A diretora de produção, Whitney Gantt, supervisiona o processo para levar os produtos do artesão ao cliente. As equipes de Desenvolvimento de Produtos, Design e Produção da Citizenry organizam até 10 lançamentos de marketing simultaneamente, e cada um deles é altamente complexo e urgente. Um lançamento da temporada de primavera, por exemplo, pode incluir até 50 itens, como almofadas do México, tapetes da Índia e decorações de parede do Malaui, e cerca de 100 tarefas para levar cada produto ao mercado.

Anteriormente, a equipe gerenciava o status do projeto e as datas de conclusão em planilhas, que começaram a ficar confusas à medida que a empresa crescia:

• Eles gastavam muito tempo no registro manual de dados para os cronogramas de lançamento.

• Não era possível dividir e segmentar as informações para os relatórios das partes interessadas, então era necessário atualizar os mesmos dados em vários lugares, como em apresentações de slides.

• As etapas principais de um lançamento eram frequentemente esquecidas até o final, porque não havia um processo padronizado a ser seguido.

À medida que a The Citizenry contratava mais funcionários para colaborar nos lançamentos, eles precisavam de uma plataforma de gestão de trabalho para aumentar a visibilidade em todos os projetos.

A inserção de dados consumia muito tempo, mas pensamos: 'Se passarmos isso para a Asana, ela é flexível o suficiente para exportar da maneira que precisamos.

Whitney Gantt, diretora de produção

Um ponto central para centenas de prazos

A The Citizenry buscou uma ferramenta que facilitasse as transferências entre os departamentos, já que quase todas as pessoas na empresa de 25 funcionários estão envolvidas em um lançamento, desde o marketing ao e-commerce, passando pelo atendimento e pelo desenvolvimento de produtos.

A Asana tinha a funcionalidade de que precisavam: centralizava todas as tarefas e prazos e permitia alternar entre diversas visualizações, como calendários e listas. A Asana também era fácil de usar e visualmente atraente, o que era importante para uma empresa focada em design.

Desenvolvimento de processos em equipe

Whitney e a sua equipe criaram fluxos de trabalho na Asana para imitar a visualização de planilha com a qual estavam acostumados. Um membro de equipe treinou cada funcionário e os ajudou a criar a sua própria lista pessoal de tarefas — um projeto simples para pegar o jeito da Asana. À medida que as pessoas começaram a perceber o valor da Asana, adicionaram mais fluxos de trabalho e coletaram feedback para se certificarem de que a arquitetura atendia às suas necessidades. A cocriação desses processos fez com que os colegas de equipe aderissem à plataforma.

Os colegas de equipe agora atualizam as tarefas na Asana antes das reuniões semanais de desenvolvimento de produto, reforçando a adoção e economizando tempo na transferência de informações.

Economizamos muito tempo na inserção de dados, e a Asana nos oferece um ciclo rápido de feedback que minimiza a necessidade de ir até a mesa de alguém ou agendar uma reunião.

Whitney Gantt, diretora de produção

Lançamentos e entregas de produtos dentro do prazo

Agora que a The Citizenry usa a Asana, ficou mais fácil passar o trabalho de uma equipe a outra. As dependências e os cronogramas são claros, e as pessoas sabem exatamente o que está acontecendo e quando. Eles economizaram de duas a três horas por pessoa por semana na inserção de dados — como a Asana é o núcleo de referência, não precisam atualizar as mesmas informações em três ou quatro lugares.

Com um processo claro e o status do projeto visível, Whitney e a sua equipe podem perguntar proativamente o que está faltando em um lançamento, em vez de reagir a surpresas e etapas esquecidas. Os novos lançamentos usam um modelo de projeto da Asana como ponto de partida, que é aprimorado ao longo do tempo.

O recente lançamento de produtos do Japão pela The Citizenry demonstra como os lançamentos se tornaram muito mais tranquilos, graças à facilidade de repasse de informações. Há menos atrasos nos lançamentos e um controle mais rigoroso do estoque: agora eles monitoram os problemas de estoque em um projeto da Asana e melhoraram a velocidade de feedback sobre problemas de estoque em pelo menos 60%, graças à propriedade clara e à consolidação de informações.

Simplificar a gestão do estoque significa menos datas de envio perdidas e itens vendidos acima da disponibilidade, e eles podem pré-vender mais itens que, de outra forma, seriam considerados “fora de estoque”. Afinal, um melhor fluxo de informações leva a melhores resultados de negócios — o índice Anatomia do trabalho observa que 64% das organizações que usam softwares de gestão do trabalho afirmam estar bem preparadas para trabalhar com eficiência, contra 27% das empresas que não dispõem de tal sistema.

Conseguimos reduzir a quantidade de produtos que vendemos sem ter estoque e o número de vezes que precisamos contatar o cliente para adiar uma data de envio

Andrea Georgi, diretora de comércio eletrônico

Comércio justo e uma loja física

O que a The Citizenry tem reservado? Uma loja física, ao que parece, no bairro de SoHo, em Nova York. Eles também estão lançando produtos de três novos países em 2020 e trabalhando para receber a certificação de Comércio Justo. Eles usam práticas de comércio justo há anos, mas chegou a hora de formalizar o reconhecimento e documentar os seus processos. À medida que continuam a crescer, eles querem permanecer perfeitamente em linha com seus valores. Porque há muito crescimento pela frente.

A Asana nos ajudou a identificar os obstáculos para os lançamentos — coisas em que muitas vezes só pensamos no final do ciclo de lançamento.

Anita Akella, diretora de desenvolvimento de produto