Spersonalizuj listę zadań: 4 sposoby na dostosowanie sekcji „Moje zadania” do swojego stylu pracy

Supermoc Asany czeka tuż pod Twoim nosem i nazywa się „Moje zadania”. „Moje zadania” to coś więcej niż codzienna lista kontrolna. Wyświetla wszystkie przypisane do Ciebie zadania w jednym miejscu, niezależnie od tego, w jakim projekcie się znajdują. Oznacza to, że możesz organizować zadania na swój sposób i mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze. 

Jeśli nauczysz się korzystać z listy „Moje zadania”, zyskasz lepszą koncentrację, nauczysz się ustalać priorytety i zyskasz spokój ducha, wiedząc, że nic Ci nie umknęło i wszystko zostało wykonane jak najlepiej. A co jest w tym najlepsze? „Moje zadania” to lista z możliwością dostosowywania. Niezależnie od tego, jak wolisz pracować, istnieje sposób, aby lista „Moje zadania” pracowała dla Ciebie. 

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, przygotowaliśmy najlepsze konfiguracje „Moje zadania” – wypróbowane i przetestowane przez pracowników Asany – dla czterech typowych stylów pracy. Musisz tylko odpowiedzieć na pytanie: jaki jest Twój styl pracy? 

• Osoba priorytetyzująca: jesteś bezwzględny, wydajny i skupiony na zadaniu. 

• Osoba planująca: Kalendarz to Twój najlepszy przyjaciel.

• Osoba planująca dzień po dniu: najlepiej radzisz sobie z zadaniami, które pojawiają się z dnia na dzień. 

• Pracownik międzyfunkcyjny: Twoje obowiązki są zróżnicowane i każdy zespół zna Twoje imię.  

Czytaj dalej, aby poznać każdy styl bardziej szczegółowo lub skorzystaj z porad, aby w pełni dostosować swoją listę rzeczy do zrobienia. 

Styl pracy: priorytetyzator

Kluczowe cechy: każdego dnia pracujesz nad wieloma zadaniami, a nowe zlecenia napływają bez przerwy. Potrzebujesz sposobu na priorytetyzację i skupienie się na najważniejszych zadaniach, a nie tylko na tych, które pojawiły się jako ostatnie. 

Funkcje, z których możesz skorzystać: pola niestandardowe, sekcje niestandardowe, reguły, widok tablicy Kanban

Lista „Moje zadania” została stworzona z myślą o priorytetyzacji, więc istnieje wiele różnych sposobów na oznaczanie i sortowanie pracy. Oto kilka pomysłów na to, jak zacząć.

• Oznacz zadania według priorytetu za pomocą pól niestandardowych. Aby skutecznie ustalać priorytety, musisz zachować dobrą organizację. Utwórz specjalne pola niestandardowe w sekcji „Moje zadania”, aby oznaczać przychodzące zadania, np. „P0”, „P1” lub „P2”. 

• Sortuj zadania w niestandardowych sekcjach zgodnie z ich priorytetem. Kuszące jest rozpoczęcie pracy od najnowszych zadań, ale jeśli potrafisz ustalać priorytety, wiesz, że nie jest to najlepszy sposób na pracę. Zamiast tego utwórz sekcję „wysoki priorytet”, aby zawsze mieć pod ręką najpilniejsze zadania. 

• Automatycznie organizuj zadania za pomocą reguł. Zamiast ręcznie sortować zadania, pozwól, aby sekcja „Moje zadania” wykonała pracę za Ciebie. Twórz automatyzacje, aby błyskawicznie sortować zadania w sekcjach według projektu, osoby przypisującej, pól niestandardowych i nie tylko. 

• Wizualizuj zadania na tablicy Kanban. Czasami musisz zobaczyć wszystkie zadania, aby wybrać to, co najważniejsze. Przełączaj się między widokami, aby wyświetlać zadania jako listę, tablicę Kanban lub kalendarz, a następnie przeciągaj i upuszczaj zadania, aby sortować je według priorytetu.

Styl pracy: planista

Kluczowe cechy: wiele zadań wymaga dużego zaangażowania czasowego, np. pisanie postów na bloga lub kodowanie strony internetowej. Nie możesz zaplanować zbyt wielu zadań na ten sam dzień i potrzebujesz sposobu na wizualizację oraz zaplanowanie wszystkiego. 

Funkcje do wykorzystania: widok kalendarza, mierzenie czasu, integracja z Clockwise

Lista „Moje zadania” może pełnić podwójną rolę jako narzędzie do planowania, a funkcja „Kalendarz” umożliwia wybranie idealnego terminu dla każdego zadania. Oto, jak to działa. 

• Zobacz, jak Twoja praca jest rozłożona na przestrzeni tygodnia lub miesiąca, przełączając się na widok kalendarza. Następnie przeciągaj i upuść zadania, aby dostosować daty wykonania, dzięki czemu nigdy nie będziesz pracować nad zbyt wieloma rzeczami w tym samym czasie. 

• Zapisz, ile czasu zajmuje każde zadanie i oszacuj wymagania czasowe dzięki funkcji śledzenia czasu w Asanie. Dzięki lepszym danym możesz zaplanować odpowiednią ilość czasu na każde zadanie. 

• Automatycznie planuj bloki czasu dla każdego zadania dzięki integracji Asana + Clockwise, która synchronizuje się z Kalendarzem Google. Dzięki temu możesz zarezerwować czas potrzebny na każde zadanie, nie pozwalając, aby spotkania ograniczały czas skupienia.

Styl pracy: planowanie z dnia na dzień

Kluczowe cechy: masz wiele zadań, ale daty wykonania są bardzo różne – od dzisiaj do za kilka miesięcy. Potrzebujesz sposobu, aby skupić się na tym, co masz do wykonania dzisiaj, jutro i w tym tygodniu. 

Funkcje do wykorzystania: sekcje niestandardowe, reguły

Nie musisz planować daleko w przyszłość, aby w pełni wykorzystać możliwości listy „Moje zadania”. Oto, jak skonfigurować tę sekcję, jeśli wolisz wykonywać zadania z dnia na dzień. 

• Podziel zadania na grupy według daty wykonania. Utwórz niestandardowe sekcje „Dzisiaj”, „Jutro” i „W tym tygodniu”, aby zawsze mieć wgląd w to, co jest najpilniejsze i co nadchodzi. Możesz również utworzyć sekcję „zaległe”, aby mieć pewność, że ważne zadania nie umkną Twojej uwadze. 

• Automatycznie sortuj zadania za pomocą reguł. Zamiast codziennie ręcznie zmieniać kolejność na liście rzeczy do zrobienia, reguły wykonują pracę za Ciebie. Użyj ich, aby natychmiast organizować i aktualizować zadania podczas pracy, dzięki czemu spędzisz mniej czasu na utrzymywaniu listy zadań, a więcej na wykonywaniu pracy. 

• Używaj reguł, aby wysyłać sobie powiadomienia, gdy zbliżają się daty wykonania lub gdy zadania zostaną odblokowane. Dzięki temu nigdy nie zaskoczą Cię nowe, duże zadania. 

Styl pracy: pracownik międzyfunkcyjny

Kluczowe cechy: pracujesz nad wieloma różnymi projektami i potrzebujesz sposobu na wizualizację i rejestrowanie swoich obowiązków w ramach każdego z nich. 

Funkcje do wykorzystania: sortowanie, sekcje niestandardowe, integracja z Zoom, integracja ze Slack

Spójrzmy prawdzie w oczy – praca międzyfunkcyjna jest podstawą wielu stanowisk. Dlatego stworzyliśmy listę „Moje zadania”, aby pomóc Ci zoptymalizować obciążenie pracą, niezależnie od liczby projektów, nad którymi pracujesz jednocześnie. Oto jak to zrobić. 

• Sortuj zadania według projektu, aby zobaczyć, jak Twoja praca jest podzielona między różne inicjatywy międzyfunkcyjne. Dzięki lepszej widoczności masz pewność, że wykonujesz wszystkie swoje obowiązki. 

• Twórz niestandardowe sekcje dla różnych rodzajów pracy, np. „e-maile”, „strony internetowe” i „e-booki”. Pomoże Ci to zwizualizować wszystkie rodzaje pracy, które masz do wykonania, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

• Automatycznie zapisuj czynności do wykonania z konwersacji z interesariuszami dzięki integracji Asana + Slack. Przypisz je sobie, aby pojawiły się na liście „Moje zadania”, dzięki czemu niczego nie przeoczysz. 

• Twórz czynności do wykonania na podstawie spotkań dzięki integracji Asana + Zoom, aby zawsze mieć kontrolę nad kolejnymi krokami. 

Pracuj mądrzej dzięki funkcji „Moje zadania”

Niezależnie od tego, jaki jest Twój styl pracy, „Moje zadania” mogą pomóc Ci zachować dobrą organizację. Dowiedz się więcej na temat tego, jak spersonalizować listę zadań, zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji i bezproblemowo zarządzać pracą w różnych narzędziach. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat korzystania z listy „Moje zadania”, zapoznaj się z artykułem w naszym przewodniku.