Asana помогает нам улучшить синхронизацию, прозрачность и общение в колледже. Отслеживая OKR и ключевые показатели, я могу иметь чёткое обобщённое представление обо всех программах, что помогает нам упреждающе решать проблемы и принимать своевременные, обоснованные решения для достижения целей нашего учреждения.

Д-р Моник Амфри, проректор / исполнительный вице-канцлер по академическим и студенческим вопросам

Синхронизация целей и аналитика в реальном времени для повышения успеваемости студентов

Канцелярия проректора выполняет широкий спектр обязанностей: от надзора за учебным процессом и делами студентов до повышения ключевых показателей, таких как количество зачислений и выпускников. При наличии большого количества подвижных элементов, включая аккредитацию и интеграцию технологий, бывает трудно поддерживать координацию.

Используя Asana и метод целей и ключевых результатов (OKR), команда теперь может в реальном времени отслеживать прогресс в достижении своей цели — 70-процентного показателя завершения к 2030 году, сосредоточившись на инициативах, которые не только помогают студентам добиваться успеха, но и дают им чувство сопричастности.

Организация проектов и результатов в Asana для повышения эффективности работы со студентами

• ACC фиксирует свои OKR и связанные с ними тактики в Asana, что позволяет чётко отслеживать ключевые показатели, такие как зачисление, удержание, выпуск студентов и соблюдение нормативных требований.

• Каждый результат обучения и стратегический принцип устанавливается как цель, а проекты согласовываются с каждой из них, чтобы обеспечить расстановку приоритетов, прозрачность и согласованность между отделами.

• Asana автоматически рассчитывает ход выполнения цели на основе обновлений проекта или достигнутых важных этапов, экономя время на отчётность и обеспечивая направление ресурсов на эффективные инициативы.

Контроль хода выполнения и возможность проактивного вмешательства посредством отчётности по целям

• Команда каждые две недели создаёт обновления статуса для проректора в Asana, отслеживая ход реализации проекта, ключевые результаты и области, требующие внимания. Она также предоставляет актуальную аналитику по инициативам, влияющим на институциональные показатели, такие как результаты обучения студентов.

• Панели задач и индикаторы статуса в Asana (красный, зелёный, жёлтый) помогают выделить области, требующие вмешательства, причём красный цвет требует немедленных действий от проректора.

• Эта проактивная система отчётности позволяет команде выявлять тенденции и решать проблемы в режиме реального времени, а не ждать середины семестра, чтобы отреагировать.

Asana помогает нам операционализировать и визуализировать цели ACC, связывая проекты на уровне отделов с нашими целями высокого уровня и позволяя нам отслеживать ход работ в реальном времени. Эта ясность позволяет нам видеть, как каждый вносит свой вклад в инновации в колледже и способствует успехам студентов.

Доктор Андреа Кехо, глава отдела продукта, офис проректора

Обеспечение чёткого пути к непрерывному образованию

Отдел повышения качества преподавания и обучения (TLED) ACC поддерживает преподавателей и учебные отделы, включая команду по связям с университетами, которая играет ключевую роль в помощи студентам при переходе из ACC в университеты с четырёхлетней программой обучения. Создавая соглашения о сотрудничестве и пути перевода, подразделение обеспечивает плавное сопоставление зачётных единиц курсов с партнёрскими учреждениями. 

Ранее этот сложный процесс выполнялся вручную, без централизованных цифровых записей, что ясно указывало на то, что команде нужен более эффективный подход. Представляем Asana.

Оптимизация управления соглашениями и путями перевода студентов

• Новые запросы на соглашения о координации подаются через форму Asana, которая заранее фиксирует ключевую информацию и автоматически создаёт задачи для беспроблемного отслеживания.

• Задача проходит различные этапы, при этом чёткое визуальное отслеживание и общение фиксируются в подзадачах, включая переписку и подтверждения документов с проректорами и преподавателями через интеграции с Gmail и Google Диском.

• После завершения автоматические уведомления и рабочие процессы оповещают заинтересованные стороны и инициируют реализацию соглашения посредством скоординированных маркетинговых коммуникаций.

• Для программ перевода студентов Asana автоматически преобразует окончательные соглашения в новые проекты, фиксируя каждый этап разработки программы в виде подзадачи, чтобы ничего не упустить.

Мы упростили наши процессы, общение и подтверждения в Asana. Это дало нашему проректору и заинтересованным сторонам необходимую прозрачность в отношении хода выполнения соглашений и сроков, а также обеспечило нам учёт всех соглашений о сотрудничестве и вариантов перевода студентов.

Клэр Мюррей, помощник директора по связям с общественностью и университетами

Использование Asana для поддержки преподавателей и улучшения обучения студентов

В TLED ACC также есть Отдел общения с преподавателями, который обеспечивает преподавателей ресурсами и информацией, необходимыми им для поддержки успеха студентов. Команда управляет различными инициативами: от еженедельных информационных бюллетеней до публикаций в LinkedIn и календарей мероприятий. 

Наконец, команда академических технологий поддерживает преподавателей и студентов, внедряя учебные технологии, такие как системы обучения и аудиовизуальные инструменты, и управляя ими. Команда также производит видеоконтент и управляет технической поддержкой внутренних мероприятий, от прямых трансляций до крупных конференций. 

До централизации рабочих процессов команды эти работники сталкивались с разрозненными процессами, неэффективной координацией и ограниченной прозрачностью во многих своих сложных проектах.

Трансформация приёма и выполнения проектов для улучшения общения с преподавателями

• Теперь Управление коммуникациями с преподавателями управляет всеми запросами на коммуникации через Asana — от информационных бюллетеней и публикаций в социальных сетях до планирования событий и запросов на контент, — оптимизируя входящие запросы.

• Отделы отправляют форму с заявкой на общение, которая назначается и отслеживается в соответствии с требованиями к поддержке, а шаблоны и автоматизация обеспечивают бесперебойное выполнение циклических задач.

• Более крупные проекты, такие как семинары и мероприятия, отслеживаются в специальных проектах Asana. Регулярные обновления статуса позволяют держать заинтересованные стороны в курсе дел и побуждают их к упреждающему устранению рисков.

Централизация планирования событий и контроля бюджета для более быстрого предоставления поддержки

• Чтобы повысить уровень внедрения платформы и мастерства работы с ней, команда Academic Technology проводит обучение Asana для преподавателей и сотрудников ACC, включая курсы для начинающих и продвинутых пользователей.

• Запросы на технологические услуги направляются через формы Asana в соответствующие команды, что улучшает координацию между отделами (например, по разработке учебных программ, производству видео, а также использованию компьютерных центров и программного обеспечения), которая ранее осуществлялась изолированно.

• Крупные мероприятия, такие как конференции за пределами кампуса, управляются в Asana с помощью шаблонов, которые упрощают планирование и обеспечивают охват всей логистики, от выбора места проведения до деталей в день мероприятия.

• Отслеживание закупок и управление бюджетом оптимизированы с помощью форм Asana, что позволяет избежать запутанных почтовых переписок. Они также отслеживают все закупки программного обеспечения и автоматически повторно добавляют их на следующий финансовый год, повышая прозрачность бюджета.

Наша работа обычно происходит за кулисами, но, управляя всем в Asana, мы можем быстрее оказывать поддержку и обеспечивать преподавателей всем необходимым для успешного обучения студентов.

Мэтью Эвинс, директор по академическим технологиям

Замена фрагментированного общения ответственностью и взаимодействием

Команда по связям со студентами полностью занята поддержкой программ вовлеченности, успеха и информирования примерно 70 000 студентов по всему ACC. Они управляют общением по нескольким каналам, включая социальные сети, цифровые вывески, электронную почту и традиционные печатные информационные бюллетени. Но без централизованной системы чрезмерная зависимость от электронной почты приводила к неэффективности, что сказывалось на способности команды обеспечивать последовательное и своевременное общение.

С помощью Asana команда изменила подход к управлению творческим производством, повысив эффективность, организованность и прозрачность, а также высвободив время для важной работы.

Простые рабочие процессы позволяют всем быть организованными и в курсе дел

• Чтобы обеспечить эффективную проверку и назначение работ, новые творческие запросы подаются с помощью формы, в которой заранее фиксируются все необходимые детали.

• Подзадачи и даты сдачи автоматически генерируются и назначаются на основе данных о типе запроса, фиксируемых в нестандартных полях, что обеспечивает организованность рабочих процессов и их выполнение в срок.

• Для каждого запроса назначается специальный координатор, чтобы у клиентов было единое контактное лицо для беспрепятственного общения (при этом вся внутренняя работа эффективно управляется и отслеживается в Asana).

• Интеграция Asana с Google Workspace централизует файлы в рамках задач, а автоматические уведомления информируют заинтересованные стороны о ходе выполнения проектов.

• Панель задач для отчётности позволяет в режиме реального времени видеть статус проекта, загрузку команды и риски, обеспечивая проактивное планирование.

Asana делает нас более эффективными. Каждый знает, за какую часть творческой работы он отвечает. В то время как с электронной почтой это узнать невозможно.

Стефани Вермиллион, заместитель директора по общению со студентами

Взгляд в будущее: повышение эффективности и успеваемости студентов с помощью Asana

Сосредоточив внимание на операционной эффективности, которая стимулирует инновации и улучшает результаты обучения, ACC движется к своей цели — достичь 70 % завершения к 2030 году. Продолжая использовать Asana, колледж обеспечивает соответствие ресурсов своим стратегическим целям, что позволяет учреждению оставаться на верном пути. В будущем ACC будет использовать возможности ИИ Asana для дальнейшей оптимизации процессов и экономии драгоценного времени, которое можно направить на успех студентов.