W 80-osobowym biurze krajowym Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) zespoły ds. dotacji fundacyjnych i dotacji federalnych stanowią około jednej trzeciej wszystkich pracowników. Ich wspólnym zadaniem jest dystrybucja funduszy do lokalnych agencji ze źródeł korporacyjnych, prywatnych organizacji filantropijnych i federalnych. Tworzą raporty dotyczące wpływu, monitorują przestrzeganie przez agencje umów o dotacje i opracowują nowe programy dla młodzieży w ramach sieci.

Przez ponad dekadę biuro krajowe korzystało do zarządzania tymi projektami z arkuszy kalkulacyjnych, poczty elektronicznej i czatu. Kiedy w styczniu 2020 roku przeszli do Asany, zebrali informacje w jednym miejscu, aby zapewnić widoczność między działami. Stworzyli również standardowe przepływy pracy, które pomagają im niezawodnie spełniać wymogi dotyczące zgodności i dotrzymywać terminów raportów.

Dzięki wydajności operacyjnej wynikającej z ustalonych i udokumentowanych przepływów pracy BBBSA zyskała większe zaufanie fundatorów i więcej odnowień finansowania. BBBSA  zwiększyła finansowanie i dystrybucję dotacji bez zwiększania liczby pracowników, co pozwoliło jej skierować więcej zasobów do młodych ludzi, którzy są głównym celem działań organizacji.

Asana pomogła nam uzyskać od darczyńców odnowienie dotacji, ponieważ komunikujemy się i raportujemy na czas.

Tim Pehlke, dyrektor ds. dotacji fundacyjnych

Poznawanie Asany przy lunchu

Gdy BBBSA wprowadziła Asanę w biurze krajowym, Tim Pehlke, dyrektor ds. dotacji fundacyjnych, poprowadził serię licznie uczęszczanych spotkań „lunch and learn”, podczas których pracownicy otrzymywali 15–20-minutowe szkolenie z Asany, a następnie mieli okazję do spotkań towarzyskich. Sesje zostały nagrane i udostępnione do bieżącego szkolenia i wdrażania nowych pracowników, wraz z artykułami szkoleniowymi Asany i innymi zasobami.

Gdy zespoły przeszły z poczty e-mail i czatu do Asany, Tim poprosił poszczególne osoby, aby zaczęły od małych kroków i utworzyły prostą osobistą listę zadań, aby zobaczyć, jak Asana oszczędza im czas. „Uwielbiam widok tablicy dla osobistych zadań” – mówi Tim. „Bardzo pomocna była również współpraca z Menedżerem ds. sukcesu klienta Asany, który ma doświadczenie w pracy z organizacjami non-profit, podczas tworzenia przepływów pracy i szablonów”.

Wdrażanie członków zespołu jest znacznie łatwiejsze dzięki Asanie, ponieważ mamy solidne procesy, które są łatwe do przestrzegania przy niewielkiej pomocy.

Tim Pehlke, dyrektor ds. dotacji fundacyjnych

Dane w jednym miejscu dla wszystkich dotacji, raportów i agencji

Obecnie biuro krajowe BBBSA korzysta z Asany do zarządzania dystrybucją dotacji i raportowaniem, a także rozszerzyło zakres korzystania z Asany na planowanie strategiczne i wymianę wiedzy w całej organizacji.

Szablon zarządzania dotacjami: dla każdej nowo otrzymanej dotacji BBBSA duplikuje szablon projektu w Asanie, aby przechowywać informacje o dotacji i zadania związane z jej realizacją, dzięki czemu żadne kroki nie są pomijane i spełnione są wymogi dotyczące zgodności. Szablon dzieli zadania na sekcje dotyczące umów o dotację, budżetowania, terminów zatwierdzeń przez kierownictwo wyższego szczebla oraz opcjonalne sekcje dla konsultantów lub specjalnej współpracy agencyjnej. 

Aktywne śledzenie projektów: zespół przenosi osie czasu ze wszystkich raportów dotyczących dotacji do jednego projektu w Asanie, dodając zadania do wielu projektów. Ten ogólny widok pomaga im proaktywnie planować, aby dotrzymać terminów. 

Narzędzie do śledzenia ryzyka i zgłoszeń: kolejny projekt w Asanie pomaga śledzić dotacje zagrożone, dokumentować informacje o zgłoszeniach i uzgadniać czynności do wykonania. Kroki są przypisywane do określonych członków zespołu w Asanie, aby zapewnić ich realizację.

Dziennik informacji o dotacjach i narzędzie do śledzenia czasu: projekt wyświetla podstawowe informacje dotyczące wszystkich dotacji przy użyciu pól niestandardowych (np. nazwa, obszar zainteresowania, terminy raportów, kwota finansowania, interesariusze). Pracownicy używają go również do rejestrowania czasu spędzonego na każdym grantcie, zastępując arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu.

Pulpit nawigacyjny do monitorowania wydajności agencji: zespół ds. dotacji federalnych co roku przekazuje 13,5 miliona dolarów lokalnym agencjom i korzysta z projektu w Asanie do monitorowania wydajności agencji. Kiedy spotykają się z agencją, mogą wyświetlić jej zadanie w Asanie, aby zobaczyć najnowszy status i kontekst historyczny, taki jak zmiany osób kontaktowych, otwarte i rozwiązane zgłoszenia, notatki dotyczące wyników oraz ukończone audyty. Łatwo jest oznaczyć agencję, jeśli spóźnia się ona z przedłożeniem audytu finansowego lub nie osiąga celu w zakresie wydatków dopasowanych; podzadania rejestrują szczegóły do wykorzystania w przyszłości. 

Gromadzenie pozytywnych historii dotyczących dopasowań: zespół ds. dotacji federalnych gromadzi pozytywne historie dotyczące dopasowań od agencji, aby wyróżnić je w raportach dotyczących dotacji. Do odbierania zgłoszeń używają formularza w Asanie, który automatycznie porządkuje wszystkie zdjęcia, formularze zgody i tekst w centralnym projekcie w Asanie. Gdy nadejdzie czas na utworzenie raportu, zespół może wyszukać słowa kluczowe, aby łatwo znaleźć historie na określone tematy, takie jak jednostki policji lub dzieci na obszarach wiejskich.

Scentralizowanie informacji za pomocą zintegrowanych narzędzi: integracja z Sharepoint pozwala zespołowi zarządzać dokumentami i udostępniać linki kierownictwu wyższego szczebla do sprawdzenia, a integracja z Outlookiem przekształca wiadomości e-mail od partnerów zewnętrznych w wewnętrzne zadania w Asanie, które wymagają podjęcia działań. 

Zjednoczenie: Asana pomaga działom komunikować się na jednej platformie w celu planowania strategicznego. Kiedy rozpoczęła się pandemia COVID-19, a BBBSA przeszła z pracy stacjonarnej na pracę zdalną, Asana pomogła zespołowi utrzymać łączność, obejść ograniczenia VPN i szybko uruchomić nowe oferty, aby zapewnić uczniom dostęp do Internetu i posiłków.

Zwiększenie wydajności zespołu poprzez planowanie strategiczne i przepływy pracy

Możliwość szybkiego wyszukiwania informacji i przestrzegania standardowych procesów pomogła zespołowi Tim's Foundation Grants skrócić czas poświęcany na raportowanie dotacji o 80%. Dzięki szablonom i przejrzystym przepływom pracy spędzają też o 50% mniej czasu na rozpoczynaniu nowych projektów dotacyjnych.

Według raportu Indeks anatomii pracy niejasne procesy są częstą przyczyną niedotrzymywania terminów przez pracowników wiedzy. Dzięki Asanie BBBSA dotrzymuje terminów raportów i terminowo komunikuje się z darczyńcami. Planując na platformie harmonogramy tworzenia raportów, mogą myśleć z wyprzedzeniem, dodawać bufory czasowe i przewidywać wyzwania.

Zwiększyło to zaufanie darczyńców, pomagając BBBSA zabezpieczyć odnowienie finansowania i zwolnić czas, który wcześniej był poświęcany na poszukiwanie nowych źródeł dotacji. Zespół ds. dotacji fundacyjnych zwiększył finansowanie o 50% i obecnie przyznaje 2,5 razy więcej dotacji rocznie, przy czym wielkość zespołu pozostaje stabilna.

Asana pozwala utrzymać biuro krajowe BBBSA w jednym narzędziu, nawet jeśli zespół stał się rozproszony. Kierownictwo ma teraz lepszy wgląd w status projektu, ryzyko i audyty finansowe, a także łatwiej jest rozpowszechniać wnioski w całej sieci agencji. 

Gromadzenie pamięci zbiorowej w Asanie rozbija silosy działowe i zapewnia ciągłość w czasie. „Gdy członkowie zespołu się zmieniają, nadal funkcjonujemy, ponieważ mamy usystematyzowany sposób zarządzania naszymi projektami” – mówi Tim. Mogę przenieść projekt z jednej osoby na drugą, a wszystko jest już przypisane wraz z kontekstem”.

Większa pojemność oznacza większe wsparcie dla młodzieży w całych Stanach Zjednoczonych

Ponieważ BBBSA zwiększa produktywność dzięki Asanie, może przeznaczyć czas wcześniej poświęcany na zarządzanie pracą na realizację i innowacje. Kilka lokalnych agencji wybrało Asanę na platformę do zarządzania pracą, co dodatkowo wzmocniło połączenie w całej sieci BBBSA.

Dzięki zintegrowanemu zespołowi, stabilnemu wzrostowi finansowania i procesom spełniającym wymagania dotyczące zgodności BBBSA może przeznaczyć więcej zasobów na swoją misję, aby pomóc każdemu dziecku w osiągnięciu pełnego potencjału.

Asana zapewniła nam platformę do współpracy między zespołami i usprawnienia komunikacji między działami, dzięki czemu agencje BBBSA mają wszystko, czego potrzebują, aby pomóc każdemu dziecku w osiągnięciu pełnego potencjału.

Tim Pehlke, dyrektor ds. dotacji fundacji