Как компания Fedegari опережает потребности рынка, используя Asana для более быстрой реализации проектов

Проблемы

• Необходима более оперативная координация проектов: рынок требует более быстрого обмена информацией между отделами и оперативного реагирования; традиционно команды были в большей степени сосредоточены на вертикальной оптимизации, ориентированной на отделы, и при управлении сложными инжиниринговыми проектами использовали Excel, электронную почту и неформальное общение.

• Повышение операционной сложности: рост компании, появление новых сотрудников и более индивидуальные проекты для клиентов привели к возникновению рабочих процессов, которыми было трудно управлять и которые сложно было масштабировать.

• Необходимость ускорить выполнение проектов: клиенты требовали сократить сроки, но планирование вручную и координация работы между командами ограничивали темпы выполнения проектов.

Решения

• Стандартизированные рабочие процессы проектов: созданы шаблоны для конкретных продуктов в Asana, включающие до 150 готовых задач и функцию автоматического назначения задач.

• Планирование способности с помощью ИИ: созданы правила на основе ИИ для автоматического планирования сроков выполнения задач с учетом загрузки отделов и имеющейся способности.

• Интеграция с другими системами: Asana была интегрирована с CRM-системой компании, Power BI и ERP-системой, чтобы создать единый источник достоверной информации для реализации проектов.

Результаты

• Сокращение сроков реализации проектов на 30% и продолжительности производственных циклов с 10 до 7 месяцев при сохранении 100%-го показателя своевременной сдачи.

• Повышение эффективности и качества работы: за три года количество отклонений от плана проектов сократилось на 50%.

• Ускорила координацию проектов и реагирование на запросы клиентов, сократив цикл обработки запросов на изменение с нескольких недель до всего 24 часов благодаря автоматизированным рабочим процессам и совместной работе в реальном времени.

Мы улучшили координацию работы, сведя к минимуму использование чатов, бесконечных переписок по электронной почте и последующих совещаний. Asana организует рабочий процесс между отделами, поэтому наши команды могут больше сосредоточиться на достижении результатов, а не на координации.”

Asana для управления сложными инженерными проектами

Компания Fedegari производит высокоспециализированные системы для стерилизации, при этом каждый заказ требует детального инженерного проектирования, координации между отделами и соблюдения строгих сроков поставки.

Исторически сложилось так, что компания использовала электронные таблицы и неформальное общение. Чтобы опережать тенденции рынка, требующие большей скорости и точности, и перейти к высокоиндивидуализированным решениям, компания Fedegari решила внедрить Asana, разработав стандартизированную структуру для управления сложными проектами — от приема заказов до их выполнения.

Мы создали десятки шаблонов... Нам действительно удалось составить схему каждой модели и каждой конфигурации наших систем. Нам не нужно каждый раз заново изобретать колесо.”

Asana для планирования ресурсов и управления загрузкой

При управлении большим объемом технических ожидаемых результатов инжиниринговые команды часто сталкиваются с ограниченностью ресурсов. Чтобы решить эту проблему, Fedegari использует Asana AI для анализа способности отделов выполнять работу и автоматического составления рекомендаций по планированию задач с учетом нынешней загрузки, что помогает командам эффективно планировать и оптимизировать хронологии проектов.

• Планирование задач на основе прогнозов с помощью Asana AI: Asana AI автоматически анализирует загрузку и предлагает первую свободную неделю для выполнения новых задач по проекту, ускоряя предварительное планирование и экономя несколько недель.

• Гибкость и согласованность ресурсов: портфели обеспечивают руководству прозрачность всех потоков создания ценности, позволяя командам распределять ресурсы между заказами на новое оборудование и проектами по модернизации.

• Упреждающее снижение рисков: тестирование анализа пользовательской базы данных о рисках на основе ИИ позволяет команде корректировать проектные запросы и предотвращать возможные задержки еще до их возникновения.

Раньше планирование требовало тщательной координации между отделами. Теперь система сама предлагает наилучший возможный сценарий.”

Asana для прозрачности операционной деятельности и аналитики на основе данных

Поскольку в каждом проекте Fedegari выполняются сотни задач, затрагивающих различные инженерные дисциплины, компании требовалась высокая степень прозрачности в отношении хода выполнения работ и их результатов.

Интегрируя Asana с системами отчетности и бизнес-аналитики, компания расширяет свои возможности по преобразованию операционных данных в практически полезную аналитику.

• Централизованная видимость проекта: панели задач позволяют в режиме реального времени отслеживать статус проекта, ожидаемые результаты и межведомственные рабочие процессы.

• Интегрированная аналитика данных: благодаря интеграциям с Power BI и CRM операционные данные и данные о клиентах превращаются в практически полезную аналитическую информацию.

• Автоматизированное управление проблемами: запросы клиентов, отклонения от плана и проблемы на объекте автоматически создают задачи в Asana, что упрощает реагирование на них и их решение.

Asana — это наш единый источник достоверной информации для комплексного управления проектами. Данные передаются в другие системы, но их источником является Asana. ”

Поскольку Fedegari продолжает расширяться и реализовывать все более сложные проекты, компания планирует активнее использовать автоматизацию и ИИ в Asana.

Будущие инициативы включают расширение анализа рисков на основе ИИ, чтобы заблаговременно выявлять риски проекта и еще больше оптимизировать рабочие процессы. Продолжая развивать свои процессы на основе Asana, Fedegari стремится реализовывать проекты быстрее и надежнее, сохраняя при этом точность, необходимую в отраслях со строгим регулированием.