Команда loanDepot по HR-технологиям и расчёту заработной платы обслуживает около 5000 работников loanDepot в более чем 200 местных филиалах в США. Команда оптимизирует рабочие процессы в области управления персоналом, поддерживает бизнес-партнёров по кадрам и помогает компании справляться со сложными бизнес-преобразованиями, такими как выход на биржу в 2021 году и реорганизация в связи с изменениями рынка в 2022 году.

Команда использует Asana для оптимизации HR-процессов и предоставления сотрудникам быстрого доступа к информации безопасным и соответствующим требованиям способом. Благодаря более отлаженной работе персонал отдела кадров может сосредоточиться на поддержке работников вместо того, чтобы искать данные или выполнять ручную работу. Команды loanDepot используют Asana в качестве центрального рабочего пространства для межфункционального взаимодействия между отделами по подбору персонала, льготам, расчёту заработной платы, ИТ, комплаенсу и руководством. Благодаря этой эффективности отдел кадров может выполнять всё большее количество проектов и аудитов, а также осуществлять сложные кадровые изменения с ясностью и уверенностью.

Asana помогает нам работать быстрее и направлять время и усилия на отношения с работниками, а не на рутинную работу.

Дэвид Магана, директор по управлению персоналом

Хранение документации и информации в соответствии с SOX

Команда HR Technology & Payroll распределяла работу по множеству различных инструментов для управления проектами. Они решили централизовать работу на одной платформе и выбрали Asana, потому что она проста в использовании, но при этом очень кастомизируема, что позволяет обслуживать несколько команд и их рабочие процессы.

Майк Вартенберг, вице-президент по HR-технологиям и расчёту заработной платы, также оценил способность Asana предоставлять руководству и межфункциональным партнёрам общее представление о хронологиях и зависимостях, а также обеспечивать прозрачность для аудитов и безопасность для соблюдения требований SOX. Майк говорит: «Как публичная компания, мы должны демонстрировать наши цепочки подтверждений для соблюдения нормативных требований. И Asana помогает нам в этом». KPMG одобрила использование loanDepot платформы Asana с единым входом через Azure для дополнительных уровней аутентификации и безопасности.

Мне были нужны индивидуальная настройка и простота. Базовый фреймворк Asana прост и понятен, и мы могли создавать дополнительные механизмы для различных функций и рабочих процессов.

Майк Вартенберг, вице-президент по HR-технологиям и расчету заработной платы

Трансформация loanDepot благодаря скоординированным командам отдела кадров

Сегодня HR-программы loanDepot централизованы в Asana, где используются автоматизация, легкодоступная информация и чётко определенные шаги, обеспечивающие правильное выполнение процессов. Всё это помогает HR-специалистам экономить время, чтобы они могли перенаправить свою энергию с ручной работы на стратегическую. 

Команда HR-технологий: управление кадровыми запросами в режиме самообслуживания

Команда HR-технологий, которая контролирует ряд платформ и систем, включая Asana и Workday (основную HR-систему loanDepot), использовала Asana для управления развертыванием проекта по созданию рабочих процессов самообслуживания для HR-запросов и подтверждений. До Asana команда полагалась на электронную почту и устные подтверждения. Сегодня у них есть потоки самообслуживания, позволяющие руководителям отправлять запросы на изменение должностей в своей команде и на увеличение штата, а работникам — обновлять информацию в HR-системах, например сведения о льготах.

Проект Asana действует как рабочее пространство, в котором межфункциональные команды, такие как службы безопасности, подбора персонала и расчёта заработной платы, могут получать и выполнять поступающие запросы. Каждому запросу соответствует задача Asana, созданная из различных шаблонов, адаптированных к рабочим процессам разных команд. Запросы перемещаются по доске проекта из раздела «Новые» в раздел «В процессе» и затем в раздел «Завершенные».

Руководство имеет общую видимость всех текущих кадровых запросов. Дизири Виллалвасо, менеджер по HR-технологиям, говорит: «В Asana нам удалось значительно ускорить выполнение проектов, при этом никому не нужно было управлять ими на постоянной основе».

Asana упростила перекрёстное обучение. Мы можем показать пошаговый процесс настройки или выполнения задачи, потому что он находится в Asana, и нам не нужно каждый раз заново изобретать велосипед.

Дизире Виллальвасо, менеджер по HR-технологиям

Asana для аудитов

После выхода loanDepot на биржу частота аудитов увеличилась, а их объём стал более комплексным. Asana помогает команде реагировать на аудиты, сохраняя историю того, кто, когда и как завершал задачи.

Например, когда Дайсири настраивает новую группу безопасности в Workday, она переходит к задаче Asana по запросу, чтобы сделать заметки в задаче, загрузить скриншоты и назначить подзадачи. В задаче отображается информация о том, какой участник команды завершил подтверждение, настройку, производство и т. д. Позже, если в ходе аудита потребуется информация об этой группе безопасности, Дайсири сможет использовать расширенный поиск Asana, чтобы найти задачу и быстро ответить на вопросы.

Asana помогает нам защищать высокоприоритетные HR-процессы и документацию с помощью единого входа и обеспечивать соответствие требованиям, предъявляемым к публичной компании.

Майк Вартенберг, вице-президент по HR-технологиям и расчету заработной платы

Операционная команда отдела кадров: реализация высокоприоритетных проектов

Команда по работе с кадрами использует Asana для управления высокоприоритетными операциями, такими как кадровые изменения, а также повседневными процессами, такими как адаптация работников, проверка соответствия требованиям и организация постоянно актуальных ресурсов для работников.

Команда по работе с кадрами использует проект Asana для планирования и внутренней координации групп, включая руководство, отдел корпоративного PR, бизнес-партнёров по кадрам и стороннюю консалтинговую фирму. Команда разработала в Asana комплексный процесс, который включал этапы коммуникации с работниками и отслеживания изменений, связанных с расчётом заработной платы, доступом к системе с помощью ИТ-отдела и обновлением данных в Workday.

Дэвид Магана, директор по работе с кадрами, говорит: «Нам нужен был отслеживаемый, хорошо документированный процесс для проектов по работе с кадрами с множеством зависимостей и этапов для различных руководителей и работников, а также подтверждение того, что работники получили правильные сообщения и что мы выполняем наши планы в соответствии с графиком. Мы решили, что подходящим инструментом для этой работы является Asana».

Упорядочивание и автоматизация в Asana для своевременного общения с работниками

Для информирования о кадровых изменениях у каждого соответствующего работника есть соответствующая задача Asana, в которой документируется вся уникальная информация, необходимая для сообщения о предстоящих изменениях. Эти изменения отслеживаются посредством ряда этапов, представленных подзадачами, и назначаются сотрудникам отдела кадров. Когда шаг 1 в последовательности отмечен как завершенный (например, обсуждение с нынешним руководителем работника), правила Asana автоматически назначают шаг 2 следующему ответственному сотруднику отдела кадров и так далее. Эти шаги запускали действия отдела расчёта заработной платы и ИТ-отдела, при этом стратегически организуя каскадное общение по всей компании.

Организация всей информации об изменениях в Asana помогает упростить реагирование, поскольку участники команды отдела кадров могут посмотреть задание работника, понять все нюансы его ситуации и мгновенно оказать поддержку в рамках индивидуальной встречи, не занимаясь поиском информации. Дэвид говорит: «Организация этого процесса в Asana помогла нам высвободить время для общения между людьми и убедиться, что мы справляемся с изменениями наилучшим образом с точки зрения отношений с работниками и соблюдения нормативных требований».

Обеспечение контроля за менеджментом изменений со стороны руководства и синхронизация команд отдела кадров

Различные этапы инициатив представлены разными проектами Asana, которые все связаны с главным портфелем и панелью задач. Руководство может видеть ход внедрения в разных подразделениях, а важные данные фиксируются в нестандартных полях в задаче каждого работника, равно как и информация, общение и ход выполнения.

Чёткая последовательность действий с автоматическими уведомлениями помогла командам отдела кадров скоординированно внедрять изменения. «То, на что в нашем предыдущем процессе могло уйти несколько часов — сообщение о статусе, уведомление HR-команд о том, когда выполнять задание, — теперь происходит мгновенно», — говорит Дэвид. «Поскольку статусы завершения были в Asana, нам не нужно было вручную отслеживать их, и у нас было чёткое представление о том, что сообщать различным командам, и мы своевременно выполняли операционные задачи».

Наличие единого центра для управления всей конфиденциальной информацией, общением и ходом работ помогло нам уделять больше времени человеческому, межличностному аспекту реорганизации нашей организации и обеспечило руководству полную прозрачность процесса.

Дэвид Магана, директор по управлению персоналом

Расширение возможностей отдела кадров по обслуживанию работников

loanDepot планирует автоматизировать больше рабочих процессов отдела кадров с помощью Asana, создать дополнительные процессы самообслуживания и интегрировать Asana с основными системами отдела кадров loanDepot. Команда HR Technology Payroll продолжит поддерживать бизнес-партнёров по кадрам, исследуя новые возможности повышения эффективности и оптимизации в Asana, стремясь создать бесперебойную инфраструктуру, которая поможет персоналу отдела кадров лучше обслуживать работников loanDepot и, в свою очередь, больше потребителей, стремящихся к приобретению собственного жилья. 

Автоматизация Asana даёт мне уверенность в том, что каждый шаг в каждой критически важной для бизнеса инициативе будет выполнен правильно. Ничто не упускается из виду. У всех есть ясность в отношении того, кто над чем работает, к какому сроку и каковы зависимости.

Дэвид Магана, директор по управлению персоналом