A equipe de marketing corporativo da Sophos participa de mais de 1000 eventos todos os anos com a Asana

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  • Local
    • Mais de 160 escritórios em 119 países
  • Número de funcionários
    • 3000 funcionários no mundo inteiro
  • Equipe de marketing
    • Equipe de marketing global com mais de 250 membros

RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO

  • Conclusão de mais de 1600 pedidos de eventos por trimestre
  • Redução de 70% do tempo de entrega de SLA para pedidos de eventos, de 10 a apenas 3 dias úteis
  • Realização de 50% mais solicitações de eventos com apenas 5% de aumento de pessoal

Sophos é uma empresa de cibersegurança corporativa que mantém seguras as redes de mais de 100.000 empresas ao redor do planeta utilizando soluções de segurança, criptografia e pontos terminais (endpoint). A empresa emprega um modelo de vendas por canal, portanto os eventos são uma forma importante de interagir com parceiros, revendedores e clientes. Todos os anos a equipe de marketing corporativo estabelece parcerias com grupos de marketing em campo para realizar 12 conferências com parceiros, 10 participações em feiras de negócios globais, mais de 150 eventos regionais, e mais de 500 webinários sobre geração de demanda, além de centenas de eventos internos.

Para assegurar que todos esses eventos são bem sucedidos e consistentes com a marca da empresa, Dawn Jensen, gerente global sênior de marketing de programa, e Sydney Leopold, gerente global de evento, trabalham juntos para criar de tudo, desde páginas de registro para os eventos aos designs dos estandes das feiras, e até os brindes distribuídos entre os participantes.

“A equipe de marketing corporativo participa de mais de 1000 eventos todos os anos, das principais feiras de eventos aos webinários sobre geração de demanda. Com a Asana, reduzimos em 70% o tempo de entrega de SLA para pedidos de eventos.”- Dawn Jensen, gerente global sênior de marketing de programa

Criar todos os ativos de marketing e ativos de design de apoio a todos esses eventos não é tarefa simples. A equipe de marketing corporativo atende mais de 22.000 pedidos por ano. Tentar acompanhar todos esses pedidos de eventos por e-mail não dava bons resultados. Ninguém conseguia compreender como os trabalhos progrediam, novos pedidos acabavam por se perder, e era difícil assegurar a consistência e qualidade da marca nos diversos eventos e regiões, uma das principais responsabilidades da equipe.

Encontrar a ferramenta certa para expandir e agilizar os trabalhos

Quando Dawn se somou à Sophos, a equipe de marketing corporativo já estava avaliando soluções para o gerenciamento do trabalho. Buscava-se uma solução intuitiva e fácil de usar que fosse flexível e pudesse gerenciar de tudo, de atualizações de folhetos aos fluxos de trabalho complexos para suas convenções de vendas e conferências com parceiros.

A Sophos escolheu a Asana porque era a que melhor se ajustava às necessidades e fluxos de trabalho de suas equipes. Ela é flexível e fácil de personalizar para acompanhar a sua expansão, os colegas de equipe podem ver o trabalho em diversas visualizações para diferentes contextos, e a equipe se sentiu atraída pela interface intuitiva e de grande potencial.

Conclusão de mais de 1600 pedidos por trimestre

Trabalhar em conjunto com a Equipe de sucesso do cliente da Asana permitiu a Dawn desenvolver protocolos para que seguisse sempre o mesmo processo para enviar, ordenar e executar os pedidos. Isso permitiu à equipe de marketing corporativo padronizar os seus fluxos de trabalho para não perder nenhum passo crucial.

“Com a Asana pudemos concluir 6.400 pedidos de eventos relacionados ao design e à Internet em 2018, um aumento de 50% na capacidade com apenas 5% mais pessoas.”- Dawn Jensen, gerente global sênior de marketing de programa

Uma vez que a equipe de marketing corporativo começou a gerenciar o seu trabalho na Asana, foi possível apresentar atualizações em tempo real para suas equipes de marketing de campo. “Eu mostrava aos gerentes de eventos os pedidos na Asana e eles podiam ver todos os comentários, o histórico do que aconteceu, quem foi responsável pelo design, quem revisou, enfim, tudo,” disse Dawn. “E sua reação era geralmente, ‘Uau, isto é o melhor que eu já vi. Como posso ter acesso a isto?’” Dawn economizou centenas de horas que seriam normalmente gastas em gerar relatórios, realizar chamadas telefônicas, responder a e-mails e participar de reuniões para atualização de status.

Melhores processos, melhor alinhamento, melhores eventos

Dawn e sua equipe têm agora um projeto chamado “Caixa de pedidos”, gerenciado 16 horas por dia, seis dias por semana (por colegas de equipe espalhados em três fusos horários diferentes) para que nenhum pedido de evento fique esquecido. Com todo o trabalho centralizado na Asana, todos podem ver em que a equipe está trabalhando, o status de cada pedido, e quando ficará pronto.

Agora que a equipe de marketing corporativo e seus parceiros de inúmeros setores administram o trabalho dos eventos com a Asana, tornou-se possível realizar mais eventos, assegurar a consistência da marca, e proporcionar uma experiência envolvente aos parceiros e clientes dos 119 países onde estão presentes.

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas e alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Lançamento de produto

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Objetivos da empresa

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Missão para a Lua

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Organize o seu trabalho

Defina tarefas e marcos claros para transmitir claramente à equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Permita a cada profissional de marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído ao dar total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para ver como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar tais informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e trabalhar em função das datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para o seu público.

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos em dia

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos em dia

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore datas e marcos

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos para o lançamento.

Monitore datas e marcos

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado em qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana ajuda as equipes de produtos a cumprirem os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

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Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para ter o tempo sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisa ser feito.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que toda a informação resida num único lugar.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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3, 2, 1… ignição!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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