Как малому бизнесу, управляющему большим количеством сложных проектов, нам нужен был способ справиться с этой сложностью. Благодаря Asana наши команды получают доступ именно к тому, что им нужно, в сотнях проектов, поэтому все знают, что и в какие сроки делать, и наши запуски проходят по плану.

Кэти Сиссонс, старший менеджер программ

Повышение эффективности и согласованности в разных проектах

Сосредоточившись на разработке инновационных продуктов для красоты и здоровья, Beauty Pie ежегодно управляет более чем 100 разработками новых продуктов (NPD) и 50 улучшениями существующих продуктов (EPD). Чтобы оптимизировать свои процессы и лучше масштабироваться, они обратились к Asana, чтобы упростить рабочие процессы и централизовать информацию между командами.

Благодаря шаблонам процессов, чёткому представлению об обязанностях и консолидации инструментов Asana обеспечивает беспрепятственное взаимодействие между командами из более чем 12 функциональных подразделений, включая разработку продуктов, операционный отдел, мерчандайзинг на местах и маркетинг. Asana упрощает сложные межфункциональные проекты, помогая командам управлять нагрузкой и обязанностями, обеспечивая согласованность действий заинтересованных сторон и предоставляя руководству аналитику в реальном времени, чтобы проекты выполнялись в срок. Используя Asana в качестве основы для повышения эффективности, Beauty Pie может масштабироваться, сохраняя при этом высокие стандарты качества и стимулируя инновации в сфере красоты и здоровья.

Продвижение внедрения Asana

У Beauty Pie было чёткое представление о том, как платформа для управления работой должна поддерживать запуск сложных продуктов и межфункциональные проекты. Выявив недочёты в отслеживании прогресса, они поняли, что им нужен масштабируемый, интуитивно понятный инструмент для упрощения процессов и управления сотнями задач и взаимосвязей, присутствующих в каждом проекте. Оценив варианты, они выбрали Asana за её способность оптимизировать межфункциональное управление, назначать задачи и управлять загрузкой, а также за функцию множественной адресации, которая позволяет отслеживать взаимозависимости между проектами.

Чтобы обеспечить плавный переход, Beauty Pie заключила партнёрство с цифровой консалтинговой фирмой Generation Digital. Фирма помогла определить чемпионов в командах, которые должны были стимулировать внедрение Asana, и провела Beauty Pie через процесс управления изменениями, установив лучшие практики для обучения и общения, а также проведя аудит данных для переноса соответствующих процессов. Сегодня, когда в таких командах, как маркетинг, креатив, операционная деятельность, управление проектами, мерчендайзинг на местах и руководство, работает более 200 пользователей, Asana играет ключевую роль в управлении проектами Beauty Pie, обеспечивая сотрудничество и ясность во всех отделах.

После внедрения Asana мы назначили чемпионов по всей компании, чтобы они руководили процессом развёртывания. Они быстро прониклись энтузиазмом по поводу платформы и помогли своим командам оценить её преимущества. Было приятно видеть, как ключевые сотрудники берут на себя ответственность и осознают ценность платформы для своих команд.

Роуз Дайер, директор по глобальному развитию портфеля проектов и ESG

Координация запуска сложных проектов и продуктов

Команда разработки продуктов Beauty Pie ежегодно управляет запуском более 100 продуктов. Поскольку каждый запуск занимает 12–24 месяца и требует взаимодействия между такими командами, как отдел нормативно-правового регулирования, цепочки поставок, качества, упаковки и маркетинга, поддерживать слаженную работу всех участников бывает непросто. Чтобы оптимизировать процесс, компания Beauty Pie обратилась к Asana для управления всем жизненным циклом запуска.

До Asana у Beauty Pie не было стандартизированных рабочих процессов, что затрудняло своевременное выполнение запусков. Теперь Asana обеспечивает ясность и структуру, необходимые командам для эффективного взаимодействия и соблюдения дедлайнов. Гибкость платформы позволяет менеджерам проектов стандартизировать процессы, при этом корректируя рабочие процессы в соответствии с уникальными потребностями каждого проекта.

Стандартизированные рабочие процессы повышают эффективность проекта

• Кастомизируемые шаблоны Asana обеспечивают согласованную структуру для каждого запуска продукта, помогая командам управлять повторяющимися задачами на протяжении всего жизненного цикла запуска.

• Менеджеры проектов могут корректировать рабочие процессы по мере необходимости, пользуясь при этом преимуществами согласованности стандартизированных процессов и сокращая объём предварительной работы.

• У каждой задачи есть назначенный исполнитель, поэтому все точно знают, за что они отвечают и к какому сроку должны выполнить работу, что позволяет контролировать ход проектов и соблюдать дедлайны.

• У каждой команды также есть собственная доска задач по запуску, поэтому, когда один участник команды находится в отпуске, другой может легко взять на себя назначенную ему работу, и она не потеряется.

Видимость важных этапов позволяет выполнять проекты в срок

• Команды отслеживают важные этапы и зависимости для всех запусков продуктов в Asana, что позволяет как руководству, так и исполнителям видеть статус проекта в режиме реального времени.

• Нестандартные поля, такие как категории продуктов и приоритеты, помогают командам быстро определять высокоприоритетные задачи, позволяя им сосредоточиться на критически важной работе и своевременно выводить продукты на рынок.

Гибкость Asana позволила нам, растущей компании, развивать существующие процессы, не начиная каждый раз с нуля.

Кэти Сиссонс, старший менеджер программ

Улучшение прозрачности и совместной работы

Поскольку над проектами одновременно работало несколько команд, Beauty Pie требовалась лучшая видимость обязанностей. Функция множественной адресации в Asana позволяет таким командам, как отдел нормативно-правового регулирования, цепочки поставок, качества и маркетинга, легко сосредоточиться на своих конкретных задачах в рамках более крупных проектов по запуску продуктов, повышая ответственность и помогая командам сосредоточиться на своих приоритетах.

Множественная адресация упрощает распределение ответственности за задачи

• Команды используют множественную адресацию, чтобы просматривать свои задачи в разных проектах, не забивая голову несвязанной работой. 

• Благодаря специальным доскам проектов команды могут видеть все свои актуальные задачи в одном месте, что упрощает управление дедлайнами и позволяет избегать узких мест.

Чёткая видимость улучшает управление загрузкой

• Asana даёт командам чёткое представление о хронологиях и зависимостях проектов, помогая им заранее выявлять препятствия. Если задержки на одном этапе ставят под угрозу запуск, команды могут быстро внести коррективы, чтобы не выбиться из графика.

• Небольшие команды, работающие над несколькими проектами, могут управлять своей загрузкой в одном представлении, что позволяет избежать путаницы и не упустить ничего важного. 

Плавные интеграции улучшают совместную работу

• Интеграции с такими инструментами, как Slack, Google Диск, Zendesk и Jira Cloud, позволяют Beauty Pie подключать имеющиеся технологии непосредственно к Asana.

• Команды могут общаться в режиме реального времени, делиться документами и управлять задачами из одного центрального узла, что сокращает переключение между приложениями и улучшает взаимодействие между командами.

Мы попробовали другой инструмент для процесса запуска, но он был больше похож на навороченную электронную таблицу. Он не очень подходил для отслеживания статуса проекта или назначения задач между командами. Как только мы начали использовать Asana, стало ясно, что другой инструмент нам больше не нужен. Asana дала нам необходимую прозрачность и ясность.

Роуз Дайер, директор по глобальному развитию портфеля проектов и ESG

Улучшение управления рисками и портфелями

Помимо управления запусками продуктов, Beauty Pie использует Asana для отслеживания рисков проектов, управления ключевыми инициативами и информирования команд о потенциальных проблемах. Благодаря еженедельным отчётам о состоянии и аналитике в реальном времени Asana обеспечивает заинтересованным лицам чёткое представление о важных проектах, позволяя им видеть ход работ с первого взгляда и сообщать актуальную информацию высшему руководству. Отслеживая риски и состояние проектов в одном месте, Beauty Pie быстро решает потенциальные проблемы, обеспечивая согласованность действий команд и сводя к минимуму сбои.

Централизованное отслеживание рисков помогает руководителям реагировать на них на раннем этапе

• В каждом проекте есть специальный раздел, в котором команды фиксируют потенциальные риски, включая ключевые детали, такие как причина, следствие, стратегии смягчения, вероятность и влияние.

• Благодаря функции правил в Asana риски автоматически добавляются в мастер-реестр рисков, что позволяет заинтересованным лицам видеть все риски проекта, не загромождая отдельные планы.

• Главный журнал рисков позволяет высшему руководству легко оценивать риски, обеспечивая выявление и устранение критических проблем на раннем этапе.

Управление портфелями упрощает принятие решений

• Asana помогает Beauty Pie управлять всем портфелем ключевых проектов, при этом статус каждого проекта отслеживается и сообщается заинтересованным лицам с помощью встроенных обновлений статуса.

• Нестандартные поля, такие как уровни риска и приоритет проекта, позволяют командам быстро оценивать статус проекта и выявлять проблемы, которые могут повлиять на сроки или ожидаемые результаты.

• Заинтересованные стороны могут просматривать данные о ходе работ и рисках в одном месте, что обеспечивает согласованность действий руководства и принятие решений на основе информации, поступающей в реальном времени.

Наш журнал рисков на уровне портфеля отображает каждый риск по всем проектам, предоставляя ключевым заинтересованным лицам полную информацию в одном месте. Когда риск помечается, он автоматически добавляется в журнал, поэтому ничего не упускается из виду, а планы проектов остаются упорядоченными.

Роуз Дайер, директор по глобальному развитию портфеля проектов и ESG

В будущее индустрии красоты со связанной работой

Благодаря Asana, обеспечивающей успех операционной деятельности, Beauty Pie настроена на уверенный и устойчивый рост. Как лауреат премии Asana Tech Visionary Award, компания планирует и дальше продвигать инновации, используя ИИ для автоматизации задач и снижения количества ошибок, чтобы команды могли сосредоточиться на важной работе.

Интегрируя аналитику на основе ИИ и прогнозный анализ, Beauty Pie продолжит оптимизировать управление проектами, обеспечивая согласованность со стратегическими целями и укрепляя взаимодействие между командами. По мере расширения использования Asana компания планирует установить новый стандарт эффективности и совместной работы в организации, демонстрируя, чего можно достичь, когда работа по-настоящему связана.