Czym jest Podstars by OMR?

Niezależna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością została założona w 2016 roku jako samodzielna jednostka wyodrębniona z platformy marketingowej OMR. Wszystko zaczęło się od podcastu OMR jako pierwszego i jedynego produktu. Ważne tematy związane z biznesem cyfrowym, marketingiem internetowym i wszystkim, co interesowało prezesa i założyciela Philippa Westermeyera, zostały ujęte w sprytne formaty audio. Dzięki temu założyciele, przedsiębiorcy i zainteresowane osoby były na bieżąco informowane. Okazało się, że firmy, które słuchały podcastu OMR, zwracały się do Podstars z prośbą o umieszczenie w podcastach treści reklamowych. Stopniowo dodawano kolejne możliwości reklamowe dzięki innym formatom. W ten sposób w drodze wydzielenia powstała sieć podcastowa Podstars. Dołączyły do niego kolejne tematy, takie jak sport i rozrywka, a wkrótce powstało własne studio, aby produkować kolejne podcasty we własnym zakresie. Obecnie Podstars produkuje ponad 50 formatów i prowadzi sprzedaż kolejnych 50. 20 pracowników zajmuje się tworzeniem podcastów i oferowaniem ich firmom jako platformy reklamowej.

3 obszary działalności Podstars

W obszarze produkcji audio tworzone są własne formaty, które są istotne dla danego rynku i mogą generować duży zasięg. Dział marketingu, od którego wszystko się zaczęło, łączy podcasterów z reklamodawcami. Trzecim filarem Podstars jest doradztwo dla agencji, reklamodawców i podcasterów. Tutaj zainteresowane strony są szkolone w zakresie funkcjonowania rynku, produkcji, a także tego, jak przeprowadzić dobry wywiad. Podstars oferuje bogate portfolio podcastów, które są przedmiotem działań marketingowych.

Jak Asana weszła do gry

Oczywiste jest, że przy takim portfolio ofert Podstars konieczne jest korzystanie z wydajnego narzędzia do zarządzania pracą. Annamaria Herkt pracowała już z kilkoma narzędziami do zarządzania pracą – jednym z nich było Asana. Ponadto zespół projektowy OMR również już korzystał z Asany. Dowiedziała się nieco więcej o Asanie i poprosiła zespół projektowy OMR o prezentację. Następnie w dużej mierze samodzielnie zapoznała się z funkcjami, korzystając jednocześnie z pomocy Asany. Bardzo pomocne okazały się warsztaty wprowadzające online oraz blog zawierający wskazówki i wyjaśnienia, a także inne filmy szkoleniowe Asany. „To było bardzo ekscytujące zobaczyć, jakie procesy można realizować za pomocą Asany. To było dla mnie bardzo inspirujące” – mówi. „Zaletą było również to, że mogłam zobaczyć, jak inne firmy korzystają z Asany i czego można się od nich nauczyć”. Zauważa to również Lisa Schmidt, która wraz z Annamarią Herkt zbudowała dział Content Management w Podstars. Od początku 2020 roku Asana jest używana w Podstars i obecnie aktywnie korzysta z niej 15 pracowników. Po skorzystaniu z bezpłatnej wersji próbnej pracownicy nadal byli sceptyczni. Wiele osób nie chciało rezygnować ze starych nawyków i wolało nadal korzystać z własnych list oraz stosować znane sobie procedury pracy. Obecnie jednak korzyści płynące z korzystania z Asany są dla członków zespołu wyraźnie odczuwalne. Jest to szczególnie widoczne w przypadku zastępstw wakacyjnych oraz w kontekście przejrzystości w zespole. Nawet członkowie zespołu, którzy nie są zaangażowani w projekt, mogą zobaczyć nadchodzące etapy pracy.

Pytania takie jak „Gdzie znajdę to i tamto?” lub „Czy już to zrobiłeś?” stały się zbędne.

Asana integruje wszystkie treści w jednym miejscu

Celem Podstars była płynna komunikacja między działami produkcji, zarządzania treściami i zarządzania produktami. Asana zapewnia odpowiednią do tego podstawę i zdobyła punkty we wszystkich obszarach. Menedżerowie treści mają teraz lepszy wgląd w to, jakie pliki i ścieżki audio zostały przesłane przez którego producenta audio oraz jakie zadania pozostają do wykonania, np. przygotowanie tekstów opisowych lub cytatów. Wszystko to jest na bieżąco dodawane do listy zadań w Asanie. Integracja z linkami do Dysku Google i z Gmaila dodatkowo wspiera procesy pracy, umożliwiając edycję zadań w Asanie bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail. Bardzo pozytywnie oceniana jest również integracja ze Slackiem. „Mamy teraz podstawowe warunki, aby wszystko działało. Teraz trzeba tylko poćwiczyć” – mówi Annamaria Herkt. Gdzie odbywają się nagrania? W jaki sposób się odbywają? Jaka technologia jest potrzebna? Czy montaż jest na koniec gotowy? Jak przebiega dystrybucja? Na wszystkie te pytania można teraz łatwo i szybko znaleźć odpowiedzi w Asanie. Dzięki temu każdy pracownik ma w każdej chwili dostęp do potrzebnych informacji i może oczywiście dodawać nowe.

Bezproblemowa integracja pracowników zewnętrznych

Do tej pory z Asany korzystali wyłącznie pracownicy wewnętrzni firmy. W przyszłości Constantin Buer, jeden z dyrektorów zarządzających Podstars, wyobraża sobie, że dostęp do Asany uzyskają również zewnętrzni producenci audio, na przykład do nagrań w Berlinie. Asana oferuje odpowiednią funkcję, która umożliwia wygodne włączenie partnerów zewnętrznych. Dzięki temu członkowie rozproszonych zespołów są płynnie zintegrowani.

Ogromną zaletą Asany jest to, że łączy wszystkich użytkowników i wszystkie istotne informacje w jednym miejscu.

Asana wchodzi do ucha

Dla Podstars, a zwłaszcza z punktu widzenia Annamarii Herkt, integracja Asany była jak dotąd bardzo udana. Istotne informacje są po prostu dodawane bezpośrednio do zadania. Procesy są szybsze, łatwiejsze, a przede wszystkim bardziej przejrzyste. Przejście na wersję Premium Asany z rozszerzonymi funkcjami spotkało się z dodatkowym poparciem ze strony pracowników. Asana okazała się nieoczekiwanie, ale niezwykle pomocna dla wszystkich pracowników pracujących z domu. Pracownicy nie siedzą razem w jednym pomieszczeniu, a zatem nie mogą komunikować się bezpośrednio, na przykład zadawać krótkich pytań czy spontanicznie się dogadywać. W tej sytuacji Asana okazuje się bardzo cenna, ponieważ uzgadnianie spraw i przydzielanie zadań można wygodnie realizować za pośrednictwem tego narzędzia. Szacuje się, że dotychczas Asana przyspieszyła przebieg około 20–30% spotkań, a celem jest podwojenie tego odsetka.

W dłuższej perspektywie znaczna część wewnętrznej korespondencji e-mailowej stanie się zbędna.

Efekty zaskoczenia dzięki Asanie

Oprócz funkcji zapewniających płynny przepływ pracy, Annamaria Herkt i Constantin Buer odkryli również nieoczekiwane wsparcie w zarządzaniu dzięki Asanie. Dzięki temu w przypadku nowych pracowników można teraz nie tylko lepiej ustalić, jaki mają poziom wiedzy lub które podcasty są gotowe do odsłuchania i dostępne do dalszej obróbki. Constantin Buer jest szczególnie zachwycony możliwością mierzenia obciążenia pracą w zespole. Z perspektywy kierownictwa łatwiej jest teraz zobaczyć, który pracownik pracuje nad którym podcastem lub projektem i jakie wolne moce przerobowe ma każda osoba. W ten sposób okazało się, ile projektów może być w ogóle w trakcie realizacji u jednego pracownika w dziale produkcji audio lub w dziale zarządzania projektami. Przydatne są tu również nowe funkcje Asany „Cele” i „Pulpit nawigacyjny”.

Asana pomaga nam uzyskać wgląd w cały przepływ pracy Podstars. To dla nas niezwykle ekscytujące.

Dzięki temu, że każdy pracownik wnosi niewielki wkład i wprowadza odpowiednie informacje do Asany, w ogólnym ujęciu można wyraźnie zobaczyć, jakie jest aktualne obciążenie zespołu. „Zaskoczyło mnie, jak łatwo jest, gdy wszyscy aktywnie korzystają z narzędzia” – mówi Constantin Buer. Wcześniej monitorowanie obciążenia pracą wymagało czasochłonnego korzystania z arkuszy programu Excel lub Arkuszy Google. Wymagało to dużo czasu. Teraz ten proces jest zautomatyzowany, ponieważ każdy pracownik automatycznie wprowadza swoje projekty i zadania. „To oszczędza mnóstwo czasu” – mówi Constantin Buer.

Myślę, że nikt z zespołu nie powiedziałby: „Nie potrzebujemy tego”.

Obecnie wiadomo, że początkowy brak entuzjazmu w zespole wynikał głównie z niepewności co do korzyści płynących z nowych procesów pracy. Czy to naprawdę przyspiesza pracę? Czy wpisywanie własnych notatek naprawdę daje jakąś korzyść? Jak działa synchronizacja z Gmailem, Slackiem lub kalendarzem? Entuzjazm wobec Asany w Podstars jest obecnie ogromny i istnieje pewność, że wkrótce wszyscy członkowie zespołu podzielą ten entuzjazm.