G2 é uma plataforma de avaliação de softwares e serviços Business-to-business da confiança de milhões de compradores e fornecedores ao redor do mundo. Os eventos são um dos canais utilizados pela equipe de marketing para engajar os dois públicos. Liderada por Adam Goyette, vice-presidente da Demand Generation, a equipe de eventos produz mais de 150 eventos todos os anos, de estandes de avaliações pagas para seus clientes a patrocínios de conferências e jantares de geração de demanda para criar um funil adequado à sua empresa de vendas.
Para assegurar-se de que todos esses eventos ocorrem sem transtornos, Adam conta com uma equipe de quatro funcionários em tempo integral, mais de 30 fornecedores, e inúmeros colaboradores multidisciplinares para coordenar a logística, produção de criações, materiais de vendas e promoções. Para amparar as crescentes necessidades para os eventos da G2, Adam sabia que precisava disponibilizar os processos e as ferramentas num local que favorecesse a expansão da equipe.
Quando analisava as possibilidades para expandir a equipe Adam se deparou com desafios operacionais bastante comuns:
Adam se deu conta de que precisavam desenvolver processos de eventos padronizados para conseguir dimensionar e expandir o programa com êxito. Além disso, os planos dos eventos precisavam estar acessíveis a todos para conseguirem coordenar com novos fornecedores, colaboradores interdisciplinares, e fornecedores.
“Criamos modelos dos eventos que realizamos com frequência, o que nos permite reduzir o tempo de planejamento em 80%. Agora, o tempo que dedicamos a cada evento é empregado a personalizá-lo e melhorá-lo de acordo com as necessidades.”
Embora a equipe de marketing da G2 tenha sugerido outras ferramentas de gerenciamento do trabalho no passado, nenhuma delas vingou. Então, Ryan Bonnici se juntou à empresa como Diretor de marketing e apresentou à equipe a Asana, que já usava com suas equipes nas empresas anteriores. Comparando com as outras ferramentas, Adam a considerou a solução mais intuitiva, flexível e poderosa para a gestão de diferentes fluxos de trabalho para os eventos e para a colaboração com as equipes de outros departamentos.
“À medida que nossa equipe crescia, precisávamos de uma ferramenta que nos permitisse coordenar eventos complexos e ter visibilidade sobre os planos à medida que avançávamos sem ter que depender de e-mails e reuniões. Asana facilitou o monitoramento de cada tarefa e de cada prazo num só lugar, o que nos economizou mais de 40 horas trimestrais com reuniões.”
Para garantir a adoção, a equipe de marketing desenvolveu convenções e boas práticas para criar processos de gerenciamento de eventos na G2, todos eles padronizados. A equipe começou então a planejar, atribuir e monitorar os trabalhos para os eventos apenas na Asana. Com um sistema de registros central o trabalho deixou de ficar espalhado entre e-mails, planilhas e notas de reuniões. Isso assegura que os planos dos eventos são monitoráveis e acessíveis a toda a equipe para fácil colaboração e compartilhamento do conhecimento. Adam também convidou fornecedores para a Asana e para os eventos relevantes do seu interesse para que pudessem coordenar a logística em conjunto com a equipe interna de um só lugar.
A equipe de Adam tem agora centralizados na Asana todos os planos dos eventos, incluindo contratos com os fornecedores, listas de conferência para o dia do evento e outros, para que todos tenham visibilidade, e criou também modelos de projetos com cronogramas de trabalho para reduzir o tempo de planejamento. Além disso, a equipe integrou a Asana com o Slack para poder converter mensagens em tarefas e atuar nas tarefas sem sair do Slack, mesmo quando estão no local do evento. Isso os ajuda a manter tudo conectado e lhes permite trabalhar sem interrupções quer estejam no escritório ou no salão de eventos.
“Agora que gerenciamos os eventos na Asana pudemos duplicar o número de eventos que organizamos, o que nos ajudou a gerar mais avaliações de clientes para os nossos fornecedores e criar novos fluxos de vendas para a empresa.”
Ao centralizar e padronizar os seus planos de eventos na Asana a equipe pôde crescer com sucesso, reduzir o tempo de planejamento em 80%, e produzir o dobro de eventos em três continentes para gerar avaliações de software, alimentar funis de vendas e atingir metas de receitas. Eles continuam a aperfeiçoar os processos dos eventos a partir dos seus aprendizados, têm planos ambiciosos para acelerar o crescimento e estão prontos para gerenciar ainda mais eventos com a ajuda da Asana.