком этапе мы находимся. Раньше нам приходилось возвращаться и просматривать цепочку писем — если они вообще были.

Движение в будущее

Пока Кайлер и его команда планируют 103-й чемпионат PGA, Американская ассоциация профессиональных игроков в гольф продолжает расширять внедрение Asana, используя её для управления большим количеством проектов и улучшения взаимодействия между командами.

Они будут использовать Asana для внедрения новой среды безналичных платежей на будущих чемпионатах — жизненно важного нововведения во время пандемии COVID-19, — чтобы снова принимать поклонников гольфа на своих мероприятиях мирового уровня, когда это будет считаться безопасным.

С ветром, дующим над дюнами, и Asana в сумке для гольфа Американская ассоциация профессиональных игроков в гольф может с нетерпением ждать возможности ответственно пригласить игроков и зрителей обратно на свои чемпионаты и направить свои будущие проекты прямо по фервею.

Было приятно видеть, как всё больше людей начинают использовать Asana внутри организации. Я с нетерпением жду возможности продолжить её развитие и надеюсь, что она затронет все сферы деятельности PGA.