GoodRx aumenta a visibilidade em toda a empresa com a Asana

Destaques

Desafio

• A GoodRX precisava de uma solução de gestão do trabalho que funcionasse em toda a organização, não apenas em equipes individuais.

• As equipes não tinham um espaço compartilhado para se comunicar sobre o trabalho e compartilhar informações de uma maneira fácil de acompanhar.

• O trabalho das diferentes equipes estava isolado e fragmentado, o que gerava ineficiências.

Solução

• A GoodRx usa a Asana em toda a empresa para solicitar, monitorar e gerar relatórios sobre o trabalho.

• As equipes levaram os fluxos de trabalho de solicitação para a Asana, simplificando a colaboração entre as equipes.

• Os projetos e relatórios compartilhados dão visibilidade às equipes e acabam com a fragmentação. 

• Cada novo contratado é treinado na Asana, com treinamento personalizado para cada equipe.

Resultado

• Economia de 125 dias úteis por ano em mais de 400 funcionários. 

• Aumentou a visibilidade sobre o trabalho que acontece em toda a empresa, gerenciando tudo em uma única plataforma.

• Melhor planejamento de recursos com relatórios aprimorados sobre o trabalho e os projetos concluídos.

Antes da COVID-19, a Asana já era a bíblia da nossa equipe. Agora, ainda mais. Em vez de conversar com os meus colegas de trabalho do outro lado da mesa, estamos nos comunicando por meio dos comentários na Asana. Ainda conseguimos acompanhar tudo o que está acontecendo sem estar lá pessoalmente.”

Acabando com a fragmentação com um único ponto de referência

A GoodRx precisava de uma ferramenta que fosse flexível o suficiente para ser usada por todas as equipes, mas abrangente o suficiente para administrar todo o Business.

A Asana deu à GoodRx uma estrutura para colaborar entre as equipes e compartilhar informações sem perder tempo com idas e vindas.

Fluxos de trabalho de solicitação simplificados permitem uma colaboração mais fluida

• A GoodRx usa a Asana em toda a empresa para solicitar, monitorar e gerar relatórios sobre o trabalho. 

• Os projetos compartilhados, como o Projeto do editor, onde as solicitações de edição de conteúdo são geridas, facilitam a visibilidade do trabalho para todas as equipes. 

• Os formulários e as tarefas-modelo simplificam as solicitações e garantem que as equipes recebam todas as informações necessárias antecipadamente, o que economiza uma média de 39,75 dias úteis por ano. 

• Cada pedido externo também é registrado na Asana, para que possam manter um núcleo de referência.

Aprimoramento da geração de relatórios para embasar a tomada de decisões

• Como tudo é feito na Asana, as equipes têm acesso a todo o trabalho concluído e podem visualizar o trabalho antigo com os relatórios de busca avançada.

• Dessa forma, os membros da equipe podem ver quanto trabalho concluíram em um determinado período para informar o planejamento futuro e as necessidades de recursos — ou, apenas por diversão, voltar a 2018 para ver o quanto o trabalho evoluiu desde então.

A possibilidade de armazenar tarefas em vários projetos é um divisor de águas. É muito útil poder ter uma tarefa que esteja tanto no projeto de pesquisa quanto no projeto dos editores, para que ambos possamos acessá-la.”

Colaboração integrada com partes interessadas internas e externas

A equipe de pesquisa precisava de uma maneira de colaborar com todos os tipos de membros da equipe, tanto interna quanto externamente. Sem ferramentas de gestão do trabalho eficazes, era difícil comunicar-se sobre o trabalho e compartilhar documentos de uma forma que fosse fácil de acompanhar. Em vez disso, a equipe de pesquisa acabava com longas conversas por e-mail ou mensagens, e informações importantes se perdiam no caos.

A Asana deu à equipe de pesquisa a visibilidade de que precisava para monitorar com eficiência as informações e solicitações.

A integração simplificada ajuda a equipe a crescer

• A equipe de pesquisa opera principalmente a partir de um projeto central.

• A primeira seção desse projeto é chamada de Seção de boas-vindas, que inclui as metas da equipe, informações de comunicação, conteúdo de integração e muito mais.

• Os novos contratados são incentivados a se aprofundar nessas tarefas para saber mais sobre como a equipe opera.

A visibilidade aprimorada promove a responsabilidade

• A equipe de pesquisa frequentemente adiciona tarefas a vários projetos, o que melhora a visibilidade e a responsabilidade para que cumpram os prazos.

• Ao visualizar as tarefas em vários lugares, eles podem monitorar as solicitações no projeto principal, mas também adicionar tarefas a quaisquer projetos relevantes para editores, repórteres de mídia ou convidados externos na Asana.

Precisávamos de encontrar uma maneira de acompanhar todos os nossos acontecimentos e pesquisas sem atropelar uns aos outros. Não tínhamos como saber quem estava trabalhando no quê durante todo o processo.”

Avançando mais rapidamente com a comunicação centralizada

A equipe de marketing precisava de uma maneira de coordenar o seu trabalho, que é dividido em duas equipes: a equipe on-line, que trabalha com marketing digital, e a equipe off-line, que se concentra no marketing tradicional. As duas equipes gerenciam fuxos de trabalho totalmente separados, mas ainda precisam de visibilidade sobre o que a outra está fazendo para comercializar de forma eficaz. Sem ferramentas de gestão do trabalho, o trabalho delas estava em silos e fragmentado.

A Asana deu ao marketing um núcleo central de referência para a comunicação entre as equipes on-line (marketing digital) e off-line (marketing tradicional), ajudando-as a trabalhar com mais eficiência.

Processos padronizados aceleram a integração

• A equipe de marketing inicia as novas contratações com um guia na Asana sobre qual elemento da sua pilha de tecnologia usar e quando. Eles têm diretrizes específicas para garantir que as solicitações, a comunicação e o trabalho estejam acontecendo no lugar certo. 

• Depois que os novos contratados aprendem a usar a sua pilha de tecnologia, eles recebem um passo a passo personalizado da Asana para se concentrar em como usarão a ferramenta todos os dias.

A comunicação centralizada ajuda os profissionais de marketing a agir mais rapidamente

• Os membros da equipe podem facilmente visualizar e adicionar-se a quaisquer tarefas relevantes que precisem acompanhar. Mesmo que faltem um dia ou tirem uma folga, podem sempre ficar a par de tudo com os comentários nas tarefas. 

• Isso lhes poupa uma média de 79 dias úteis por ano, porque não perdem tempo pedindo atualizações aos colegas de equipe ou alternando entre e-mails. 

• Como as tarefas na Asana só podem ter um responsável, os profissionais de marketing sempre sabem quem é a pessoa certa para o trabalho.

O uso da Asana trouxe três vantagens para a nossa equipe. Nos tornamos mais eficientes, conseguimos realizar toda a comunicação em um espaço compartilhado e nunca a nossa colaboração interdisciplinar foi tão boa como é agora.”

A sua recarga está pronta para retirada

A equipe da GoodRx se dedica a publicar pesquisas e alcançar mais pessoas, para que possam ajudar os americanos a acessar os cuidados de que precisam a um preço acessível. E, como sempre, eles usarão a Asana para acompanhar o trabalho e contar essas histórias.