Zoom oszczędza 133 tygodnie robocze dzięki Asanie

Na początku pandemii COVID-19 wszyscy, od firm po członków rządu, założyli konto Zoom. Ten wiodący dostawca usług komunikacyjnych łączy ze sobą miliony firm, znajomych i rodzin na całym świecie za pomocą narzędzi do połączeń wideo, głosowych i czatu oraz udostępniania treści. Telekonferencje odgrywają kluczową rolę zwłaszcza w przypadku firm, kiedy nie jest możliwe osobiste spotkanie z klientami lub osobista współpraca pomiędzy ich zespołami.

Firma Zoom, posiadająca w styczniu 2020 r. 2400 pracowników, zwiększyła ich liczbę do 5700 w czerwcu 2021 r., a działy usług biznesowych i IT zapewniają między nimi dobrą komunikację. Gregory Daniels, starszy menedżer ds. zarządzania programem technologii, kieruje zespołem, który koncentruje się na zarządzaniu projektami i programem IT. Zespół ten nadzoruje zmiany systemowe i wdrożenia, takie jak premiera Okta od Zoom, oraz firmowy program korzystania z prywatnych urządzeń w pracy. Te globalne inicjatywy, których budżety sięgają milionów dolarów, mają wpływ prawie na wszystkich pracowników firmy.

Greg pracował również nad wprowadzeniem kultury Zoom dotyczącej zarządzania projektami. Jednak kiedy dołączył do firmy, zespoły miały trudności ze współpracą, wykorzystując do tego połączenie arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail i platform do zarządzania pracą. To po prostu nie działało:

• Zespoły inżynieryjne i programistyczne korzystały z platformy Jira w przeciwieństwie do zespołów marketingowych i sprzedażowych, co utrudniało wgląd w nadchodzące wdrożenia funkcji.

• Niektóre zespoły otrzymywały prośby i zlecenia z różnych źródeł, co sprawiało, że określenie zakresu i priorytetowości napływających projektów było wyzwaniem.

• Aktualizacje statusu dla kierownictwa prezentowano w postaci slajdów, które w żmudnym procesie były ręcznie uaktualniane przez zespoły.

W miarę rozwoju firmy pracownicy Zoom potrzebowali bardziej efektywnego sposobu komunikacji.

Rozwiązanie, które łączy zespoły techniczne z biznesowymi

Greg i jego współpracownicy z działu IT zaczęli przyglądać się różnym platformom do zarządzania pracą. Ich priorytetem było umożliwienie współpracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby wyeliminować problemy, które mogłyby pojawić się w ostatniej chwili. Potrzebna im była platforma umożliwiająca integrację z Jira, która byłaby wystarczająco elastyczna, aby umożliwić zarządzanie przepływami pracy z różnych działów.

Ważne było również, aby użytkownicy mogli zacząć korzystać z nowego narzędzia bez pomocy działu IT. Okazało się, że kilkuset pracowników Zoom korzystało już z Asany z własnej inicjatywy. To oraz elastyczność, natywna integracja z Jira i czołowa pozycja na rynku sprawiły, że zespół ds. IT wybrał Asanę na standardową platformę do pracy w Zoom.

Wdrażanie: szkolenie pracowników w zakresie zarządzania projektami na sposób firmy Zoom

Dział IT początkowo wdrożył Asanę w pięciu działach. W miarę jak menedżerowie przenosili do niej projekty, dołączali do nich członkowie ich zespołów. Coraz więcej grup zaczęło dostrzegać wartość, jaką ma centralizacja pracy za pomocą jednego, łatwego do udostępniania linku prowadzącego do projektu w Asanie, który gromadzi wszystkie informacje w jednym miejscu. Dział IT uzyskał również zgodę kierownictwa na przeniesienie comiesięcznych przeglądów biznesowych do Asany.

Greg mówi: „Po oficjalnym wdrożeniu Asany spełniła ona ukryte do tej pory zapotrzebowanie na narzędzie do zarządzania pracą i z czasem okazało się, że korzysta z niego znacznie więcej osób”. Wraz z wzrostem popularności Asany w firmie Zoom udało się zaoszczędzić 200% czasu pracy rok do roku.

Zespół Grega wykorzystał moment wdrożenia Asany, aby przeszkolić pracowników w zakresie ogólnych umiejętności organizacyjnych i realizacji działań na „sposób Zoom”. „Asana to miejsce, w którym pomagamy wszystkim nauczyć się nowego sposobu zarządzania projektami” – mówi Greg. „Korzystamy z niej, aby uczyć pracowników podstawowych umiejętności dotyczących zarządzania projektami oraz tego, jak pracować w powtarzalny, skalowalny sposób i osiągać rezultaty”.

Obecnie w każdym dziale firmy Zoom pracuje kilku specjalistów ds. Asany, których zadaniem jest szkolenie nowych pracowników w zakresie przepływów pracy danej grupy. Zespół Grega natomiast zajmuje się dodatkowymi szkoleniami i tworzeniem bardziej złożonych projektów. Często używają konfiguracji Asany dla zespołu ds. bezpieczeństwa jako przykładu tego, jak ustrukturyzować portfolio i ustandaryzować projekty.

Jak zespoły techniczne i nietechniczne współpracują ze sobą w Asanie

Działy w całej firmie Zoom używają Asany jako jednego źródła informacji.

Połączenie działów inżynieryjnych i biznesowych – zespoły inżynieryjne zarządzają codziennymi zadaniami w systemie Jira, który jest zsynchronizowany z Asaną, dzięki czemu nie muszą informować zespołu marketingowego o każdym najmniejszym wydaniu. „Rozwiązanie to znacznie ułatwiło nam pracę” – dodaje Greg.

Marketing – globalnie rozproszony zespół marketingowy korzysta z Asany, aby planować kampanie i wydarzenia, jak i zarządzać napływającymi zleceniami od innych zespołów.

Usługi biznesowe i IT – zespół IT korzysta z Asany w ramach globalnych wdrożeń i zmian systemowych, takich jak program korzystania z prywatnych urządzeń w pracy, dla którego wskaźnik uczestnictwa przekroczył 90%. „Asana sprawiła, że zarządzanie zmianami stało się proste” – mówi Greg. „Mogliśmy śledzić każde podzadanie, które było potrzebne, aby pracownicy Zoom zrozumieli program. Za dużo się działo, aby do zarządzania wystarczył arkusz kalkulacyjny”.

Bezpieczeństwo – zespół ds. bezpieczeństwa korzysta z Asany, aby aktualizować swoje projekty w czasie rzeczywistym tak, by każdy mógł na bieżąco śledzić ich status. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku większych implementacji technicznych w zespole i wdrożeń ogólnofirmowych, w których może uczestniczyć do 20 współpracowników i wielu innych interesariuszy. Zespół korzysta z Portfolio, aby organizować ciągłe inicjatywy o dużej skali, izagnieżdżonych Portfolio w przypadku projektów, które przyczyniają się do ich realizacji.

Zespoły polegają na standardowym zestawie funkcji Asany, ale korzystają z nich w sposób elastyczny, dopasowując je do swoich procesów.

Projekty są źródłem wiedzy, a przeglądy projektów zapewniają informacje kontekstowe dotyczące celów, zakresu, czasu i kosztów, dzięki czemu nie trzeba o nic pytać kierownika projektu.

Portfolio pozwalają grupować projekty według programu oraz precyzować obciążenie pracą i moce przerobowe zespołu, a także umożliwiają menedżerom monitorowanie statusu w ramach jednego widoku.

Integracje, takie jak Jira Cloud, łączą zespoły techniczne i biznesowe. Integracja z Zoom umożliwia uczestnikom spotkania robienie notatek w zadaniu w Asanie bezpośrednio z poziomu spotkania w Zoom. Integracja z Zapier pomaga zautomatyzować kroki w przepływach pracy, a integracja z Dyskiem Google łączy pliki z projektami, do których należą.

Formularze pomagają zespołom gromadzić zlecenia przychodzące ze źródeł wewnętrznych w jednym kanale. Na przykład zespół ds. tworzenia treści w dziale operacji sprzedażowych otrzymuje od razu wszystkie niezbędne informacje za pomocą standardowego formularza w Asanie. „Umożliwiło to realizowanie procesu od pierwszego dnia” – mówi Greg. „Po udostępnieniu linku do formularza zespół otrzymuje w bezpieczny sposób zlecenie oraz jego zakres i może podać szacunkowy termin realizacji”.

Możliwa jest także szybka iteracja procesu poprzez zmianę pól w formularzu w Asanie. Pracownicy Zoom przesyłają blisko 900 formularzy miesięcznie, a większa efektywność pozwala firmie zaoszczędzić około 335 dni pracy rocznie.

Szablony stanowią punkt wyjścia dla nowych projektów, oszczędzając czas i gwarantując, że żadne kroki nie zostaną pominięte. „Jeśli korzystam z szablonu Asany”, mówi Greg, „godzina, którą należałoby przeznaczyć na planowanie projektu zmienia się w zaledwie piętnaście lub dwadzieścia minut. Godzinne spotkanie inaugurujące projekt staje się krótsze o połowę. Dzięki temu oszczędzamy dużo czasu”.

Zoom oszczędza 667 dni roboczych rocznie

Obecnie Zoom oszczędza około 667 dni roboczych rocznie dzięki funkcjom Asany takim jak formularze, komentarze i szablony. To więcej niż dwa lata pracy w ramach standardowego 40-godzinnego tygodnia roboczego.

Zamiast aktualizować prezentacje dla kadry kierowniczej, niektóre zespoły zdecydowały się na korzystanie z portfolio, aby zapewnić przełożonym pełny wgląd we wszystkie inicjatywy. Łatwo możemy również zauważyć, kiedy grupy pracują nad podobnymi projektami, co pozwala skonsolidować działania i je usprawnić.

Według raportu Indeks anatomii pracy takie powielanie działań jest powszechnym problemem, a pracownicy umysłowi spędzają 13% czasu na wykonywaniu pracy, która została już ukończona. Pojawienie się tego problemu jest jeszcze bardziej prawdopodobne, kiedy pracownicy korzystają z wielu różnych aplikacji. Jednak w przypadku firmy Zoom korzystanie z jednego źródła wiedzy pozwala natychmiast wykryć zbędne działania.

Zdalna współpraca staje się łatwiejsza, kiedy wszystkie harmonogramy, zadania i wiadomości znajdują się w jednym miejscu.

Organizacja i dyscyplina pomagają firmom w skalowaniu

W miarę jak możliwości Zoom w zakresie zarządzania projektami się zwiększają, w całej firmie pojawia się coraz więcej grup takich jak ta, którą zarządza Greg. W dalszym ciągu wspierają one sposób firmy Zoom na wykonywanie pracy i wprowadzają do niego innowacje, pomagając realizować działania szybko i na dużą skalę.

Dzięki współpracy w Asanie firma Zoom zmniejsza dystans między zespołami w podobny sposób, jak pomaga swoim klientom skrócić dystans między współpracownikami, bliskimi, a nawet członkami rządu.