Hack Reactor ensina o mundo todo a programar #comAsana

Aumentando a escala de uma educação de excelência

Hack Reactor, um centro de treinamento de programação voltado para a aceleração profissional dos seus alunos, é conhecido por oferecer uma educação de excelência para os milhares de estudantes que integram os seus centros de ensino.

“O grande desafio de qualquer indústria de serviços é realmente garantir um serviço excepcional”, explica o diretor executivo da Hack Reactor, Tony Phillips. Isto é verdade especialmente quando a equipe é fragmentada, e a Hack Reactor ministra aulas em seis campi diferentes por todos os EUA.

A Hack Reactor tem como foco acertar em todos os detalhes e em todos os lugares. “Uma das nossas características principais é fazer as pessoas sentirem que foi aplicado um cuidado meticuloso à sua educação e até mesmo em pequenas coisas, como conferir todas as informações e a ortografia nos crachás quando chegam para o dia de orientação. E é isso que diferencia um grande serviço, todas essas pequenas coisas que as empresas de serviços realmente fortes percebem e aperfeiçoam. O segredo está nos detalhes.”

Tirar as preocupações da cabeça

Quando a Hack Reactor estava começando, era fácil para o Tony ficar de olho em tudo, nos detalhes grandes e pequenos. Mas à medida que a Hack Reactor abria novos locais e aumentava o quadro de funcionários e de alunos, passou a ser um desafio expandir proporcionalmente esse nível de cuidado meticuloso. Tornava-se difícil para o Tony confiar que todos os detalhes estavam sendo cuidados.

“Precisamos padronizar um grande número de coisas diferentes e implementá-las em vários lugares ao mesmo tempo. Temos instalações em Nova Iorque, Austin, Los Angeles, São Francisco, e também on-line. Não é fácil fazer acontecer a mesma coisa em Nova Iorque e em São Francisco, os mesmos tipos de eventos, a mesma sensação geral e as mesmas emoções.”

À medida que a equipe construía os seus processos, precisava poder contar com um local central para armazenar as informações e ajudar a repetir os processos nas novas instalações, mantendo a mesma visibilidade que o Tony queria sobre tudo o que estava acontecendo.

Ele estava pronto para “tirar as preocupações da cabeça” e colocar toda a informação num lugar onde sua equipe cada vez maior de funcionários pudesse usá-la. “Nós processamos muita informação. Nossos cérebros não são muito eficazes em armazená-la, mas são bons em pensar. Você começa a querer guardar a informação em algum outro lugar para poder fazer alguma coisa com ela.”

Ao escolher a ferramenta para desempenhar esse trabalho, estes eram os seus pontos de maior importância:

• Como diretor executivo, como posso estar seguro que todos os detalhes necessários são observados?

• Como podemos ter certeza que os processos detalhados podem ser padronizados corretamente em diversos lugares?

• Como podemos poupar tempo com processos que podem ser repetidos?

Da união do pensamento ao modus operandi

Tony implementou a Asana para toda a equipe do Hack Reactor após tê-la usado para uso pessoal. “O que nos levou a lançar a Asana em toda a empresa foi quando deixou de haver uma ‘união do pensamento’. Assim que a telepatia que se pode ter em um grupo pequeno de pessoas desaparece, percebemos imediatamente uma forte sensação de insegurança.”

Primeiro disponibilizaram para toda a empresa a documentação detalhada sobre processos, como o desenvolvimento de cursos e instalações. Ao transferir a informação para a Asana, Tony adquiriu confiança de que a sua equipe tinha todas as informações de que necessitava para fazer bem o seu trabalho.

Também era importante que a ferramenta lhes permitisse se tornar mais eficientes à medida que acrescentavam novos centros de ensino, por isso viram com entusiasmo a possibilidade de usar a API da Asana.

“Há um enorme diferencial que distingue a Asana das outras ferramentas, que é o acesso muito fácil à API. Mesmo que a Asana não seja perfeitamente adequada para um determinado fluxo de trabalho, até um engenheiro de software medíocre como eu consegue adicionar funcionalidades via API para criar uma solução personalizada que ajuda uma equipe a fazer mais coisas.”

Após usar o recurso de modelos da Asana para copiar os projetos e processos, a equipe Hack Reactor adicionou ainda mais funcionalidades através da API e criou um programa chamado Show Runner. “Criamos este modelo de aula gigante, escrevemos um sistema com a API da Asana que copia automaticamente todas as tarefas necessárias para uma nova aula e atribui essas tarefas. O que nós criamos na API nos permitiu atribuir tarefas repetitivas para as pessoas certas, as tarefas certas nos momentos certos. Cobrimos todos os detalhes.”

Tudo passa pela Asana

Agora a equipe do Hack Reactor de mais de 200 pessoas usa a Asana para diversos fluxos de trabalho. “Os nossos processos de gestão passam pela Asana. As nossas avaliações de desempenho passam pela Asana. Os nossos procedimentos operacionais padrão passam pela Asana. As nossas políticas de RH estão na Asana. Os eventos que criamos para levantar a moral da equipe são organizados através da Asana. Tudo passa pela Asana.”

• Documentação e modelos: “A Asana é de grande ajuda porque podemos fazer duplicações. Criamos muitos modelos com a Asana. Você tem todo um projeto ou todo um processo e pode simplesmente copiá-lo e enviá-lo para cá, e dizer: ‘faça exatamente assim’.”

• Avaliações de desempenho: “Com a Asana, eu posso ver em que ponto estamos e o progresso que fizemos. A Asana me ajuda a calibrar a percepção de com quem eu devo me preocupar e com que frequência preciso entrar em contato com essas pessoas.”

• Reuniões a dois: “Os projetos privados são excelentes para pequenas reuniões com cada membro da equipe ou para discutir assuntos com a equipe executiva.”

• Gestão das instalações: “Temos listas de verificação para as operações e tarefas das nossas instalações. Há uma tarefa Asana até para nos certificarmos de que as plantas são regadas.”

• Admissões: “Todos os alunos em potencial são uma tarefa. Usamos a Asana para acompanhar os alunos desde o seu processo de aplicação até um programa.”

Realmente não conseguimos viver sem a Asana. Todos estão usando a Asana, em todos os locais da empresa.”

Usar a Asana de ponta a ponta foi crucial para ajudar a Hack Reactor a expandir. Nas palavras de Tony, “Reduzimos pela metade os nossos custos operacionais porque podemos operar de forma mais eficiente com os processos que preparamos na Asana”. E à medida que se reduz os custos, a qualidade da experiência durante a aula e após a graduação também melhoram. 98% dos alunos formados pela Hack Reactor são contratados.