Conheçam David Joe (DJ), diretor de marketing, Anthony Smith, produtor executivo, e Nick Monge, gerente de projetos de produção de vídeo e mídia. Este trio de Insomniacs de três áreas distintas da empresa usa a Asana para coordenar projetos em quase todas as facetas do negócio, incluindo a grande transição de eventos presenciais ao vivo para uma sólida oferta de shows virtuais. Eles participaram do processo de seleção para encontrar uma nova ferramenta que pudesse unificar a empresa e ajudar todos a trabalharem em conjunto de forma mais eficiente.

Das casas noturnas de Los Angeles à Insomniac

DJ, que trabalha na Insomniac desde 2018, e Anthony, que trabalha com a Insomniac desde 2011, começaram a carreira no setor de entretenimento gerenciando uma boate em Los Angeles, Califórnia. Eles conhecem o setor de cabo a rabo e desenvolveram um relacionamento com a Insomniac depois que a empresa fez uma parceria com a casa noturna deles para um evento há quase uma década.

Quando DJ e Anthony começaram a trabalhar com a Insomniac, a função deles era analisar a empresa de cima para baixo e identificar ineficiências que pudessem ajudar a corrigir. Um dos primeiros pontos de melhoria que eles identificaram foi a gestão de projetos, particularmente a forma como as equipes se coordenavam entre si. Gerenciar uma casa noturna com dezenas de pessoas — ou até mesmo algumas dúzias — por uma noite é muito diferente de gerenciar e planejar um festival de música de vários dias, por exemplo. Há inúmeros elementos dinâmicos e pessoas envolvidas, desde a escolha e preparação do espaço do evento até a coordenação no dia do evento. Como muitas pessoas vindas do mundo das casas noturnas haviam ingressado na Insomniac, toda a organização precisava repensar a forma como gerenciava os projetos.

“Chegamos a um ponto em que precisávamos que as nossas ferramentas amadurecessem tanto quanto nós”, disse Nick, que está na Insomniac desde 2013. “Precisávamos de todos, juntos, em um sistema dinâmico e em constante evolução, e que todos começassem a trabalhar em sintonia.”

Embora cada equipe tivesse seus próprios processos e formas de gerir os projetos — de documentos e planilhas a pranchetas com impressões em papel —, essa miscelânea de soluções estava levando a falhas, falhas de comunicação entre as equipes e informações isoladas. Esses problemas ficavam especialmente evidentes à medida que os projetos cresciam.

“Não tenho tempo para estar em todos os lugares e falar com todo mundo quando estou trabalhando em um projeto com mil partes”, disse Anthony.

Para fazer com que todos na empresa trabalhassem juntos, a Insomniac precisava de uma ferramenta que pudesse lidar com projetos de grande porte, como festivais de vários dias, e atender às necessidades de diversos departamentos, como produção, finanças, talentos e marketing.

Fazer com que todos trabalhem em sintonia

Quando Anthony e DJ começaram a explorar soluções de gestão de projetos, descobriram que muitas ferramentas tinham limitações que não permitiam à Insomniac conectar de fato todas as equipes de forma coesa em toda a empresa. Eles precisavam de uma ferramenta que pudesse manter todos organizados e em sincronia, independentemente da equipe e do projeto. Além disso, queriam algo visualmente atraente e intuitivo de usar. Foi então que encontraram a Asana.

Ao permitir que as pessoas organizem tarefas em vários projetos, a Asana proporcionou à Insomniac uma experiência totalmente coesa entre as equipes. A Asana permitiu que eles mantivessem todos os projetos atualizados e todos os participantes informados sem notificações constantes e atualizações por e-mail. O recurso de Cronograma também foi fundamental para o planejamento e a execução de eventos, garantindo que as datas de conclusão estivessem devidamente alinhadas. Além disso, os comentários e as subtarefas fizeram grande sucesso na Insomniac. As tarefas referentes a entregas e itens específicos podiam ser atribuídas a membros específicos da equipe, enquanto todos os detalhes permaneciam organizados e fáceis de encontrar.

Eles também consideraram a Asana visualmente atraente e adequada para profissionais de criação.

Somos uma empresa de entretenimento, uma gravadora e uma das maiores entidades de streaming de música do mundo. Temos várias marcas de vestuário e moda. Somos uma empresa muito criativa e precisamos de ferramentas que funcionem bem com isso e também sejam agradáveis de usar.

Anthony Smith, produtor executivo

Quando DJ e Anthony estavam prontos para apresentar a Asana ao CEO da Insomniac, ele adorou o que viram e estava pronto para que a empresa adotasse a ferramenta integralmente.

“Apresentamos nossos argumentos e detalhamos tudo”, disse Anthony sobre o processo. “Analisamos as funcionalidades da Asana de forma muito aprofundada, sabíamos o que íamos fazer com a ferramenta e contamos com o total apoio da liderança para fazer isso acontecer.”

Potencializando o trabalho da Insomniac com a Asana

Embora Anthony e DJ tenham recebido a aprovação do CEO para usar a Asana, eles queriam garantir uma implementação tranquila e a adoção em toda a empresa. Para isso, começaram por se dirigir aos chefes de todos os departamentos — do marketing ao financeiro e todos os demais — para angariar apoio para a Asana.

Como a Asana resolveria um grande problema na organização — processos e gestão de projetos ineficientes —, os chefes de departamento ouviram DJ e Anthony, confiaram neles e integraram com entusiasmo as suas próprias equipes. Para garantir que as pessoas integrassem plenamente a Asana aos seus fluxos de trabalho diários, DJ, Anthony e Nick tinham um plano para treinar todos nas boas práticas da Asana. Então, a COVID-19 chegou ao mundo.

Integração à Asana e trabalho remoto — ao mesmo tempo

Não só a primeira sessão de treinamento da Asana foi realizada remotamente devido à pandemia, como a Insomniac também estava em meio à transição do seu negócio de eventos presenciais para transmissões ao vivo. Felizmente, eles já haviam começado a implementar a Asana, e as pessoas estavam começando a usar a nova ferramenta.

“Mudamos todo o modelo de negócios da nossa empresa, passando de eventos presenciais para transmissões ao vivo em um mês”, disse DJ. “Sinceramente, sem a ajuda da Asana, provavelmente não teríamos chegado a este ponto. A Asana foi fundamental nas fases iniciais dessa grande mudança.”

Em um período no qual muitas pessoas se sentem isoladas e sozinhas, a Insomniac vê ainda mais significado nas transmissões ao vivo. Desde que mudaram o modelo, eles receberam muitos feedbacks sobre a quantidade de alegria e conexão que proporcionaram aos seus fãs.

Agora que a Asana está em uso, os benefícios têm sido enormes — indo muito além da transição de eventos presenciais para eventos transmitidos ao vivo.

A paralisação que o nosso setor sofreu devido à COVID nos obrigou a transferir tudo para o ambiente online enquanto encontrávamos uma forma de manter os nossos funcionários conectados e em dia à distância. A Asana nos possibilitou fazer exatamente isso, resolvendo muitos dos nossos problemas logísticos e de fluxo de trabalho. O nosso relacionamento com a Asana veio na hora certa e, após integrarmos rapidamente a equipe, ela se tornou o alicerce do que nós estávamos fazendo.

Pasquale Rotella, diretor executivo / fundador da Insomniac.

Graças à Asana, Anthony sabe imediatamente quais projetos estão em dia ou atrasados e com quem falar se precisar de mais informações. Como os eventos que eles organizam dependem muito das datas, o Cronograma os ajuda a manter o trabalho fluindo sem problemas e dentro dos prazos.

Antes da Asana, Nick tinha que perguntar todos os dias a cada designer sobre o status do trabalho deles, e agora ele mesmo pode consultar o status do projeto na Asana. Os gerentes podem analisar um projeto e ter certeza de que ele está em dia sem precisar controlar até os mínimos pormenores da equipe. Além disso, o uso de e-mails internos na Insomniac despencou, já que a maior parte dessa comunicação agora ocorre na Asana.

“O que fizemos com a Asana foi elevar a gestão de projetos a um patamar mais alto na empresa, onde todas as funções de negócio agora acontecem dentro dela”, disse Nick. “Ter tudo centralizado tem sido uma melhoria fundamental para nós.”

O próximo ato da Insomniac

Quando o mundo voltar a abrir, a Insomniac planeja retomar seus negócios com eventos e festivais presenciais ao vivo. Embora haja muita incerteza sobre como será o mundo após a COVID, uma coisa é certa: a equipe da Insomniac criará modelos e estruturas na Asana para mais uma grande mudança nos seus negócios.

Após a transição de volta aos eventos presenciais, a próxima evolução da empresa será usar a Asana durante eventos ao vivo e festivais. Anthony vislumbra um futuro em que os gestores de projetos circulam pelos eventos com tablets, concluindo as tarefas da Asana no aplicativo, em vez de usar a tradicional prancheta com papel. Com tanta presença da Asana no futuro, eles consideram a adoção da ferramenta uma prioridade elevada para preparar a Insomniac para o sucesso.