Quando Brynn lançou a Mirror pela primeira vez, a empresa usava uma miscelânea de ferramentas diferentes para gerir projetos e tarefas, o que resultava em:

• Dificuldades na coordenação do trabalho entre diferentes funções

• Não havia um ponto central de referência

• Tempo excessivo gasto com a organização para o trabalho

Segundo Brynn, “Era um caos”. Brynn precisava de uma solução completa para gerir projetos e tarefas em toda a sua equipe de 75 pessoas — e crescendo.

Simplificação dos trabalhos interdisciplinares

Hoje, a Asana se tornou um núcleo de referência para a Mirror. Cada equipe da Mirror usa a ferramenta para fazer de tudo, desde monitorar clientes até colaborar com parceiros, permitindo que realizem o melhor trabalho possível de forma mais eficaz.

• A equipe de vendas agora pode acompanhar os clientes ao longo de seus ciclos de vida e garantir que a comunicação não fique por fazer.

• A equipe de cadeia de suprimentos consegue acompanhar os pedidos e colaborar sem problemas nos documentos de distribuição que envolvem os fabricantes da Mirror.

• Agora, a equipe de parcerias pode interagir de forma transparente e profissional com seus parceiros — incluindo a lululemon athletica e muitas empresas da Fortune 500 — por meio de um único ponto de contato.

• A equipe de conteúdo consegue gerir os ativos desde a concepção até o lançamento. Um projeto de campanha da Mirror pode envolver a equipe de produção responsável pela criação de fotos, a equipe de fitness responsável pela criação de vídeos com instrutores, a equipe de design responsável pela elaboração da interface do usuário e a equipe de criação responsável pela edição dos materiais criativos.

Graças à flexibilidade da Asana, as equipes podem trabalhar de forma interdisciplinar e integrar o trabalho a partir de um mesmo sistema central de gestão do trabalho.

Estabelecimento de regras de engajamento

Ao implementar a Asana na equipe, Brynn e a equipe estabeleceram regras de engajamento para garantir que todos estivessem alinhados sobre como usar as diferentes ferramentas de trabalho de forma eficaz. O Slack é usado para perguntas rápidas e atualizações de status, a Asana para gerir projetos e tarefas, e o e-mail apenas para comunicações externas e agendamento de reuniões.

A Asana é uma parte importante do nosso alto desempenho, da nossa rigorosidade em relação ao que fazemos e ao que não fazemos, e da nossa boa comunicação uns com os outros.

Brynn Putnam, diretora executiva

Brynn e a equipe também elaboraram convenções da Asana para que todos pudessem se concentrar no trabalho em questão, em vez de se preocupar com como usar a ferramenta. Por exemplo, eles estabeleceram normas para nomear tarefas e anexar documentos, bem como para atribuir tarefas. Antes de atribuir uma tarefa, os membros da equipe também são incentivados a usar a descrição da tarefa para explicar por que definiram uma data de conclusão específica. Isso ajuda os responsáveis a se atualizarem rapidamente, sabendo qual é a importância da tarefa. Também aumenta a confiança de que a data de conclusão foi escolhida com consideração.

Reduzindo a organização para o trabalho

Ao criar um núcleo central de referência para todo o trabalho, Brynn e sua equipe podem dedicar o tempo ao que realmente importa. Desde a adoção da Asana, a Mirror eliminou todos os e-mails internos. Brynn estima que os líderes seniores da Mirror economizam aproximadamente de três a quatro horas por dia. Quando alguém da equipe recebe um documento importante por e-mail, essa pessoa transfere a conversa para uma tarefa da Asana e adiciona as pessoas relevantes como seguidoras. Isso aumenta a clareza em relação a quem é o responsável direto e quais são os próximos passos.

Antigamente, eu chegava em casa, fazia o meu filho dormir às oito e ficava lendo e-mails até à meia-noite, basicamente tentando ordenar as conversas e fazer um quadro mental dos acontecimentos. Agora, só preciso dar uma olhada rápida na Asana, pois sei exatamente o que é mais importante.

Brynn Putnam, diretora executiva

Agora que a Mirror criou um núcleo central de referência que permite à equipe coordenar o trabalho de forma mais eficaz e reduzir a organização para o trabalho, ela está em boa posição para escalar. Como a Mirror pretende dobrar o tamanho da sua equipe no próximo ano, ela usará a Asana para continuar cumprindo a sua missão.