Bending Spoons aproxima-se do topo da lista com a Asana

Estudo de caso Asana - Bending Spoons - Equipe
  • Logotipo Bending Spoons
  • Sede
    • Milão, Itália
  • Funcionários
    • 170

Impacto da Asana

  • A equipe de Recursos Humanos não deixa nada atrasar, porque as responsabilidades e os prazos são claros.
  • Há mais visibilidade por toda a organização, porque tudo fica em um só lugar.
  • Agora que o uso de múltiplas ferramentas de colaboração foi eliminado, fortaleceu-se a comunicação entre as funções e departamentos.

Você já se perguntou quem desenvolve os aplicativos sem os quais você não consegue viver? A Bending Spoons (com sede em Milão, na Itália) é uma dessas empresas, desenvolvendo e comercializando aplicativos de qualidade à velocidade da luz. Apesar de não ser um nome tão conhecido, os aplicativos da Bending Spoons já foram baixados mais de 300 milhões de vezes — número que não para de crescer —, o que significa que o seu impacto global não pode ser subestimado.

Aplicativos como o [Splice]https://apps.apple.com/br/app/splice-editor-de-video/id409838725), o Desafio 30 Dias Para Fitness, e o Sleep ajudam milhões de usuários todos os meses. Embora o desenvolvimento e a comercialização de um aplicativo sejam tarefas bem trabalhosas, os mais de 150 funcionários e parceiros da Bending Spoons aceleram o processo mantendo a organização e o foco na tarefa. A Alice Valsecchi, chefe de recursos humanos, é uma das integrantes dessa equipe. Ela atua na gestão de diversas necessidades internas, como integração de pessoal e cultura empresarial, eventos corporativos e segurança do trabalho — responsabilidades essenciais que muitos não levam em consideração quando pensam em desenvolvimento de aplicativos.

A Alice fica em constante colaboração com outros funcionários da empresa, inclusive a gerente de conteúdos Ekaterina Sukhliaeva. O rápido crescimento da Bending Spoons deu à empresa a oportunidade de diversificar o portfólio de aplicativos, o que também tornou o cargo da Ekaterina essencial. Responsável por usar a criatividade para se manter à frente do mercado, ela e a sua equipe criam recursos de áudio, vídeo, imagens estáticas e todos os outros conteúdos que os usuários veem quando abrem um aplicativo.

Preparação para o crescimento

Embora os aplicativos móveis proporcionem valor e conveniência ao toque de um botão, administrar a empresa que os desenvolve é complicado. O uso de sistemas e processos é essencial para que a equipe da Bending Spoons tenha êxito em todas as suas atividades, desde a programação, a criação de conteúdos e a cultura corporativa até a coordenação de eventos.

À medida que a empresa especialista em aplicativos começou a crescer rapidamente, a Alice e a Ekaterina perceberam que desenvolver aplicativos sem comprometer a qualidade exigiria uma ferramenta de gestão do trabalho. Felizmente, essa foi uma previsão oportuna e acertada — e não uma medida remediadora quando já houvessem problemas —, e o planejamento da empresa a levou na direção certa.

Para se manter à frente da concorrência, seria necessário escolher e implementar uma ferramenta rapidamente. Para isso, era preciso buscar uma solução e parceria que garantisse um processo de integração de pessoal simplificado e oferecesse suporte contínuo. Seria bom ter recursos e facilidade no uso, mas era crucial encontrar uma ferramenta simples e bem pensada que proporcionasse uma visão ampla das operações. Outra característica essencial e não negociável era que o novo sistema pudesse ser usado por toda a organização.

“Eu queria uma plataforma em que pudesse ver rapidamente todos os trabalhos em andamento.”
— Alice Valsecchi, chefe de recursos humanos da Bending Spoons.

Gestão inteligente do trabalho

Para desenvolver mais aplicativos num ritmo mais rápido é preciso agilizar as contratações. Conforme novas pessoas entravam na equipe e o processo de integração se tornava mais complexo, manter tudo organizado passava a ser cada vez mais difícil. Ferramentas de envio de mensagens e e-mails dispersavam e descentralizavam os fluxos de trabalho. Para seguir cronogramas precisos, acompanhar o progresso e distribuir responsabilidades, era preciso contar com uma ferramenta bem projetada e integrada.

Mas a área de Recursos Humanos não era a única que lidava com centenas de tarefas ao mesmo tempo. Fazer a gestão de elementos como imagens, vídeo, áudio e conteúdo escrito para vários aplicativos simultaneamente (durante o desenvolvimento e os lançamentos) estava se tornando uma tarefa árdua. Num dado momento a equipe da Ekaterina poderia estar editando um vídeo para o aplicativo de ioga e, no instante seguinte, enviando uma música para um exercício novo do aplicativo de fitness.

“Nosso processo de integração de funcionários está em constante desenvolvimento e evolução. Com a Asana, nós conseguimos mudar nossos modelos facilmente para aperfeiçoar o processo.”
- Alice Valsecchi, gerente de recursos humanos da Bending Spoons.

Depois de testar outras ferramentas, a Bending Spoons escolheu a Asana (https://asana.com/pt) como solução de gestão do trabalho. A intuitividade, a facilidade de implementação e a possibilidade de usar a Asana em todos os lugares foram as características que conquistaram a liderança da Bending Spoon. A empresa se orgulha de desenvolver aplicativos fáceis de usar, então, encontrar essa mesma característica na Asana foi muito bem-visto por todos.

A aceitação a nível executivo simplificou a implementação da Asana. A equipe achou tudo tão natural que a melhor abordagem foi começar a usá-la imediatamente e aprender durante o uso. As pessoas também adicionaram tarefas como “filmes imperdíveis” para levar a cultura da Bending Spoons para a plataforma. A comunicação entre os funcionários e o desenvolvimento de reuniões gerais da empresa também encontraram o seu espaço na Asana, o que ajudou a garantir a aceitação total.

Uma solução para uma organização inteira

Para entender como a Asana ajuda a Bending Spoons a saber quem está fazendo o quê e quais são os prazos, basta falar com o departamento de desenvolvimento de aplicativos. Quatro equipes com 20 pessoas trabalham de maneira eficiente em 50 projetos diferentes ao mesmo tempo. As exigências, os recursos e os cronogramas deles variam, então é preciso que as equipes tenham total transparência entre si.

Os Formulários Asana garantem que a equipe da Ekaterina receba as exigências para textos, imagens, áudio, etc. com antecedência, então fica mais fácil determinar o escopo de trabalho. A eficiência aumentou agora que as mensagens estão todas num só lugar, e ficou mais simples dar início aos processos, o que por sua vez melhorou a relação entre as funções.

A Alice e o grupo de Recursos Humanos usam um modelo de integração para cada nova contratação — o que se mostrou um divisor de águas. O design de marca e os eventos internos também são feitos na Asana, e a equipe chegou até a gerir toda a mudança de escritórios usando a ferramenta.

“Poder controlar o processo de integração com os modelos da Asana facilita as coisas e evita confusões. Ficamos responsáveis por cada detalhe.”
— Alice Valsecchi, gerente de recursos humanos da Bending Spoons.

Desde que a Asana passou a ser utilizada, já não há tanto atraso nos trabalhos e praticamente já não é preciso procurar as informações necessárias para a conclusão das tarefas. A maior visibilidade de toda a empresa melhorou a colaboração e a comunicação entre as funções e departamentos, pois tudo fica centralizado em um só lugar.

A Bending Spoons continuará crescendo sem ter de passar pelas dificuldades que outras empresas normalmente enfrentam em períodos de rápida expansão, em razão da coesão entre as pessoas e a forma como elas usam a Asana. Isso é essencial para que a empresa alcance a sua meta de se tornar a principal desenvolvedora e divulgadora de aplicativos móveis do mundo. A Asana proporciona a que a Bending Spoons se mantenha no caminho certo e se concentre em desenvolver aplicativos de grande valor para os seus clientes.