iCHEF zwiększa produktywność i usprawnia współpracę dzięki Asanie

iCHEF, firma z siedzibą na Tajwanie, z dumą pomaga ponad 13 tys. firm z branży hotelarskiej i gastronomicznej w obsłudze zamówień i sprzedaży bez użycia papieru. Dzięki iCHEF restauracje korzystają z jednej platformy, aby cyfrowo rejestrować zamówienia online lub w lokalu, łączyć się z platformami dostawczymi, przyjmować płatności i gromadzić dane dotyczące sprzedaży. Każdego roku iCHEF realizuje dziesiątki projektów badawczo-rozwojowych (B+R), dzięki czemu stale wprowadza produkty i funkcje, które pomagają właścicielom restauracji usprawnić ich operacje biznesowe. Firma niedawno wprowadziła nowy system zarządzania relacjami z klientami (CRM), który pomaga restauracjom prowadzić programy lojalnościowe, śledzić zamówienia i kontaktować się z klientami, przedstawiając im spersonalizowane oferty. Dzięki nowemu systemowi CRM właściciele restauracji będą mogli jeszcze łatwiej utrzymywać klientów i prowadzić działania marketingowe skierowane do nich.

Kiedy w 2016 roku Matt Chang, dyrektor ds. technologii, dołączył do iCHEF, jego brief był jasny. Przeprojektowanie backendu iCHEF w taki sposób, aby ułatwić współpracę i integrację z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak platformy do dostarczania jedzenia. W tamtym czasie zespół realizował 20 projektów badawczo-rozwojowych rocznie. Aby zwiększyć skalę innowacji i przeprowadzić restrukturyzację oprogramowania, cała firma musiała na nowo zdefiniować współpracę.  Kiedy Matt rozpoczynał pracę, koordynacja między działami była trudna, mimo że firma korzystała z narzędzia do zarządzania projektami. Udostępnianie zadań między działami nie było łatwe, a ten brak przejrzystości spowalniał procesy. Matt postanowił znaleźć platformę do zarządzania pracą, która zwiększyłaby przejrzystość i usprawniła współpracę. 

Znalezienie platformy do zarządzania pracą dla całej firmy 

Zespół iCHEF potrzebował narzędzia do zarządzania pracą, z którego mógłby korzystać każdy dział – od inżynierów po pracowników marketingu. Aby szybko wprowadzać innowacje, cała firma potrzebowała dostępu do tych samych zadań oraz czytelnej komunikacji w zakresie obowiązków, terminów i kontekstu projektów. 

Po dokładnej analizie zespół iCHEF wybrał Asanę, ponieważ oferuje ona: 

• Funkcje do współpracy umożliwiające lepszą koordynację między działami. 

• Intuicyjny interfejs użytkownika ułatwiający szybsze wdrożenie. 

• Zaawansowane funkcje analizy danych, które umożliwiają podejmowanie bardziej przemyślanych decyzji. 

Wybrana przez nas platforma do zarządzania pracą musiała być odpowiednia dla wszystkich zespołów. Ostatecznie naszym celem było zoptymalizowanie współpracy między działami dzięki utworzeniu przejrzystych procesów i udostępnianiu danych. Asana obiecała płynną współpracę pomiędzy działami, doskonałą łatwość obsługi i zaawansowane funkcje analizy danych.”

Współpraca z Master Concept przy wdrażaniu Asany 

Aby wdrożyć Asanę, zespół iCHEF współpracował z firmą Master Concept, partnerem rozwiązań Asany. Zespół Master Concept, składający się z ekspertów w dziedzinie oprogramowania chmurowego i zarządzania projektami, pomógł firmie iCHEF stworzyć przepływy pracy, które miały usprawnić komunikację między działami i umożliwić realizację złożonych, dużych projektów badawczo-rozwojowych. 

Wdrożenie zakończyło się takim sukcesem, że każdy dział zaczął korzystać z Asany nie tylko do zarządzania projektami badawczo-rozwojowymi. Zespół ds. relacji z klientami zaczął używać Asany do śledzenia zgłoszeń serwisowych, a podmioty zewnętrzne, takie jak partner firmy zajmujący się naprawą punktów sprzedaży, zostały zachęcone do dołączenia do platformy.

Od momentu wdrożenia Asana jest wykorzystywana nie tylko do projektów badawczo-rozwojowych. Wszystkie działy w firmie używają Asany do zarządzania swoją pracą, a wyniki są naprawdę znaczące.”

Więcej projektów ukończonych dzięki lepszej współpracy 

Obecnie każdy dział w iCHEF korzysta z Asany. Od czasu wdrożenia platformy zespół iCHEF realizuje około 100 projektów rocznie. 

Za tą zwiększoną wydajnością stoją przepływy pracy w Asanie, które zapewniają przejrzystość i usprawniają współpracę. Oto trzy sposoby, w jakie Asana przynosi korzyści firmie iCHEF. 

Dzięki Asanie odnotowaliśmy znaczny wzrost naszej produktywności. Jesteśmy w stanie realizować więcej projektów, jednocześnie optymalizując nasze procesy operacyjne w celu zwiększenia wydajności.”

Lepsza współpraca pomiędzy działami 

Portfolio i tablice projektów gromadzą pracę w jednym miejscu, dzięki czemu zespoły ze wszystkich działów mogą łatwo zrozumieć cele, kamienie milowe i priorytety zadań. Lepsza współpraca pomogła firmie zwiększyć odporność. 

Indeks anatomii pracy pokazuje, że w organizacjach opartych na współpracy 79% pracowników czuje, że są dobrze przygotowani do reagowania na wyzwania. Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, zespół iCHEF udowodnił, że to prawda, szybko wprowadzając funkcje, które pomagają restauracjom zarządzać bezkontaktowymi zamówieniami, płatnościami i dostawami. 

Asana pomogła zmniejszyć ilość niepotrzebnej komunikacji związanej z projektami i ułatwiła reagowanie na zmiany. W nagłych sytuacjach członkowie zespołu mogą szybko ponownie ocenić harmonogramy projektów, nie pomijając przy tym ważnych zadań. ”

Lepsze śledzenie tysięcy zgłoszeń do obsługi klienta 

iCHEF co miesiąc otrzymuje 5000 zgłoszeń do obsługi klienta. Zespół korzysta z Portfolio, aby uzyskać jasny przegląd wszystkich powiązanych projektów, od szkoleń przed wdrożeniem po śledzenie wypożyczeń i napraw tabletów. 

Liderzy mogą szybko sprawdzać postępy w obsłudze klientów, a zespoły pracują znacznie szybciej.  Według raportu Indeks anatomii pracy, 71% pracowników w firmach, które mają jasno określone cele, stwierdziło, że współpraca z interesariuszami z innych działów jest łatwa. Tak było w przypadku iCHEF, gdzie przejrzystość doprowadziła do lepszej współpracy w zakresie obsługi zgłoszeń od klientów. 

Śledzenie zgłoszeń do obsługi klienta jako zadań w Asanie skróciło czas ich rozpatrywania, oszczędzając nam wiele godzin pracy. Teraz zespół może skoncentrować się na pracy, która przynosi większą wartość.”

Zarządzanie wielokanałowymi strategiami marketingowymi 

Hsuan Chou, specjalista ds. marketingu, jest wielkim fanem Asany. Zarządzanie wielokanałową strategią marketingową stanowiło dla Hsuan wyzwanie związane ze śledzeniem komunikacji i wiadomości z różnych kanałów.

Hsuan i jego zespół korzystają z tablic projektów, zadań i podzadań, aby śledzić kampanie marketingowe i prośby dotyczące komunikacji. Przejrzystość zadań ułatwia Hsuanowi śledzenie ukończenia zadań i monitorowanie wszystkich kanałów medialnych. 

Asana to prawdziwe zbawienie! Mogę pracować znacznie szybciej.  Za każdym razem, gdy widzę nową funkcję, od razu sprawdzam, w jaki sposób może ona jeszcze bardziej zoptymalizować mój proces pracy.”

Wejście na nowe rynki 

Zespół iCHEF cieszy się, że może stale wprowadzać produkty i funkcje, które pomagają klientom usprawnić ich działalność biznesową. Firma planuje nadal się rozwijać i dostosowywać usługi do lokalnych rynków. iCHEF będzie nadal korzystać z Asany do zarządzania przepływami pracy, a zespół z niecierpliwością czeka na możliwość dalszego zwiększania wydajności w firmie.