A equipe de marketing corporativo da Sophos participa de mais de 1000 eventos todos os anos com a Asana

Sophos é uma empresa de cibersegurança corporativa que mantém seguras as redes de mais de 100.000 empresas ao redor do planeta utilizando soluções de segurança, criptografia e pontos terminais (endpoint). A empresa emprega um modelo de vendas por canal, portanto os eventos são uma forma importante de interagir com parceiros, revendedores e clientes. Todos os anos a equipe de marketing corporativo estabelece parcerias com grupos de marketing em campo para realizar 12 conferências com parceiros, 10 participações em feiras de negócios globais, mais de 150 eventos regionais, e mais de 500 webinários sobre geração de demanda, além de centenas de eventos internos.

Para assegurar que todos esses eventos são bem-sucedidos e consistentes com a marca da empresa, Dawn Jensen, gerente global sênior de marketing de programa, e Sydney Leopold, gerente global de evento, trabalham juntos para criar de tudo, desde páginas de registro para os eventos aos designs dos estandes das feiras, e até os brindes distribuídos entre os participantes.

A equipe de marketing corporativo participa de mais de 1.000 eventos todos os anos, desde as principais feiras de eventos até webinários sobre geração de demanda. Com a Asana, reduzimos em 70% o tempo de entrega de SLA para pedidos de eventos. ”

Criar todos os ativos de marketing e ativos de design de apoio a todos esses eventos não é tarefa simples. A equipe de marketing corporativo atende mais de 22.000 pedidos por ano. Tentar acompanhar todos esses pedidos de eventos por e-mail não dava bons resultados. Ninguém conseguia compreender como os trabalhos progrediam, novos pedidos acabavam por se perder, e era difícil assegurar a consistência e qualidade da marca nos diversos eventos e regiões, uma das principais responsabilidades da equipe.

Encontrar a ferramenta certa para expandir e agilizar os trabalhos

Quando Dawn se somou à Sophos, a equipe de marketing corporativo já estava avaliando soluções para a gestão do trabalho. Buscava-se uma solução intuitiva e fácil de usar que fosse flexível e pudesse gerir de tudo, de atualizações de folhetos aos fluxos de trabalho complexos para suas convenções de vendas e conferências com parceiros.

A Sophos escolheu a Asana porque era a que melhor se ajustava às necessidades e fluxos de trabalho de suas equipes. Ela é flexível e fácil de personalizar para acompanhar a sua expansão, os colegas de equipe podem ver o trabalho em diversas visualizações para diferentes contextos, e a equipe se sentiu atraída pela interface intuitiva e de grande potencial.

Conclusão de mais de 1600 pedidos por trimestre

Trabalhar em conjunto com a Equipe de sucesso do cliente da Asana permitiu a Dawn desenvolver protocolos para que seguisse sempre o mesmo processo para enviar, ordenar e executar os pedidos. Isso permitiu à equipe de marketing corporativo padronizar os seus fluxos de trabalho para não perder nenhum passo crucial.

Com a Asana pudemos concluir 6.400 pedidos de eventos relacionados ao design e à Internet em 2018, um aumento de 50% na capacidade com apenas 5% mais pessoas. ”

Uma vez que a equipe de marketing corporativo começou a gerir o seu trabalho na Asana, foi possível apresentar atualizações em tempo real para suas equipes de marketing de campo. “Eu mostrava aos gerentes de eventos os pedidos na Asana e eles podiam ver todos os comentários, o histórico do que aconteceu, quem foi responsável pelo design, quem revisou, enfim, tudo,” disse Dawn. “E sua reação era geralmente, ‘Uau, isto é o melhor que eu já vi. Como posso ter acesso a isto?'” Dawn economizou centenas de horas que seriam normalmente gastas em gerar relatórios, realizar chamadas telefônicas, responder a e-mails e participar de reuniões para atualização de status.

Melhores processos, melhor alinhamento, melhores eventos

Dawn e sua equipe têm agora um projeto chamado “Caixa de pedidos”, administrado 16 horas por dia, seis dias por semana (por colegas de equipe espalhados em três fusos horários diferentes) para que nenhum pedido de evento fique esquecido. Com todo o trabalho centralizado na Asana, todos podem ver em que a equipe está trabalhando, o status de cada pedido, e quando ficará pronto.

Agora que a equipe de marketing corporativo e seus parceiros de inúmeros setores administram o trabalho dos eventos com a Asana, tornou-se possível realizar mais eventos, assegurar a consistência da marca, e proporcionar uma experiência envolvente aos parceiros e clientes dos 119 países onde estão presentes.