Em 2017, havia aproximadamente 15.952 pessoas convivendo com o vírus HIV em São Francisco — uma das maiores populações com HIV nos Estados Unidos. A cidade é também o epicentro da tecnologia e das startups. Em um lugar onde tantas pessoas são impactadas pelo HIV e pela tecnologia, a San Francisco AIDS Foundation promove a saúde, o bem-estar e a justiça social para as comunidades mais afetadas pelo HIV por meio de serviços destinados à saúde sexual e ao consumo de substâncias, além de parcerias comunitárias e de advocacia, aproveitando ao máximo a tecnologia facilmente disponível para a cidade.

Educação pública, serviços de saúde e advocacia de base são apenas algumas das formas pelas quais a SFAF alcança anualmente mais de 25 mil pessoas. Roxane Chicoine, diretora de criação, supervisiona toda a criação de ativos de marketing para suas campanhas, eventos, e muito mais, afetando diretamente a experiência que seu grande público tem com a organização. E a equipe da SFAF, composta por seis membros, atende às necessidades de marketing e criação de mais de duzentos colegas de equipe, o que significa que Roxane controla um alto volume de solicitações de ativos e diversas campanhas ao mesmo tempo.

Com uma equipe de marketing e criações tão pequena encarregada de toda a organização, não era fácil para a Roxane entregar os trabalhos nos prazos, pois:

• As longas planilhas de planejamento de projetos usadas para produzir eventos tornavam praticamente impossível saber o que era preciso criar, e para quando.

• As decisões eram baseadas em experiências anteriores e não em processos mensuráveis, deixando a equipe menos capaz e sem um fluxo de trabalho confiável a ser seguido.

• O feedback era coletado em diversas conversas e correntes de e-mail, acrescentando ainda mais trabalho e confusão a um processo já complexo.

• A equipe perdia tempo fazendo trabalhos de rotina em vez de elaborar ou trabalhar em estratégias.

• Eram cometidos erros porque faltavam detalhes importantes ou era difícil encontrá-los.

Antes da Asana, gastava boa parte do tempo organizando o meu trabalho, como processando solicitações, coletando atualizações de status ou correndo atrás de pequenos detalhes — em vez de focar na estratégia e no design. Agora consigo poupar tempo, e há menos etapas de revisão porque tenho acesso com antecedência a toda a informação necessária num só lugar.”

Buscar por estrutura e clareza

Roxane decidiu que precisava ter uma estrutura e hierarquia claras para organizar o trabalho, além de uma forma de centralizar a comunicação. Períodos de volume alto, tais como a preparação para grandes eventos de captação de fundos, como Dining Out For Life ou Santa Skivvies Run, tornavam essas necessidades mais prementes. Durante esses períodos, Roxane poderia receber mais de 20 solicitações para uma determinada divisão da organização, o que correspondia a centenas de solicitações de criação em andamento ao mesmo tempo.

A equipe da Roxane começou a procurar por uma ferramenta e avaliou duas das opções que a organização já usava: a Asana e outra ferramenta de gestão do trabalho. Por fim, optaram por usar a Asana por estes motivos:

• Interface limpa, familiar e intuitiva.

• Visualização do projeto em diversos níveis — possibilidade de ver todo o projeto, detalhes da tarefa e lista de subtarefas ao mesmo tempo.

• Hierarquia e estrutura transparentes para os fluxos de trabalho.

• Recursos de comunicação, como comentários, conversas da equipe e atualizações de status.

Ao ser comparada a outras ferramentas, a Asana se sobressaiu graças aos níveis de visibilidade que proporciona. Não era necessário vasculhar informações ou perder de vista o panorama completo para poder acessar detalhes do trabalho.

Integração da equipe

Para conseguir integrar toda a equipe, Roxane elaborou um documento interno para alinhar todos os membros com relação à estrutura do trabalho. Em seguida, criou workshops e materiais adicionais para treinar a equipe, combinando conteúdos e vídeos do Guia Asana com suas próprias convenções de colaboração. Ao definir diretrizes para toda a equipe, foi possível garantir clareza sobre a forma como a equipe trabalharia e obter a hierarquização certa para organizar o trabalho. Roxane também usufruiu dos serviços profissionais da Asana para realizar treinamentos no local com um consultor de sucesso.

Os serviços profissionais da Asana nos prepararam para alcançar o sucesso, alinhando toda a equipe com relação ao uso da Asana e, em seguida, trabalhando com um consultor de sucesso para criarmos nossos fluxos de trabalho. Nossas sessões locais de treinamento nos deram a ajuda que faltava para integrarmos a todos na Asana.”

A Asana provou o seu valor ao diretor de Roxane quando ela lhe pediu para compartilhar um determinado ativo de design e não estava no escritório para o ajudar. Em vez de vasculhar as pastas para encontrar o arquivo, o diretor usou a função de busca na Asana e o encontrou rapidamente. Já para Roxane, o seu momento “Aha!” aconteceu quando ela criou um planejamento usando a Asana para gerir um conjunto complexo de entregáveis de criação para uma campanha promocional e um evento importante. Em vez de recorrer a uma longa planilha e a inúmeras conversas por e-mail, ela elaborou um cronograma de trabalho na Asana que lhe permitiu visualizar todo o processo do início ao fim, e com isso pôde saber quem estava responsável por cada ativo criativo para o evento.

Melhoria dos processos para uma melhor dinâmica

Ao melhorar o processo de solicitação e a colaboração em projetos multidisciplinares mediante o uso da Asana, a equipe de marketing e criação obteve:

• Tempos de resposta mais rápidos: graças à Asana, a equipe recebe todas as informações necessárias com antecedência, reduzindo o vai e volta na comunicação e os erros que ocorrem por falta de detalhes. O resultado é um processo criativo mais eficiente, uma comunicação simplificada e tempos de resposta mais rápidos, ao estar tudo claro e centralizado.

• Uma colaboração interdisciplinar mais eficiente: ao monitorar na Asana os diferentes programas com foco no cliente, como serviços de assistência social, acesso a seringas, aconselhamento sobre o consumo de substâncias e captação de recursos, a equipe consegue atender melhor a toda a organização, pois é possível encontrar as informações com antecedência e ter a certeza de que nenhuma etapa será perdida, simplificando assim a colaboração interdisciplinar e aumentando a eficiência.

Agora, a equipe de marketing tem mais visibilidade sobre o que está sendo trabalhado em toda a organização, o status do trabalho, e acesso às informações necessárias para oferecer um suporte melhor aos programas da SFAF. Com projetos claramente delineados, todos sabem quais são suas prioridades, o que lhes permite focar completamente no trabalho de maior impacto para contribuir para a comunidade. Como resultado, reduziram o tempo de produção e o número de revisões, além de terem simplificado as reuniões e os controles de equipes. Como líder, Roxane está agora mais preparada para priorizar o trabalho ao ter visibilidade sobre tudo o que a equipe está fazendo.

A Asana nos permite manter o alinhamento e comunicar nossas prioridades a outras pessoas porque todos podem visualizar os projetos em andamento a qualquer momento. Isto nos ajuda a colaborar de forma mais eficiente com parceiros de diversas áreas, pois é possível ver como está o andamento do trabalho no processo de produção.”

A San Francisco AIDS Foundation não está apenas dando um exemplo de como trabalhar como organização. No próximo ano, receberão a AIDS 2020, uma conferência internacional que acontecerá na área da baía de São Francisco, local onde a epidemia teve início. Ao ajudar com o trabalho do grupo de planejamento local, a SFAF ficará responsável pela maior parte dos materiais de apoio da conferência, e conta com a Asana para fazer tudo isso.