Współpraca i koordynacja to dwie różne rzeczy – dowiedz się, kiedy z nich korzystać

Więcej współpracy nie zawsze oznacza lepszą współpracę. Badania przeprowadzone przez The Work Innovation Lab, think tank Asana, pokazują, że zbyt duża współpraca może w rzeczywistości hamować pracowników. W ankiecie przeprowadzonej wśród ponad 1500 pracowników 29% liderów stwierdziło, że oczekiwania wobec pracowników w zakresie współpracy uniemożliwiały im ukończone ich pracy. 

Jednak mimo że nadmierna współpraca nie jest wskazana, zespoły muszą ze sobą współpracować, aby osiągać cele biznesowe. Kluczowe jest wprowadzenie bardziej oszczędzającej czas koordynacji zamiast skupiania się na współpracy.

Koordynacja: bardziej efektywna siostra współpracy

Koordynacja umożliwia zespołom samodzielną pracę przy użyciu wcześniej określonych struktur i metod pracy. Na przykład przesłanie zlecenia wykonania projektu jest aktem koordynacji. Istnieje już proces, który ułatwia zespołom współpracę. 

Z drugiej strony współpraca jest znacznie bardziej czasochłonna. Polega ona na opracowaniu czegoś zupełnie nowego i często wymaga od interesariuszy przeprowadzenia burzy mózgów, omówienia potencjalnych rozwiązań i podjęcia decyzji o dalszych krokach. Wracając do powyższego przykładu, określenie optymalnego procesu obsługi zleceń projektowych w całej firmie jest aktem współpracy.

Mówiąc najprościej, współpraca wymaga dużo czasu i energii, a nie zawsze jest konieczna. Stawiając na koordynację, możesz zaoszczędzić pracownikom czas, który jest im potrzebny, aby skupić się na pracy. 

Kiedy korzystać z współpracy, a kiedy z koordynacji: lekcje od firm osiągających wysokie wyniki

Według badań przeprowadzonych przez The Work Innovation Lab, firmy osiągające lepsze wyniki strategicznie wykorzystują koordynację w przypadku niektórych działań, a współpracę w przypadku innych. Pomaga to uniknąć przeciążenia pracą, które często pojawia się w przypadku współpracy, gdy zespoły są przytłoczone ciągłą komunikacją, taką jak aktualizacje statusu, udział w spotkaniach oraz odpowiadanie na e-maile i wiadomości. 

Oto jak najlepsze firmy dzielą zadania na części. 

Kiedy korzystać z koordynacji 

The Work Innovation Lab odkryło, że firmy o wyższej wydajności zwykle polegają na koordynacji działań, które można w dużej mierze określić z góry i wykonywać niezależnie przy użyciu istniejących procesów. Obejmuje to: 

• Przekazywanie informacji

• Przekazywanie zadań 

• Planowanie projektu

• Podejmowanie decyzji

Chociaż używanie koordynacji do podejmowania decyzji może wydawać się dziwne, The Work Innovation Lab wysuwa hipotezę, że firmy o wysokiej wydajności polegają na strukturach decyzyjnych, takich jak RACI i RAPID, które koordynują role decyzyjne i określają je z wyprzedzeniem. 

Kiedy korzystać ze współpracy

Kiedy zatem wchodzi w grę współpraca? Zgodnie z badaniami, firmy o wysokiej wydajności wykorzystują współpracę do dwóch bardzo ważnych działań: burzy mózgów i rozwiązywania problemów. 

• Burza mózgów: celem burzy mózgów jest stworzenie czegoś nowego. Prawidłowo przeprowadzona burza mózgów pozwala na opracowanie pomysłów, których jedna osoba nie byłaby w stanie wymyślić samodzielnie. Aby burza mózgów przyniosła rezultaty, potrzebny jest wysoki poziom komunikacji i współpracy między uczestnikami. 

• Rozwiązywanie problemów: badania pokazują, że zespoły rozwiązują problemy szybciej i skuteczniej, gdy są zróżnicowane pod względem poznawczym. Aby wykorzystać różnorodność poznawczą, pracownicy muszą czuć się bezpiecznie pod względem psychologicznym – muszą mieć możliwość wyrażania pomysłów bez obawy o karę lub upokorzenie. Podobnie jak w przypadku burzy mózgów, wspieranie takiego środowiska również wymaga wysokiego poziomu komunikacji i współpracy. 

Wskazówki dotyczące wyboru właściwego podejścia

The Work Innovation Lab określa współpracę jako „kosztowną”, co oznacza, że wymaga ona intensywnej komunikacji między pracownikami. Oznacza to, że warto dokładnie rozważyć, kiedy warto korzystać z współpracy, a kiedy lepiej oszczędzać zasoby i zamiast tego korzystać z koordynacji. 

Oto kilka pytań, które warto sobie zadać, podejmując tę decyzję. 

1. Jakiego rodzaju czynności są wymagane? Jeśli musisz opracować nowe pomysły lub procesy, prawdopodobnie wymagana będzie współpraca. Jednak w przypadku prostszych zadań, takich jak przekazywanie zadań i zatwierdzenia, lepszym rozwiązaniem jest koordynacja. 

2. Czy główne elementy pracy są zgodne z istniejącymi zespołami lub funkcjami? Jeśli tak, postaw na koordynację. Jeśli tak nie jest, prawdopodobnie konieczna będzie współpraca, aby przed rozpoczęciem pracy upewnić się, że zespoły mają takie same oczekiwania, procesy i obowiązki.

3. Czy do osiągnięcia wyników potrzebny jest nowy zestaw wspólnych celów lub wskaźników wydajności? Jeśli potrzebne są nowe cele i wskaźniki wydajności, musisz polegać na współpracy. Jeśli jednak możesz osiągnąć wyniki przy użyciu istniejących zespołów, celów i wskaźników, powinieneś skupić się na koordynacji. 

Pobierz pełny raport

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak rozróżnić współpracę i koordynację w swojej firmie, pobierz pełny raport.

Przewodnik kierownika po współpracy o wysokiej wartości

W tym oparte na badaniach poradniku dowiesz się, kiedy korzystać ze współpracy, a kiedy z koordynacji (i dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie)

Pobierz pełny raport