Olo — быстрорастущий сервис цифровых заказов и доставки, обслуживающий более 250 ресторанных брендов, включая Chipotle, Jamba Juice и Five Guys. Крайне важно, чтобы новые сотрудники начинали работу «с той ноги», поскольку 50 % из 130 человек в команде работают удалённо по всей территории США. Это делает их ключевую цель — удержание сотрудников — ещё более сложной.

Чтобы поддерживать сплочённость и вовлечённость распределённого персонала, HR-команда Olo, которую они называют «Команда по персоналу и культуре», разработала завершённый процесс адаптации и управляет всеми кадровыми потребностями, возникающими после первого рабочего дня работника, от расчёта заработной платы и оценки эффективности до вопросов, связанных с долевым участием, и конференций. Дианн Райнард, вице-президент по кадрам и культуре, считает, что даже самые незначительные взаимодействия с персоналом помогают создать превосходную корпоративную культуру.

«Несмотря на то, что мы все здесь для работы, — говорит Дианн, — мне важно, чтобы все были счастливы. Если наши работники довольны, они будут держать нашу компанию на плаву».

Команда использует Asana, чтобы обеспечить бесперебойное выполнение каждого HR-процесса, независимо от его сложности. «Нет таких случаев, когда мы бы не пользовались Asana», — говорит Дианн. «Она необходима для повседневной деятельности и выполнения нашей общей стратегии. Asana также позволяет нам взаимодействовать удалённо и повышает ответственность сотрудников за свои задачи. С её помощью мы расширяем права и возможности наших людей, чтобы они могли работать увереннее».

Секрет успеха в управлении персоналом: детализированные и повторяющиеся процессы

Большинство процессов отдела кадров и корпоративной культуры Olo невероятно детализированы и часто повторяются, например начисление зарплаты раз в две недели и ежемесячно, ежегодная оценка эффективности и распределение долей участия. Кроме того, для каждого нового сотрудника проводится адаптация, которая может включать до 130 этапов, и все они важны для удержания персонала. «Если я пропущу какой-то этап адаптации, это будет провалом в глазах нового работника и для меня как его представителя в компании», — говорит Дианн. «Я рискую тем, что он уйдёт, а это снизит наш коэффициент удержания и сделает всех менее счастливыми».

Команда People + Culture небольшая и распределённая, что ещё больше усложняет задачу. «Наша команда состоит из трёх человек, но нам нужно тридцать», — говорит Дианн. «Работа, которую мы выполняем, имеет решающее значение». Сама Дианн находится в Сиэтле, а участники её команды — в Нью-Йорке, поэтому они используют Asana, чтобы сократить расстояние. «Asana помогает мне общаться с моими работниками в Нью-Йорке. Я знаю, над чем они работают, и мне не нужно постоянно спрашивать их, как идут дела».

Когда обычные списки задач не справляются

Дин впервые начала пользоваться Asana в своей предыдущей компании, а когда пришла в Olo, планировала вернуться к обычным спискам задач. «Я очень старалась, — говорит она, — но поняла, что не могу работать без Asana».

Невероятно детализированный характер HR-процессов Olo делает их особенно сложными, равно как и тот факт, что в них задействовано множество людей за пределами отдела People + Culture. «Невозможно всё записать на бумаге или в обычном списке задач», — говорит Дианн. «Asana позволяет вам перетаскивать задачи. Вы можете систематизировать работу с помощью дат сдачи, вложений и комментариев, а также назначать задачи людям как в отделе People + Culture, так и за его пределами».

Если я пропущу какой-либо этап адаптации, это будет провалом в глазах нового работника и для меня как его представителя в компании. Теперь мы не упускаем ничего важного, потому что у нас есть надёжная система. Asana абсолютно необходима. Без неё я бы не смог выполнять свою работу.

Она снова начала пользоваться Asana для себя, и постепенно эта практика распространилась на других. Теперь ей доверяют и её коллеги из отдела People + Culture, а также команды Olo по сопровождению клиентов и маркетингу. «Мы не упускаем ничего важного, потому что у нас есть надёжная система», — говорит Дианн. «Гораздо сложнее упустить из виду задачу или фрагмент информации».

Безупречный процесс приёма новых сотрудников и их вывода из штата в Olo

Команда Olo «Люди + культура» хранит свои процессы адаптации в виде шаблонов проектов в Asana: отдельно для штатных работников, подрядчиков и переводимых работников. Они копируют шаблон для каждого нового сотрудника и выполняют задачи по списку.

Шаблоны адаптации разделены на разделы, соответствующие различным этапам процесса адаптации. Вот несколько связанных с этим задач:

• Соответствующая информация о работнике: имя, личный адрес электронной почты, адрес электронной почты Olo, ссылка ATS для резюме, назначение в команду, должность, дата начала работы, место работы, имя руководителя и многое другое.

• Задачи по завершению процесса найма: зарегистрировать информацию о новом сотруднике, сохранить письмо с предложением, упорядочить папки, обновить план найма, отметить должность как закрытую в ATS.

• После подписания письма с предложением о работе: отправить приветственное письмо от генерального директора, варианты заказа компьютера, документы по комплаенсу, назначить наставника, отправить результаты проверки биографии, добавить в основные документы по планированию.

• Адаптация: создать учетную запись электронной почты, назначить первоначальные обучающие встречи, предоставить права на программное обеспечение, заказать FitBit, отправить подарочный набор, спланировать поездку в офис в Нью-Йорке, добавить нового сотрудника в систему HRIS, отправить электронное письмо с инструкциями по подготовке к первому дню.

Проекты Asana также позволяют вовлекать нужных людей. Рекрутер и члены команды «Люди и культура» отслеживают проект в Asana, как и все сотрудники компании, которым необходимо назначить права на программное обеспечение.

Процесс увольнения проходит так же гладко. Когда работник уходит, процесс увольнения обеспечивает безопасность и защиту компании, а также помогает команде «Люди и культура» завершить все незаконченные дела. Работник получает профессиональный опыт вплоть до последней минуты в Olo.

Шаблон проекта по прекращению трудоустройства включает в себя собеседование при увольнении и необходимые процессы для регистрации соглашений о прекращении трудоустройства, начисления последней зарплаты, закрытия учётных записей и удаления доступа к программному обеспечению. Чтобы сохранить конфиденциальность увольнения, только соответствующие сотрудники отдела People + Culture могут следить за проектом в Asana, пока другие работники не будут проинформированы об уходе своего коллеги.

Выполнение других кадровых процессов в Asana

У Olo есть сотни других HR-процессов, которые поддерживаются Asana. «Как только я настраиваю процесс в Asana, мне больше не приходится о нём думать», — говорит Дианн. «Это помогает мне сохранять спокойствие». Вот несколько примеров:

• Заработная плата: шаблоны для расчёта заработной платы в середине и конце месяца помогают Дианне учитывать такие непредвиденные обстоятельства, как комиссии, премии, выходные пособия, государственные налоги, почасовая оплата, отпуска и многое другое. Операционный директор, старший вице-президент по финансам и бухгалтерия получают доступ к сводке по заработной плате.

• Оценка эффективности: оценку фактически проводят менеджеры, работники и руководители отделов, но процесс, разработанный Дианн, вовлекает их в нужное время и подсказывает ей, когда отправлять напоминания, когда выполнять последующие действия и когда делать заметки.

• Повестки встреч: чтобы внутренние встречи были продуктивными, Дианн использует повестку для каждой индивидуальной встречи с руководителем и непосредственным подчинённым. Некоторыми повестками она делится с участниками команды, а другие использует в качестве личных заметок.

• Прочее: команда People + Culture использует Asana для планирования конференций, внедрения программного обеспечения и управления капиталом.

Команда сопровождения клиентов также активно использует Asana для управления всем — от развертывания у клиента до управления и обслуживания. Они даже начали добавлять клиентов в проекты Asana, чтобы видеть траекторию развития их аккаунтов. «Эта прозрачность и чёткость крайне важны, — говорит Дианна. — «Информация теряется в электронной почте, и из-за этого команда сопровождения клиентов может упустить из виду, что происходит с клиентом. Без Asana они бы потеряли динамику, разочаровали бы клиентов и потерпели бы неудачу. Это позволяет команде сосредоточиться на задачах и поддерживать непрерывный поток общения».

Вовлечённые и распределённые команды

Когда потребности каждого работника в области управления персоналом удовлетворены, это создаёт прочный фундамент для здоровой корпоративной культуры. «Мы получили потрясающие отзывы о нашем процессе адаптации и о том, как он способствует удержанию работников», — говорит Дианн. Отличные процессы поддерживают вовлечённость команды Olo, где бы в США ни работали сотрудники.

• 100% новых работников почувствовали себя желанными с первого дня

• 100% новых сотрудников чувствуют поддержку со стороны своего руководителя.

• 98% удовлетворены уровнем общения со своим контактным лицом из отдела кадров в процессе найма.

• Один работник сказал: «Я почувствовал, что все меня очень тепло приняли, процесс адаптации прошёл гладко», а другой отметил: «Команда People + Culture была чрезвычайно приятной, и благодаря ей я чувствовал себя очень комфортно. Это задало отличный тон культуре в Olo».

Asana гарантирует, что эти системы будут работать как по волшебству снова и снова. «Я не знаю, как бы я запомнила все эти мелкие шаги», — говорит Дианн. «Я очень внимательно отношусь к деталям, но эта работа намного масштабнее, чем я. Для меня Asana — это успех».