A Kyna English começou no início da pandemia de Covid-19. Tram achou fácil contratar professores qualificados do mundo todo, mas alinhar uma equipe global era um desafio. Os perfis dos alunos e as tarefas de suporte ao cliente eram monitorados em planilhas. O problema era que as planilhas nem sempre estavam atualizadas. Os membros da equipe muitas vezes vasculhavam os registros anteriores de chamadas e chats para obter informações atualizadas. O índice Anatomia do trabalho revela que os trabalhadores podem economizar 4,9 horas por semana com processos aprimorados. Tram tinha a meta de aumentar a retenção de clientes e passar de centenas para milhares de alunos. Ela sabia que isso era possível com processos de trabalho melhores. 

Encontrar uma nova maneira de colaborar

Para expandir a Kyna English e tornar os processos mais eficientes, Tram precisava de uma ferramenta que fosse:

• Altamente colaborativa, para facilitar a localização de informações e a gestão do trabalho entre as equipes.

• Fácil de usar, para que os funcionários novos e atuais pudessem ser treinados rapidamente.

• Disponível para integrações com softwares de chat e e-mail para monitorar a comunicação com os clientes num só lugar.

Tram fez uma avaliação gratuita da Asana e decidiu que a plataforma era a escolha certa para ajudar a empresa a crescer.

A Asana foi a escolha certa para a Kyna English. A plataforma é intuitiva, integra-se aos nossos softwares de e-mail e chat e armazena as informações em um só lugar. Preciso apenas de uma plataforma para me manter a par do trabalho em toda a empresa.

Tram Ho, fundadora e diretora executiva da Kyna English

Implementação da Asana com a ajuda da Flexidata

A Kyna English colaborou com a Flexidata, parceira de Soluções Asana, para configurar fluxos de trabalho e funções de geração de relatórios. Foram configurados painéis de geração de relatórios para acompanhar os volumes de trabalho dos funcionários e o progresso dos projetos. Os softwares de e-mail e chat usados pela Kyna English foram integrados à Asana para que as mensagens fossem convertidas em tarefas na plataforma.  Os perfis dos alunos também foram migrados das planilhas para a Asana. O resultado disso? A equipe da Kyna English tornou-se muito mais eficiente e alcançou a sua meta de ensinar milhares de alunos.

Eduque milhares de alunos com a ajuda da Asana

De acordo com o índice Anatomia do trabalho, 55 % dos trabalhadores em organizações colaborativas afirmam que houve aumento da receita nos últimos três anos. A Kyna English agora atende a mais de 3.000 alunos e observou melhorias significativas na retenção de clientes.

Veja aqui um resumo dos fluxos de trabalho e das funcionalidades que mais ajudaram a equipe da Kyna English.

Monitoramento de perfis de alunos na Asana

Todos os perfis de alunos são armazenados como projetos na Asana. As informações sobre os tipos de personalidade dos alunos, as preferências de aprendizagem, o progresso nas aulas, as expectativas dos pais e as solicitações de suporte associadas são monitoradas em um único lugar. Esse contexto detalhado facilita muito as transições de pessoal e ajuda os líderes a tomar decisões mais rápidas sobre as contas dos alunos. 

A Asana nos ajuda a colaborar. O suporte ao cliente deixou de ser um processo demorado. É simples definir datas de conclusão para as solicitações dos clientes e acompanhar o progresso das tarefas.

Tram Ho, fundadora e diretora executiva da Kyna English

Visualização das cargas de trabalho e das tarefas dos funcionários

Os painéis são configurados para que os líderes da Kyna English possam visualizar as cargas de trabalho dos funcionários e ver como a equipe está se envolvendo com as tarefas. Esses dados ajudam Tram a identificar tarefas não concluídas ou atrasadas e a tomar decisões melhores sobre metas e alocação de recursos.

Planos para dobrar o crescimento

Quando a Kyna English começou, os serviços estavam localizados no Vietnã. Agora, a empresa atua na Indonésia e na Tailândia e tem planos de continuar se expandindo. A equipe da Kyna English estabeleceu a meta de duplicar o número de alunos atendidos pela empresa. Com os fluxos de trabalho organizados e continuamente aprimorados na Asana, a equipe não tem dúvidas de que alcançará a sua nova meta.