Dział marketingu holdingu Gannett prowadzi w Asanie bazę subskrybentów treści cyfrowych

Jako największy wydawca gazet w Stanach Zjednoczonych, wielokrotnie nagradzane portfolio Gannett obejmuje 40-letnie USA TODAY i ponad 200 lokalnych gazet w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii. W miarę jak Gannett przechodzi z działalności związanej z drukiem na działalność opartą na subskrypcji cyfrowej, zespół ds. operacji marketingowych napędza wzrost liczby subskrybentów, prowadząc kampanie za pośrednictwem poczty elektronicznej, poczty bezpośredniej, reklam na miejscu i innych kanałów. 

Zespół ds. operacji marketingowych pod kierownictwem dyrektora Stevena Tai został utworzony, gdy firma Gannett wdrożyła produkcję kampanii we własnym zakresie z agencji zewnętrznej. Nowy zespół mógł początkowo obsługiwać od 50 do 70 kampanii miesięcznie na 200 rynkach, a ich celem było znalezienie wydajności operacyjnej, aby zwiększyć liczbę projektów z tymi samymi zasobami.

Aby zwiększyć liczbę kampanii, dział operacji marketingowych szukał możliwości usprawnienia i zautomatyzowania przepływu pracy. Zaczął od przeglądu procesu produkcji, który polegał na połączeniu poczty elektronicznej i platform oprogramowania. Rozproszenie informacji między aplikacjami znacznie utrudniało określanie osi czasu, śledzenie postępów kampanii od początku do końca i sprawdzanie, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby.

Zespół ds. operacji marketingowych chciał zyskać centralne miejsce do współpracy, w którym mógłby zobaczyć wszystkie projekty w toku. Rozpoczął więc poszukiwania platformy do zarządzania pracą, która pomogłaby w rozwiązaniu niektórych z tych problemów.

Ku przejrzystości: poszukiwanie centralnej platformy do zarządzania pracą

Zespół ocenił kilka platform do zarządzania pracą, na których można realizować kampanie od zamówienia do dostawy. Ich nadrzędnymi celami było ustalenie sposobów pomiaru sukcesu jako zespołu operacyjnego, ilościowe określenie w czasie rzeczywistym, którzy członkowie zespołu mieli zdolność, a ostatecznie usprawnienie zarządzania kampanią, aby mogli produkować więcej w tym samym czasie.

Gannett wybrał Asanę ze względu na jej wszechstronność i potencjał do skalowania wraz z zespołem i jego przepływami pracy. Postanowili również współpracować z zespołem profesjonalnych usług Asany, aby uzyskać wsparcie przy początkowym projektowaniu i wdrażaniu, aby zapewnić przyjęcie i skierować nowy zespół na właściwy kurs.

Sukces od samego początku dzięki zespołowi usług profesjonalnych Asany

Zespół ds. operacji marketingowych spotkał się ze swoim konsultantem ds. usług profesjonalnych w Asanie, aby przeanalizować potrzeby i ustalić priorytety dziesięciu najczęściej uruchamianych kampanii, które mają zostać przekształcone w szablony projektów w Asanie. Według raportu Indeks anatomii pracy, jedną z głównych przyczyn niedotrzymywania terminów przez pracowników umysłowych są niejasne procesy, a szablony Asany mogłyby bezpośrednio z tym walczyć, określając procedury najlepszych praktyk.

Zespół zakończył współpracę z zespołem ds. usług profesjonalnych tworząc 20 szablonów — dwa razy więcej niż ich cel — a członkowie zespołu uczestniczyli w podstawowych i zaawansowanych szkoleniach w Asanie. Odkryli, że najlepszą częścią takiej współpracy było zyskanie zewnętrznej perspektywy dotyczącej szkolenia w zakresie najlepszych praktyk, dzielenia się zasobami i upewniania się, że zmierzają we właściwym kierunku. 

Zamiast naciskać na wdrażanie Asany z wykorzystaniem określonej metodologii, zespół skupił się na możliwości dyskusji i autorefleksji. Przyjęli motto: „To, co tworzymy dzisiaj, nie jest trwałe”, co oznacza, że w dowolnym momenci emogli wprowadzać iteracje do przepływów pracy w Asanie. Pomogło im to zrozumieć, że nie ma złego sposobu i złych sugestii. Ważne jest prowadzenie rozmów i znalezienie tego, co najlepiej sprawdza się w zespole. Wysłuchali obaw i opinii osób, które pomogły im zidentyfikować przeszkody i poprawić morale zespołu.

Partnerzy biznesowi zespołu ds. operacji marketingowych z niecierpliwością czekali na większą przejrzystość, którą zapewnia Asana. Natomiast Ci, którzy wcześniej nie byli uwzględnieni w przepływie pracy, byli podekscytowani, że będą mogli uczestniczyć w projektach, co przyczyniło się do optymistycznego podejścia do Asany.

Przejrzysty przepływ pracy krok po kroku w celu usprawnienia produkcji 

Dzisiaj Asana jest oficjalną platformą, z której zespół marketingowy Gannett korzysta do kompleksowego zarządzania kampaniami.  Partner biznesowy może zlecić utworzenie kampanii podając wymagane informacje w formularzu w Asanie, a zgłoszenie przechodzi do projektu „zlecenia kampanii” w Asanie, w którym zespół ds. operacji marketingowych przegląda i zatwierdza je.  

Menedżer ds. ruchu aktywuje kampanię jednym kliknięciem — wybierając jeden z ponad 40 szablonów projektów, które zaprojektował zespół marketingowy Gannett — i w razie potrzeby dostosowuje osie czasu i osoby odpowiedzialne.

Każda kampania marketingowa ma własny projekt w Asanie, a cały dział może zobaczyć, jak przebiega praca:

• Aby przechowywać informacje o kampanii w jednym miejscu, dołączają dokumenty do zadań, zamiast wysyłać je e-mailem. Korzystają również z integracji Asana + Outlook , aby dołączać wiadomości e-mail do zadania jako komentarze, upewniając się, że żadna konwersacja nie zostanie przeoczona.

• Partnerzy biznesowi, którzy zlecili utworzenie kampanii, są dodawani do projektu w Asanie jako współpracownicy, dzięki czemu mają wgląd w plany kampanii, status i dyskusje.

• Aby śledzić dodatkowe metadane dotyczące kampanii, używają pól niestandardowych — na przykład, aby wskazać, który podzespół jest odpowiedzialny za określone zadania.

• Projekty w Asanie wyznaczają zależności, dzięki czemu kolejność wykonywania pracy jest jasna. Kiedy zespół chce wprowadzać zmiany w szablonie lub utworzyć nowy, używa Konstruktora przepływów pracy , aby zwizualizować, w jaki sposób projekt będzie przechodził przez kolejne etapy.

Tworzy to jedno źródło wiedzy dla wszystkich prac związanych z kampanią, które utrzymuje wszystkich na bieżąco — dział operacji marketingowych odwołuje się nawet do Asany podczas codziennego spotkania stand-up.

Znajdowanie sposobów na optymalizację poprzez raportowanie na temat wydajności 

Scentralizowanie informacji pomaga również zespołowi zyskać ogólny widok pracy, tworzyć raporty na temat wyników i dostrzegać możliwości zwiększenia produktywności. Portfolio i zagnieżdżone portfolio w Asanie zapewniają ogólny przegląd pracy, grupując kampanie według typu, na przykład według kanału.

Dzięki wszystkim danym w Asanie dział operacji marketingowych może teraz używać raportowania do optymalizacji alokacji zasobów na wiele sposobów:

• Oceniaj i komunikuj status kampanii co miesiąc i co kwartał za pomocą portfolio.

• Określ ilościowe zapotrzebowanie na usługi, tworząc raporty w oparciu o projekt Asany „zlecenie utworzenia kampanii”, który pokazuje liczbę i rodzaje zleceń otrzymanych od partnerów biznesowych.

• Twórz raporty na podstawie danych ze wszystkich kampanii przy użyciu pól niestandardowych.

• Przeglądaj wydajność zespołu i obciążenie pracą poszczególnych członków zespołu w czasie rzeczywistym.

Podobnie jak włączenie światła w wirtualnym warsztacie, Gannett zrozumiał, jak działają i co można poprawić. Umożliwiło to dokonanie zmian, które ponad dwukrotnie zwiększyły ich produktywność.

Produkcja kampanii, zwiększona ponad dwukrotnie

Zespół ds. operacji marketingowych przygotowuje teraz od 120 do 150 kampanii miesięcznie, aby zwiększyć liczbę subskrybentów — jest to 2,4 raza więcej niż ich poprzednie możliwości (od 50 do 70 kampanii).  

Steven mówi: „Gdybyśmy nie mieli Asany, musielibyśmy pójść na ustępstwa lub zwiększyć liczbę naszych pracowników, aby poradzić sobie z szybkim wzrostem liczby projektów. Asana pomaga nam radzić sobie z obciążeniem pracą, udostępniając wszystkim tę samą platformę i umożliwiając szybki dostęp identycznych informacji w czasie rzeczywistym”.

Dzięki nowej wydajności, która pozwala im robić więcej mniejszym kosztem, Gannett jest w stanie zaoszczędzić około 389 dni roboczych rocznie, co odpowiada 1,5 roku pracy w pełnym wymiarze godzin.

Oszczędność czasu wynika z używania funkcji, takich jak komentarze konsolidujące dyskusje i ograniczające konieczność przełączania się między aplikacjami, formularze przyspieszające zarządzanie zleceniami, szablony ze wstępnie zweryfikowanymi przepływami pracy do uruchamiania kampanii za jednym kliknięciem oraz reguły automatyzujące kroki, takie jak przekierowywanie zleceń, planowanie dat wykonania i przypisywanie zadań.

Przełożeni mogą teraz mierzyć indywidualne moce przerobowe, sprawdzać, gdzie brakuje zasobów i w którym miejscu projekty utknęły — a następnie podejmować świadome decyzje o tym, gdzie zainwestować we wzrost lub zautomatyzować proces. Steven mówi: „W przeszłości nie mieliśmy takiej możliwości, a Asana nam ją zapewniła. To wielki przełom, który zwiększa naszą zdolność do osiągania lepszych wyników poświęcając mniej czasu i zasobów — jesteśmy w stanie osiągnąć znacznie więcej.

Przejrzystość wzmocniła również partnerstwo między działem operacji marketingowych a resztą organizacji. Steven mówi: „W rezultacie zyskaliśmy zaufanie zespołu, a wiele innych kampanii zostało przeprowadzonych we własnym zakresie”.

Zwiększenie zasięgu, zwiększenie połączeń

W miarę jak Gannett rozszerza cyfrową bazę subskrybentów i optymalizuje działalność drukarską, zespół ds. operacji marketingowych będzie nadal prowadził kampanie w Asanie, aby przybliżyć się do kwartalnych i rocznych celów związanych z subskrybentami. 

To, co zostało zbudowane w Asanie wczoraj nie jest trwałe, więc marketing może nadal modyfikować procesy i znajdować nowe, potężne sposoby na nawiązywanie kontaktów z subskrybentami. Zasięg Gannetta już jest niezrównany. Umożliwiając transformację cyfrową, operacje marketingowe zapewniają ciągły sukces misji Gannett polegającej na wzmacnianiu społeczności na skalę lokalną i krajową.