A ABUS eleva o nível com a Asana

Com 27 mil clientes e 500 mil usuários diários, a ABUS Kransysteme é um dos mais importantes fabricantes europeus de sistemas de guindastes internos, como os usados em fábricas. Fundada em 1965 em Gummersbach, Renânia do Norte-Vestfália, a empresa familiar agora emprega mais de 1.100 pessoas em suas unidades de produção e em sua rede internacional de vendas e serviços. Os sistemas de guindastes e guinchos da ABUS são projetados com precisão para pavilhões industriais e fábricas e podem levantar cargas de até 120 toneladas. Os clientes em todo o mundo são provenientes dos setores de processamento de aço, automotivo e de construção naval, entre outros. Além de fabricar e instalar os sistemas de elevação e transporte, a empresa oferece serviços abrangentes de consultoria e montagem.

Como uma empresa familiar, a ABUS defende uma estratégia contínua e uma orientação consistente para o cliente. Isso também significa que a empresa está em constante evolução e adaptação às novas exigências do mercado. Por exemplo, digitalizando e otimizando fluxos de trabalho. A Asana desempenhou um papel importante nisso.

A meta: mais transparência nas operações diárias

O projeto de digitalização foi iniciado pela necessidade do departamento de RH de trazer mais transparência a processos complexos e de trabalhar com mais eficiência. Na ABUS, muitas tarefas se reúnem na gestão de RH, como a criação de certificados, o recrutamento e a integração de novos funcionários, o desenvolvimento dos funcionários e a gestão do tempo. Embora a equipe pudesse usar soluções especiais de software para isso, não havia uma ferramenta que combinasse todos os processos de RH em um só lugar.

“Trabalhamos com várias soluções isoladas”, lembra Rainer Bühne, acionista da ABUS e fundador e diretor administrativo da empresa de consultoria Keravonos, especializada em apoiar as empresas na sua transformação digital. “Essas soluções podiam lidar com tarefas individuais, mas não eram voltadas para fluxos de trabalho. Como resultado, o departamento de RH tinha pouca visão geral do estágio em que cada projeto se encontrava. Muitos processos ainda eram feitos em papel; era difícil acompanhar qual documento estava em qual mesa naquele momento.” Isso gerava confusão e atrasos desnecessários.

Uma única plataforma reúne uma ampla variedade de fluxos de trabalho

Era necessária uma ferramenta melhor que permitisse à equipe de RH consolidar e organizar os seus muitos fluxos de trabalho numa única plataforma. Como Rainer Bühne já havia trabalhado com a Asana em um cargo anterior na Viessmann, especialista em soluções climáticas e energéticas, a decisão de usar a plataforma de gestão de trabalho foi fácil.

A ABUS começou a adotar a Asana em 2022, inicialmente como uma oferta aos dez funcionários do departamento de RH. Na fase inicial, o seu uso concentrou-se em três processos típicos: integração de novos funcionários, contratação de trabalhadores temporários e treinamento e capacitação adicional dos especialistas existentes. A Keravonos e a ABUS já haviam analisado, otimizado e simplificado muitos fluxos de trabalho como parte de um projeto de transformação abrangente, portanto, foi fácil mapear digitalmente esses processos na Asana.

Precisávamos deixar para trás a gestão em papel nas mesas. Com a Asana, conseguimos criar transparência no nosso trabalho cotidiano.”

O que a ABUS apreciou particularmente foi a flexibilidade com que a Asana podia ser adaptada a diferentes requisitos. “As nossas antigas ferramentas de RH eram muito rígidas e as suas funcionalidades muitas vezes não se encaixavam nos nossos processos. Com a Asana, temos a liberdade de criar processos na plataforma exatamente como queremos. Nem precisamos incomodar o departamento de TI para isso”, explicou um satisfeito Rainer Bühne.

Rápida expansão por toda a organização

A equipe de RH agora usa a Asana para organizar todo o seu dia a dia, atribuir tarefas e gerir responsabilidades, mas também como uma ferramenta de colaboração digital para facilitar a cooperação com outros departamentos. De um grupo inicial de dez funcionários, o uso se expandiu rapidamente para outras áreas, como gestão de instalações, marketing e produção. A ABUS agora tem 360 usuários Asana, e espera-se que mais pessoas se juntem.

Keravonos criou um conjunto de materiais de treinamento para apresentar o sistema aos novos usuários. Como grande parte da Asana é autoexplicativa, o treinamento básico para iniciantes leva apenas cerca de três horas. Enquanto isso, no entanto, a ABUS também está treinando usuários avançados para aliviar um pouco a pressão da equipe de suporte. A meta é que cada divisão da empresa tenha um usuário avançado que conheça detalhadamente os recursos Advanced da Asana e possa, por exemplo, criar regras de automatização, formulários ou portfólios de projetos por conta própria.

O RH está no centro porque este departamento lida com todas as áreas. A partir daí, a Asana se difundiu de forma orgânica muito rapidamente.”

Até agora, a implementação tem sido fortemente impulsionada pelos fluxos de trabalho do dia a dia e pelas necessidades de cada equipe. Com a Asana, a ABUS apoiou a digitalização em toda a empresa e otimizou inúmeros processos anteriormente analógicos. Para muitos funcionários, a Asana é a principal interface para a gestão diária das suas próprias tarefas e listas de pendências, para a colaboração em projetos, para a colaboração entre departamentos e para conectar este trabalho às metas da empresa.

Entre todos os usuários, cerca de 115.000 tarefas individuais já foram registradas na Asana. Agora, a ABUS quer aperfeiçoar o seu uso e também mapear projetos complexos, por exemplo, no desenvolvimento de guindastes. Os funcionários da produção já podem enviar e editar propostas para processos de melhoria contínua diretamente na Asana; é assim que a ABUS quer criar mais transparência no processo de desenvolvimento de produtos. Também são possíveis casos de uso no planejamento de recursos e implementação.

O resultado: uma significativa economia de tempo

Rainer Bühne espera novos benefícios com a ampliação do uso da Asana. Somente no departamento de RH, a Asana já proporcionou poupanças de tempo mensuráveis graças a uma gestão do trabalho mais simples. Por exemplo, o tempo de execução de pedidos de rotina, como anúncios de emprego ou prorrogações de contrato, foi reduzido de quatro semanas para alguns dias. Graças à integração com o gerador de referências existente, os supervisores podem coordenar as avaliações dos funcionários diretamente na Asana, o que também economiza tempo. Com o processo de recrutamento recém-otimizado na Asana, a ABUS também conseguiu contratar muito mais novos talentos em doze meses do que antes.

O aumento da transparência também permite que o departamento de RH atue de forma mais estratégica e proativa. Como a ABUS em breve celebrará o seu 60º aniversário, alguns funcionários se aposentarão nos próximos anos. Para preencher as vagas de forma proativa, o planejamento de sucessão já está sendo elaborado com a Asana.

E, como a equipe de RH pode responder às solicitações muito mais rapidamente graças à Asana, a sua popularidade também aumentou: outros departamentos estão buscando proativamente a colaboração.

Em geral, de acordo com Rainer Bühne, toda a empresa se beneficiou:

Alcançamos um alto nível de automatização com a Asana. Reduzimos os ciclos de feedback, eliminamos os erros manuais e removemos os gargalos. A ferramenta já proporcionou um valor agregado fantástico, e estamos animados para ver o que mais podemos alcançar.”