To nie lada wyczyn, o czym już wie dyrektor operacyjna Morning Coworking, Tania Boros. Tania wraz ze swoim czteroosobowym zespołem koordynuje wszystkie 20 lokalizacji, a także pracujących w nich pracowników. Ciężko pracowali, aby stworzyć doskonały proces otwierania nowych lokalizacji i zapewnić ich rozwój.

Mają za zadanie działać szybko, jednocześnie zwracając uwagę na ludzi, proces i cel. Dzięki Asanie mogą zadbać o to, aby wszystkie te trzy elementy działały w harmonii, tak aby każdy z całego miasta (lub świata) mógł liczyć na przestrzeń do współpracy i produktywnej pracy, którą tworzy Morning Coworking.

Klucze do udanych przestrzeni

Tworzenie przestrzeni, w których wspaniali ludzie (i ich pomysły) wchodzą w interakcje i pracują, wymaga dużej koordynacji i zaufania. Zespół Morning Coworking musi być na bieżąco, jeśli chodzi o zabezpieczanie, zatrudnianie personelu i pomyślne prowadzenie swoich przestrzeni – a wszystko to przy jak najszybszym tempie. Tania ma pełne ręce roboty, ale na szczęście Asana pomaga jej zachować spokój ducha.

Działaj szybko dzięki szablonom

Większość firm musi działać szybko, aby wyprzedzić konkurencję i osiągnąć swoje ambitne cele, ale dla Morning Coworking szybkość jest szczególnie ważna, ponieważ ma wpływ na wynik finansowy. „Niektóre przestrzenie są nam wynajmowane tylko na dwa do trzech lat, więc musimy je uruchomić tak szybko, jak to możliwe, aby zacząć generować dochód” – mówi Tania.

Aby otworzyć przestrzeń, Tania i jej zespół muszą uzyskać pozwolenia, podpisać umowy najmu, koordynować prace budowlane, wybrać wyposażenie, zainstalować konfiguracje techniczne i wiele więcej. „Dzięki Asanie cały proces otwierania nowej przestrzeni skróciliśmy do jednego do trzech miesięcy. Teraz możemy otwierać różne przestrzenie jednocześnie, dzięki Asanie oraz naszym partnerom budowlanym i dostawcom (którzy nawet skrócili terminy dostaw!). Zamiast otwierać jedną przestrzeń na raz, możemy teraz otworzyć cztery przestrzenie jednocześnie”.

Przy tak wielu różnych i ważnych elementach, które trzeba monitorować, jak Morning Coworking radzi sobie z tym w ciągu zaledwie kilku tygodni? Kluczem są szablony.

Zespół Tani używa tego samego szablonu dla każdej nowej lokalizacji, aby mieć pewność, że o niczym nie zapomną, i aby móc szybko rozpocząć nowy projekt, po prostu kopiując szablon. Każda sekcja projektu grupuje powiązane zadania dla działu administracji, IT, architektury, logistyki i innych. Ułatwia to odnajdowanie informacji po rozpoczęciu projektu – zamiast przekopywać się przez e-maile i dokumenty.

Zespół Morning Coworking używa również pól niestandardowych, aby pokazać, na jakim etapie znajduje się zadanie, dzięki czemu Tania może szybko przejrzeć projekt bez proszenia o aktualizacje statusu dla dziesiątek zadań. W połączeniu z zależnościami zadań każdy może łatwo dowiedzieć się, nad czym i kiedy powinien pracować. „Asana naprawdę daje nam pewność, że wszyscy pracują nad właściwą częścią planu we właściwym czasie”.

Budynki, nad którymi pracuje zespół Tani, są zwykle puste przez miesiące lub lata, zanim przejmie je Morning Coworking. Czasami nieruchomości są w złym stanie, zanim przejdą metamorfozę. Oto kilka przykładów, jak wyglądały te przestrzenie przed i po:

Wdrażaj pracowników i wspieraj ich w każdym biurze

Jednak po otwarciu przestrzeni tempo nie zwalnia. Ponieważ w każdej przestrzeni pracuje tylko jeden pracownik, istnieje niezliczona liczba zadań, które należy wykonać, aby upewnić się, że wszystko – od potrzeb IT po zaangażowanie społeczności – jest właściwie obsługiwane. Morning Coworking chce również mieć pewność, że każdy pracownik czuje się przygotowany do radzenia sobie z każdą sytuacją i ma możliwość pełnienia swojej roli w celu ulepszania przestrzeni – Asana pomaga osiągnąć oba te cele.

Jednym z kluczowych elementów sukcesu Morning Coworking po uruchomieniu przestrzeni jest proces wdrażania „menedżerów Morning”. Menedżerowie Morning są odpowiedzialni za dbanie o wszelkie potrzeby i problemy, które pojawiają się w danym obszarze roboczym. „Nasi menedżerowie Morning są klejem, który spaja przestrzenie i pomaga rozwijać społeczność” – mówi Tania. Po raz kolejny z pomocą przychodzą szablony.

„Asana jest naprawdę pomocna podczas wdrażania, ponieważ możemy utworzyć szablon, aby mieć pewność, że przeszkoliliśmy ich we wszystkim, a menedżerowie mogą ponownie odwołać się do projektu, jeśli mają pytania”.

Szablon sprawia, że procesy i najlepsze praktyki są jasne – i łatwo je znaleźć, ponieważ wszystkie znajdują się w Asanie. Szablon pomaga również Morning Coworking działać szybko, dzięki czemu nie trzeba za każdym razem zaczynać wszystkiego od nowa dla każdego nowego menedżera ani ryzykować, że o czymś zapomnisz. Menedżerowie są lepiej przygotowani do reagowania na każdą sytuację i wiedzą, że robią to dobrze, co pomaga im przyjmować na siebie więcej obowiązków przy mniejszym stresie.

Gdy pojawiają się problemy i pytania, menedżerowie mogą skorzystać z Asany, aby znaleźć rozwiązania. Menedżerowie mogą na przykład zastanawiać się, jaki jest proces zakupu sprzętu lub od kogo uzyskać informacje budżetowe. Zespół Morning Coworking ma projekty dla każdej unikalnej przestrzeni coworkingowej, aby śledzić czynności do wykonania, proces wdrażania nowych klientów i nadchodzące wydarzenia.

Śledzą również budżety i faktury oraz zarządzają nimi w Asanie, co pozwala na płynniejsze zamknięcie każdego miesiąca. Dzięki temu Tania może skupić się na kluczowych priorytetach, aby szybko odpowiadać na pytania i znajdować rozwiązania, co po prostu nie było możliwe za pośrednictwem poczty e-mail i czatu.

„Asana umożliwia łatwe śledzenie wszystkich szczegółów bez zbędnych utrudnień. Korzystamy z niej, aby zarządzać fakturami i upewnić się, że nie ma niespójności. Co miesiąc możemy przesyłać raporty i wydatki na czas, wiedząc, że nie ma błędów”.

Śledź najważniejsze cele

W każdym obszarze roboczym pojawiają się nowe problemy do rozwiązania, dlatego łatwo jest skupić się na codziennych szczegółach i stracić z oczu większe cele. Może to oznaczać ryzyko utraty komfortu i spójności, z których słynie Morning Coworking, lub ostatecznie doprowadzić do tego, że menedżerowie Morning poczują się mniej zaangażowani, jeśli nie zobaczą, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji szerszych celów.

Morning Coworking ma na celu stworzenie wyjątkowej społeczności i zapewnienie ludziom wspaniałych wrażeń w przestrzeni coworkingowej. Dotyczy to zarówno naszych klientów, jak i naszych własnych pracowników. Asana pomaga nam upewnić się, że spełniamy potrzeby obu tych grup.

Na szczęście Tania i jej zespół są o krok do przodu dzięki projektowi do śledzenia celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów) w Asanie. Projekt ten służy do śledzenia szerszych celów firmy, takich jak certyfikacja przestrzeni jako w 100% ekologicznych (ze względu na zużycie energii, recykling itp.) i otwieranie jednej przestrzeni coworkingowej miesięcznie w 2019 roku, a także ważnych celów poszczególnych osób.

Mniej więcej co miesiąc zespół dokonuje przeglądu OKR-ów, aby sprawdzić, jak wygląda postęp w ich realizacji, i znaleźć rozwiązania, jeśli coś jest opóźnione lub wymaga aktualizacji. Przeglądają również cele pracowników i wskazują nadchodzące projekty, które mogą być istotne dla ich rozwoju.

Szybki i znaczący sukces

W ciągu zaledwie kilku lat Morning Coworking wyznaczył nowy standard dla obszarów roboczych, zapewniając wygodne przestrzenie z troskliwymi pracownikami i klientelą, która wierzy w swoją społeczność. Wraz z otwarciem kolejnych lokalizacji zespół Tani jest gotowy do szybkiego działania, jednocześnie wciąż starannie planując każdy etap procesu i mając na uwadze wielkie cele.

Dzięki Asanie Morning Coworking może skupić się na właściwych szczegółach, mając na uwadze szerszy obraz, aby zapewnić, że jest najszybciej rozwijającą się i najbardziej lubianą przestrzenią coworkingową w Paryżu.