7 narzędzi do planowania wydarzenia, których potrzebuje każdy menedżer projektu

Planowanie wydarzenia to stresujący business. Na corocznej liście najbardziej stresujących zawodów opracowanej przez CareerCast koordynator wydarzeń znajduje się tuż za policjantem, pilotem linii lotniczych i strażakiem. Zwłaszcza w 2020 roku, kiedy tak wielu organizatorów wydarzeń musiało przenieść większość wydarzeń stacjonarnych do wirtualnych z powodu pandemii, praca nad wydarzeniami nigdy nie jest nudna.

Zorganizowanie wydarzenia, czy to na żywo, czy wirtualnie, wymaga wielozadaniowości i wysokiego poziomu organizacji. Dlatego na rynku dostępnych jest tak wiele aplikacji, które mogą pomóc Ci w prawie każdym aspekcie organizacji, realizacji i działań następczych związanych z wydarzeniem.

Właściwie to jest ich aż nadto.

Chcesz poświęcać czas na wykonywanie świetnej pracy, a nie na czynności okołozadaniowe związane z zarządzaniem kłopotliwymi narzędziami lub śledzeniem informacji. Twoim celem jest określenie problemów, które chcesz rozwiązać, i użycie odpowiednich narzędzi (i tylko tych narzędzi), aby to zrobić.

Oto siedem narzędzi, na których możesz polegać, aby uprościć zarządzanie wydarzeniami i zwiększyć produktywność.

Narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM)

Nie ma ważniejszego narzędzia niż CRM (narzędzie do zarządzania relacjami z klientami) dla każdego businessu, który dba o klientów, czyli każdego businessu, który organizuje wydarzenia. CRM pomaga organizować informacje o uczestnikach i utrzymywać silne relacje przed wydarzeniem i po nim.

Skuteczne i dokładne zbieranie informacji o uczestnikach ma kluczowe znaczenie. Po przechowaniu informacji o uczestnikach, potencjalnych klientach lub klientach w systemie CRM możesz śledzić i zarządzać ścieżką każdej osoby w czasie — miejmy nadzieję, aż do momentu „zamknięcia sprzedaży”. Śledzenie ich ścieżki jest kluczem do wykazania zwrotu z inwestycji (ROI) każdego organizowanego wydarzenia oraz wpływu zespołu na przychody.

Oto dwie świetne opcje:

1. Salesforce: Salesforce to potężny system CRM, który integruje się również z wieloma innymi narzędziami. Pomoże Ci bezproblemowo tworzyć, śledzić i pielęgnować kontakty z potencjalnymi klientami przed i po wydarzeniu.

2. Hubspot: Hubspot nie jest gigantem technologicznym, jak Salesforce, ale oferuje solidne narzędzie CRM, mnóstwo integracji i Akademię Hubspot. Ponadto oferuje bezpłatną wersję, jeśli chcesz wypróbować narzędzie przed podjęciem zobowiązania lub masz ograniczenia budżetowe.

Sposób na zarządzanie rejestracją uczestników

Moneta ma dwie strony: stronę uczestnika i Twoją stronę jako osoby zarządzającej wydarzeniem.

Aby uzyskać największą liczbę uczestników, musisz zadbać o płynny i bezproblemowy proces rejestracji. Z Twojej strony potrzebujesz oprogramowania z zapleczem, które pozwoli Ci zarządzać rejestracją bez stresu i niespodzianek oraz uporządkować wszystkie zebrane cenne dane w przydatny i zrozumiały sposób.

Wybrane narzędzie powinno wykraczać poza proste transakcje i pomagać w kompleksowym zarządzaniu wydarzeniem. Powinno również dostarczać cennych danych i raportów, które możesz wykorzystać do podejmowania strategicznych decyzji w odpowiednim czasie. Oto dwa narzędzia, które polecamy:

3. Eventbrite: dzięki Eventbrite uzyskasz szczegółowe statystyki dotyczące osób biorących udział w wydarzeniu oraz dostęp do analiz wizualnych, wykresów i raportów. Ponadto aplikacja Eventbrite Organizer umożliwia śledzenie sprzedaży biletów na telefonie w czasie rzeczywistym, ułatwia mobilne zameldowanie na wydarzenie i pozwala na bieżąco śledzić frekwencję.

4. Bevy: Bevy to narzędzie, które umożliwia organizowanie wydarzeń społecznościowych, zarówno stacjonarnych, jak i wirtualnych. To kompleksowa platforma, która pomaga planować, promować i realizować wszelkiego rodzaju wydarzenia. Zawiera również funkcje analityczne, które pozwalają uzyskać pełny obraz sytuacji i integrują się z innymi narzędziami, z których korzystasz.

Zaangażowanie uczestników poprzez e-maile

Według nowego badania przeprowadzonego przez Eventbrite 73% specjalistów od organizacji wydarzeń stwierdziło, że e-mail był najlepszą strategią marketingową, którą warto było udoskonalić w 2019 roku. Nie ma lepszego kanału, aby nawiązać (i utrzymać) kontakt z potencjalnymi uczestnikami.

Jednocześnie 52% specjalistów od organizacji wydarzeń stwierdziło, że w 2019 roku zwiększenie sprzedaży za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie trudniejsze. Dlatego platforma do marketingu e-mailowego jest kluczowa, aby śledzić nakład pracy i zwiększać sprzedaż.

Oto dwie skuteczne opcje angażowania uczestników za pośrednictwem poczty e-mail:

5. Marketo: Marketo to dominujący gracz w świecie e-mail marketingu. Marketo specjalizuje się w śledzeniu zachowań i wysyłaniu kampanii do określonych osób. Jeśli organizujesz wydarzenie dla potencjalnych klientów, z którymi chcesz się skontaktować, pielęgnować relacje, a następnie przekazać do działu sprzedaży, Marketo to świetny wybór.

6. Iterable: Iterable to świetne narzędzie do marketingu e-mailowego, które pozwala dotrzeć do wielu osób, które już korzystają z Twojego produktu. Jeśli organizujesz wydarzenie dla klientów, Iterable może być idealnym narzędziem dla Ciebie.

Planowanie projektów eventowych

Kiedy wydarzenia przebiegają sprawnie, uczestnicy mogą po prostu cieszyć się nimi, niezależnie od tego, czy są w sali balowej w centrum kongresowym, czy siedzą na kanapie, oglądając webinar. Jednak aby tak się stało, osoby planujące wydarzenia muszą mieć dopracowaną strategię, aby mieć kontrolę nad wszystkimi szczegółami i terminami.

W tym właśnie pomaga platforma do zarządzania pracą, taka jak Asana.

7. Asana: użyj Asany, aby utworzyć projekt dla każdego zarządzanego wydarzenia i wypełnij go wszystkimi etapami, które ułatwią Ci harmonogramowanie wstecz. Następnie udostępnij projekt (wraz z przepływami pracy, rolami i terminami) wszystkim osobom w organizacji, które są zaangażowane w wydarzenie, aby wiedziały, kto, co i na kiedy musi wykonać, i mogły monitorować postępy w trakcie planowania.

Od pierwszej burzy mózgów po przydzielanie zadań interesariuszom i śledzenie kamieni milowych, platforma do zarządzania pracą umożliwia śledzenie każdego szczegółu w jednym miejscu. Dzięki różnym sposobom wizualizacji pracy możesz łatwo przełączać się między listą a kalendarzem lub osią czasu albo skonfigurować szablon kalendarza wydarzeń, aby uporządkować kamienie milowe i terminy w tygodniach lub miesiącach.

Aby mieć pewność, że w dniu wydarzenia wszystko przebiegnie zgodnie z planem, rozważ dodanie szablonu harmonogramu wydarzenia lub szablonu przebiegu imprezy do szablonu planowania wydarzenia z możliwością dostosowywania. Dzięki temu Twój zespół będzie miał dostęp do wspólnej osi czasu dla prelegentów, zadań i szczegółów produkcji.

Narzędzia do planowania wydarzenia to dopiero początek

Wybierając starannie narzędzia do planowania wydarzenia, które dobrze ze sobą współgrają, zyskujesz więcej niż tylko oszczędność pieniędzy. Im mniej musisz się martwić o swoje narzędzia i stos technologiczny, tym więcej czasu masz na skoncentrowanie się na zorganizowaniu niesamowitego wydarzenia.