Antes da COVID-19, a Asana era a nossa bíblia para a equipe. Agora, ela é ainda mais. Em vez de falar com os meus colegas de trabalho do outro lado da mesa, estamos nos comunicando por meio de comentários na Asana. Ainda conseguimos monitorar tudo o que está acontecendo sem estar lá pessoalmente.

Tori Marsh, diretora de pesquisa

Acabando com a fragmentação com um núcleo de referência

A GoodRx precisava de uma ferramenta flexível o suficiente para ser usada por todas as equipes, mas abrangente o suficiente para administrar toda a empresa.

A Asana deu à GoodRx uma estrutura para colaborar entre as equipes e compartilhar informações sem perder tempo com vaivéns.

Fluxos de trabalho de solicitações otimizados permitem uma colaboração mais fluida

• A GoodRx usa a Asana em toda a empresa para solicitar, monitorar e gerar relatórios sobre o trabalho. 

• Projetos compartilhados, como o Projeto do editor, onde as solicitações de edição de conteúdo são geridas, facilitam a visibilidade do trabalho para todas as equipes. 

• Os formulários e os modelos de tarefas agilizam as solicitações e garantem que as equipes recebam todas as informações necessárias com antecedência, o que economiza uma média de 39,75 dias de trabalho por ano. 

• Cada solicitação externa também é registrada na Asana, para que possam manter um núcleo de referência.

Aprimoramento dos relatórios para fundamentar a tomada de decisões

• Como tudo é feito na Asana, as equipes têm acesso a todo o trabalho concluído e podem visualizar trabalhos antigos com os relatórios de busca avançada.

• Dessa forma, os membros da equipe podem ver quanto trabalho concluíram em um determinado período para embasar o planejamento futuro e as necessidades de recursos — ou, apenas por diversão, voltar até 2018 para ver o quanto o seu trabalho evoluiu desde então.

Armazenar tarefas em vários projetos é um divisor de águas. É muito útil poder ter uma tarefa que se encontra tanto no projeto de pesquisa quanto no projeto dos editores, para que ambos possamos acessá-la.

Tori Marsh, diretora de pesquisa

Colaboração perfeita com as partes interessadas internas e externas

A equipe de pesquisa precisava de uma maneira de colaborar com todos os tipos de membros da equipe, tanto interna quanto externamente. Sem ferramentas de gestão do trabalho eficazes, era difícil comunicar-se sobre o trabalho e compartilhar documentos de uma maneira fácil de monitorar. Em vez disso, a equipe de pesquisa acabava com longas correntes de e-mails ou mensagens, e informações importantes se perdiam no caos.

A Asana deu à equipe de pesquisa a visibilidade de que precisava para monitorar com eficiência as informações e solicitações.

A integração otimizada ajuda a equipe a crescer

• A equipe de pesquisa opera principalmente a partir de um projeto central.

• A primeira seção desse projeto é chamada de Seção de boas-vindas, que inclui as metas da equipe, informações de comunicação, conteúdo de integração e muito mais.

• Os novos contratados são incentivados a explorar essas tarefas para saber mais sobre como a equipe opera.

Mais visibilidade promove a responsabilização

• A equipe de Pesquisa frequentemente adiciona tarefas a vários projetos, o que melhora a visibilidade e a responsabilização para que os prazos sejam cumpridos.

• Ao visualizar as tarefas em vários lugares, eles podem monitorar as solicitações no seu projeto principal, mas também adicionar tarefas a quaisquer projetos relevantes para editores, repórteres de mídia ou convidados externos na Asana.

Precisávamos de encontrar uma maneira de acompanhar todos os nossos acontecimentos e pesquisas sem atropelar uns aos outros. Não tínhamos como saber quem estava trabalhando no quê durante todo o processo.

Tori Marsh, diretora de pesquisa

Avançando mais rapidamente com a centralização da comunicação

A equipe de marketing precisava de uma maneira de coordenar o seu trabalho, que está dividido em duas equipes: a equipe on-line, que trabalha com marketing digital, e a equipe off-line, que se concentra no marketing tradicional. As duas equipes gerenciam fuxos de trabalho totalmente separados, mas ainda precisam de visibilidade sobre o que a outra está fazendo para fazer o marketing de forma eficaz. Sem ferramentas de gestão do trabalho, o trabalho delas era isolado e fragmentado.

A Asana proporcionou ao marketing um núcleo de referência para a comunicação entre as equipes on-line (marketing digital) e off-line (marketing tradicional), ajudando-as a trabalhar com mais eficiência.

Processos padronizados aceleram a integração

• A equipe de marketing inicia os novos contratados com um guia na Asana sobre qual elemento da sua pilha de tecnologia usar e quando. Eles têm diretrizes específicas para garantir que as solicitações, a comunicação e o trabalho estejam todos no lugar certo. 

• Depois que os novos funcionários aprendem a usar o conjunto tecnológico, recebem o seu próprio guia personalizado da Asana para se concentrarem em como usarão a ferramenta a cada dia.

A comunicação centralizada ajuda os profissionais de marketing a agir mais rapidamente

• Os membros da equipe podem facilmente visualizar e se adicionar a quaisquer tarefas relevantes que precisem acompanhar. Mesmo que percam um dia ou tirem uma folga, eles sempre podem ficar a par de tudo com os comentários nas tarefas. 

• Isso lhes poupa uma média de 79 dias de trabalho por ano, porque não perdem tempo pedindo atualizações aos colegas de equipe ou alternando o contexto entre e-mails. 

• Como as tarefas na Asana têm apenas um responsável, os profissionais de marketing sempre sabem quem é a pessoa de contato para o trabalho.

O uso da Asana trouxe três vantagens para a nossa equipe. Nos tornamos mais eficientes, conseguimos realizar toda a comunicação em um espaço compartilhado e nunca a nossa colaboração interdisciplinar foi tão boa como é agora.

Catherine Galutera, líder da equipe de operações de marketing

A sua reposição está pronta para retirada

A equipe da GoodRx se dedica a publicar pesquisas e alcançar mais pessoas, para que possam ajudar os americanos a ter acesso aos cuidados de que precisam a um preço acessível. E, como sempre, eles usarão a Asana para acompanhar os trabalhos e contar essas histórias.