TheSoul Publishing tworzy angażujące materiały dla fanów na całym świecie z Asaną

TheSoul Publishing jest jedną z największych na świecie firm medialnych obok Disneya i WarnerMedia pod względem wyświetleń i subskrybentów w mediach społecznościowych. Tylko w pierwszej połowie 2021 r. TheSoul Publishing było pierwszą firmą zajmującą się mediami cyfrowymi, która uzyskała 100 miliardów wyświetleń w serwisach społecznościowych. Chociaż samo studio TheSoul Publishing nie jest powszechnie znane, odbiorcy treści cyfrowych na całym świecie doskonale znają oryginalne treści opracowane i udostępnione przez globalnych opowiadaczy historii i twórców cyfrowych, którzy je tworzą.

Dziś TheSoul Publishing może pochwalić się ponad miliardem subskrybentów na całym świecie, którzy oglądają ich zabawne filmy z możliwością udostępniania na platformach takich jak YouTube, TikTok i Facebook. Jeszcze bardziej imponujący jest fakt, że ten astronomiczny wzrost nastąpił w ciągu niecałych 5 lat. Najpopularniejszy kanał firmy, 5-Minute Crafts, rozpoczął działalność w 2016 roku i szybko stał się numerem 1 na świecie w cyfrowej branży DIY.

Liczba pracowników TheSoul Publishing rośnie tak szybko, jak liczba subskrybentów, aby wspierać portfolio popularnych treści obejmujące filmy live-action, animacje, artykuły i muzykę. Ich personel prawie się podwoił w 2021 roku, a dziś firma zatrudnia ponad 2700 pracowników na sześciu kontynentach i w 70 krajach. Ponieważ 80% pracowników pracuje zdalnie, priorytetem dla całej firmy było utworzenie jednolitej kultury i sposobu pracy.

Alexey Baranov, kierownik ds. rozwoju działu IT, poszukuje innowacyjnych narzędzi i systemów dla swoich pracowników, aby zwiększyć widoczność informacji między różnymi działami oraz wydajność operacyjną w całej firmie. W 2020 r. jego inicjatywa ujednolicenia planowania kwartalnego nie poszła zgodnie z planem, ponieważ ich poprzedni system zarządzania zadaniami nie obsługiwał planowania na poziomie wielkości i skali firmy.

Alexey wspomina: „Nasze potrzeby w zakresie planowania stały się zbyt złożone, a liczba projektów znacznie wzrosła. Wiedzieliśmy, że potrzebujemy lepszego rozwiązania do zarządzania projektami i planowania, aby wesprzeć nasz rozwój i zachować przejrzystość między działami”.

Ich próba polegania na arkuszach kalkulacyjnych i dotychczasowym systemie zarządzania zadaniami spowodowała problemy w całej firmie:

• Zarządzanie wszystkimi projektami w toku na raz było zbyt nieporęczne. Na przykład, w ciągu zaledwie roku liczba projektów działu IT wzrosła z 18 do 150 na kwartał.

• Trzeba było organizować wiele spotkań, aby skoordynować działania zespołów i zrozumieć, nad czym każdy pracuje.

• Trudno było zobaczyć, jaki był status i harmonogram projektów oraz jak poszczególne zadania były ze sobą powiązane, co skutkowało powstaniem silosów organizacyjnych.

Alexey rozpoczął poszukiwania skalowalnej platformy do zarządzania pracą, która pomogłaby TheSoul Publishing w dalszym rozwoju – i dotrzymywała firmie tempa.

Poszukiwania platformy odpowiadającej strategii i skali TheSoul Publishing

Alexey rozpoczął szczegółową analizę 20 systemów zarządzania pracą, korzystając z listy 200 kryteriów zebranych od liderów w całej organizacji i biorąc pod uwagę wszystko, od funkcji raportowania przez zagnieżdżanie komentarzy po ukryte koszty.

Gdy zespoły testowały wybrane wiodące platformy stało się jasne, że Asana jest rozwiązaniem, które zapewni największą przejrzystość we wszystkich działach. Zespołom spodobała się również możliwość przeglądania danych na różnych poziomach szczegółowości. Pracownicy mogli zarządzać swoją pracą w zadaniach i projektach, a menedżerowie mogli korzystać z funkcji Portfolio, aby zobaczyć pełny obraz wszystkich działań. Jak mówi Alexey, „od samego początku zespół sprzedaży Asany pomógł nam zrozumieć, w jaki sposób narzędzie umożliwi nam rozwiązywanie problemów na poziomie strategicznym”.

Asana pozwala nam na wdrożenie zarządzania projektami w całej organizacji bez poświęcania czasu na szkolenia, ponieważ platforma jest bardzo łatwa w obsłudze. Zarówno młodsi specjaliści, jak i kadra kierownicza pracują optymalnie w Asanie.”

Gdy firma zdecydowała się na Asanę, wdrożenie przebiegło szybko, a współdyrektorzy TheSoul Publishing zachęcali pracowników do rozpoczęcia pracy z narzędziem. Zespół obsługi klienta Asany zapewnił zasoby przydatne do wdrożenia, a zespół Alexey'a opracował podręczniki i kursy szkoleniowe, aby pomóc pracownikom nauczyć się korzystać z Asany szybko i w spójny sposób, zgodny z kulturą firmy.

Centralizacja w Asanie zapewnia globalnemu zespołowi TheSoul Publishing niezwykłą przejrzystość

Obecnie Asana jest oficjalną platformą do zarządzania pracą TheSoul Publishing, umożliwiającą bezproblemową współpracę działom takim jak produkcja, finanse, sprzedaż, zespół prawny, IT, HR i PR. Procesy i programy są scentralizowane, dzięki czemu, jak mówi Alexey, „wszyscy widzą wszystko”, co w znaczący sposób zwiększa przejrzystość, która jest jedną z wartości firmy „To nasze najważniejsze osiągnięcie. Obecnie możemy sprawdzić kamienie milowe dowolnego zespołu, tworzyć zależności między projektami w Asanie i zobaczyć, jak łączy się praca”.

Asana pomogła również wyeliminować wiele zadań ręcznych i administracyjnych. Przewiduje się, że dzięki nowym usprawnieniom i automatyzacji TheSoul Publishing zaoszczędzi sporo czasu, który poprzednio spędzano na czynnościach okołozadaniowych – koordynowaniu i wyszukiwaniu informacji w arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail, czatach i innych narzędziach – dzięki centralizacji pracy w Asanie. Według raportu Indeks anatomii pracy czynności te dominują w typowym dniu pracy pracownika umysłowego, zajmując 60% jego czasu i pozostawiając niewiele miejsca na istotną pracę i strategię.

Teraz pracownicy TheSoul Publishing mogą szybko znajdować konwersacje w komentarzach w Asanie, rozpoczynać projekty za pomocą szablonów i usprawniać przesyłanie wewnętrznych próśb i wniosków za pomocą Formularzy. Dzięki temu zespoły IT, HR, finansowe, prawne i ds. tworzenia treści mogą lepiej współpracować i tworzyć więcej treści dla fanów.

IT

Wszystkie procesy IT zostały przeniesione z poprzedniego systemu zarządzania zadaniami do Asany, co zapewnia większą przejrzystość i lepsze powiązanie działań IT z działalnością biznesową. Asana pomaga również działowi IT skutecznie poruszać się po złożonych projektach, takich jak ich autorska platforma do zarządzania treściami, dzięki lepszej hierarchizacji, współpracy i jasnym terminom. Alexey osiągnął swój początkowy cel, jakim było ujednolicenie planowania kwartalnego w całej firmie, a każdy dział w TheSoul Publishing ma teraz dedykowane portfolio w Asanie, zawierające ich projekty i plany.

Alexey wykorzystuje dane z Asany do raportowania odsetka projektów ukończonych w każdym kwartale, co ułatwia zrozumienie zdolności zespołu do realizacji projektów i rozliczanie właścicieli projektów. Od czasu wdrożenia Asany ten wskaźnik realizacji projektów znacznie się poprawił – na przykład w dziale IT odsetek ukończenia projektów wzrósł do 100%.

Dzięki przejrzystości, jaką zapewnia Asana można łatwo sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i włączyć w pracę innych członków zespołu, aby uzyskać informacje zwrotne. Kamienie milowe i terminy motywują wszystkich do szybszej pracy.”

HR

Aleksandra Sulimko, dyrektor ds. zasobów ludzkich, kieruje globalnym działem HR i komunikacji wewnętrznej, w którym nadzoruje cały cykl życia pracownika, począwszy od przyjęcia nowej osoby do firmy. A to nie lada wyczyn, biorąc pod uwagę, że TheSoul Publishing zatrudnia średnio 100 nowych osób miesięcznie. Firma TheSoul Publishing stworzyła zautomatyzowany proces wdrażania nowych pracowników, integrując Asanę ze swoim system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS). Dzięki temu zespół Aleksandry nie tylko jest ze wszystkim na bieżąco, ale także może zadbać o pozytywne wrażenia nowych pracowników i zapewnić im dostęp do wszystkich informacji o firmie. „Ucz się przez działanie” – mówi Aleksandra. „Asana to idealne narzędzie do wdrażania nowych pracowników i pomaga naszemu zespołowi skutecznie replikować naszą pracę”.

Asana pomogła nam usprawnić zarządzanie projektami w firmie, pokazując nam, jak osiągnąć większą przejrzystość w zarządzaniu zasobami. Dla nas to najważniejsza korzyść, ponieważ przejrzystość jest podstawową wartością firmy.”

Rekruter po prostu wpisuje imię i nazwisko kandydata i datę rozpoczęcia do swojego systemu HR, BambooHR, który jest zintegrowany z Asaną za pośrednictwem API. To uruchamia w pełni zautomatyzowaną sekwencję wdrażania nowego pracownika w projekcie w Asanie, zaczynając od preboardingu – zadań zaplanowanych przed pierwszym dniem pracy, takich jak otrzymanie komputera i karty parkingowej. W te procesy zaangażowanych jest do 15 osób z działu operacyjnego TheSoul Publishing, a Asana jest ich centralnym źródłem informacji.

Pierwszego dnia nowo zatrudnionym pracownikom przypisany zostaje automatycznie wygenerowany projekt w Asanie, który jest dostosowany do ich konkretnego działu. Ten projekt pomaga im poznać kulturę firmy, podpisać dokumenty pracownicze i przećwiczyć korzystanie z firmowych narzędzi.

Zarządzanie wprowadzaniem nowych pracowników w Asanie było tak skuteczne, że zespołowi Aleksandry w ciągu zaledwie dwóch miesięcy udało się powtórzyć ten proces z ponad 2 tysiącami obecnych pracowników TheSoul Publishing, aby odświeżyć podstawy kultury firmy i wiedzę z zakresu narzędzi.

Dział HR zarządza również innymi projektami w Asanie. Na przykład utworzył różne formularze w Asanie, aby pomóc pracownikom w składaniu wewnętrznych wniosków, w tym o zgodę na wyjazd służbowy, awans, szkolenia i relokację. Reguły w Asanie automatycznie klasyfikują zgłoszenia i przekształcają je w zadania w Asanie, w których dział HR może skontaktować się z pracownikiem, aby wszystko odbywało się w jednym miejscu. Dział HR może mierzyć czas odpowiedzi i stosować umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA), dzięki czemu wszystko odbywa się sprawnie.

Formularze są wykorzystywane we wszystkich działach operacyjnych w firmie, a pracownicy TheSoul Publishing przesyłają blisko 7000 formularzy miesięcznie.

Tworzenie treści

Dział tworzenia treści to miejsce, w którym dzieje się magia. Tworzą go zespoły zajmujące się produkcją filmów, animacji i muzyki, a także zespół redakcyjny odpowiedzialny za tworzenie artykułów. Niektóre treści w zależności od typu zajmują dni, a nawet miesiące i są tłumaczone na nawet 19 języków.

Anastasiia Vinogradova jest producentem wykonawczym marki La La Life, zbioru trzech kanałów YouTube, które produkują filmy komediowe z elementami muzycznymi. Każdy film odpowiada jednemu projektowi w Asanie – lub więcej, w zależności od tego, na ile języków jest tłumaczony, ile typów mediów jest zaangażowanych i na ilu kanałach mediów społecznościowych będzie rozpowszechniany.

Wszystkie projekty są zorganizowane w portfolio w Asanie, dzięki czemu Anastasiia ma ogólny wgląd w to, na jakim etapie znajduje się każdy film w cyklu produkcyjnym. Korzysta z osi czasu portfolio, by sprawdzić, kiedy treść będzie gotowa do opublikowania, a do raportowania używa pulpitów nawigacyjnych. Organizowanie projektów w Asanie eliminuje potrzebę dodatkowej komunikacji i spotkań statusowych. „Kiedy otwieramy projekt, od razu widzimy, co już zostało zrobione, a co jeszcze jest do zrobienia. Nie potrzebujemy dodatkowej komunikacji na ten temat” – mówi Anastasiia.

Zespół produkcyjny rozpoczyna każdy nowy projekt związany z tworzeniem treści, powielając szablon Asany, który zawiera wszystkie etapy tworzenia wideo podzielone na sekcje – takie jak zbieranie pomysłów, pisanie scenariusza, zamawianie muzyki lub animacji, nagrywanie i wszystkie etapy postprodukcji. Jeden film może obejmować setki zadań, które angażują zespoły specjalistów, takie jak zespoły odpowiedzialne za animację i projektowanie dźwięku.

Możliwość dodawania zadania do wielu projektów ogranicza konieczność powielania pracy i zapewnia dobrą komunikację współpracownikom, ponieważ cała praca jest wykonywana w jednym miejscu i jest widoczna dla wszystkich. Ponadto szablony pozwalają zaoszczędzić dodatkowy czas.

Szybki rozwój wewnętrzny i zewnętrzny dzięki Asanie

Asana pomogła usprawnić realizację projektów i połączyć działy w TheSoul Publishing. Jasne określenie obowiązków i terminów pomaga pracownikom wykonywać zadania na czas, co oznacza, że ​​firma może szybciej realizować nowe pomysły, tworzyć bardziej angażujące treści dla swoich fanów i mieć większą swobodę eksperymentowania i wprowadzania innowacji.

Asana wspiera przejrzystość i odpowiedzialność – wartości leżące u podstaw naszej kultury. Pomaga nam działać szybciej, myśleć szerzej i eksperymentować z nowymi pomysłami.”

Alexey i jego zespół IT będą nadal używać Asany do ulepszania procesów i automatyzacji pracy, podczas gdy dział HR polega na tym narzędziu, aby poprawić doświadczenie pracowników i pomóc organizacji zachować spójność działań. Asana pomaga także zespołowi produkcyjnemu zaspokoić oczekiwania fanów i zwiększyć liczbę odbiorców. W końcu, po osiągnięciu miliarda subskrybentów, zostało im tylko kilka miliardów więcej.