Productcatalogussjabloon

Wanneer teams jongleren met PDF's, spreadsheets en afbeeldingsmappen, verspillen ze tijd en missen ze details. Met een productcatalogussjabloon centraliseren ze alles in één betrouwbare hub.

Dit gratis catalogussjabloon biedt een gestructureerd, samenwerkingsplatform waarmee je je catalogus snel kunt bijwerken en publiceren voor je teams. Voeg SKU's één keer toe en gebruik ze overal. Volg versies, voeg foto's toe, beheer prijsupdates en routeer beoordelingen in één workflow.

Stel dat je een gratis productcatalogussjabloon nodig hebt om aan de slag te gaan, een online productcatalogussjabloon dat teamgenoten kunnen doorzoeken, of een bewerkbaar productcatalogussjabloon dat je kunt aanpassen aan je proces. In dat geval bespaart deze indeling tijd en vermindert het fouten over de hele linie.

Wie heeft er baat bij productcatalogussjablonen?

Vorig kwartaal hebben de teams bij Asana een seizoenscatalogus omgezet van een lappendeken van sheets naar een enkel project. De wijziging verminderde catalogusvragen met de helft en versnelde de overdracht van lanceringen.

Met een productcatalogussjabloon kan elk team SKU's, specificaties en afbeeldingen op schaal beheren. E-commerceteams publiceren sneller vermeldingen en verkoop deelt nauwkeurige linesheets, merchandisingplannen en assortimenten. Operations houdt de voorraad bij en marketing trekt goedgekeurde middelen onmiddellijk aan.

Productcatalogussjablonen zijn veelzijdig en je kunt ze in verschillende sectoren gebruiken. Retailers stellen seizoensgebonden assortimenten samen, groothandels delen actuele gegevens en fabrikanten volgen certificeringen. Als je SKU's, UPC's of varianten beheert, helpt dit sjabloon je catalogus georganiseerd en betrouwbaar te houden.

Waarom het productcatalogussjabloon van Asana gebruiken

Een merchandising-lead vertelde ons: "Zodra de gegevens in één Asana-project stonden, kwam onze catalogus eindelijk overeen met wat de klant zag." Dat is de kracht van een gedeeld, traceerbaar systeem.

Met Asana verandert je catalogus van een statisch document in een dynamische workflow. Je voegt producten één keer toe en werkt vervolgens details bij binnen de context. Aangepaste velden standaardiseren attributen zoals prijs, beschikbaarheid en varianten. Regels automatiseren beoordelingen en prijsaanpassingen. Goedkeuringen zorgen voor kwaliteit voordat iets openbaar wordt. Omdat het collaboratief is, voorkom je versie-uitbreiding en bewerkingen buiten de catalogus.

• Lanceer sneller met een online productcatalogussjabloon dat teamgenoten kunnen doorzoeken en filteren.

• Verminder herwerk met een bewerkbaar productcatalogussjabloon dat velden en assetbeoordelingen standaardiseert.

• Bespaar tijd door workflowregels te gebruiken die automatisch prijzen toewijzen of updates naar de juiste eigenaar kopiëren.

• Minimaliseer catalogusfouten door velden en goedkeuringen voor specificaties en afbeeldingen vereist te stellen.

Zo gebruik je dit productcatalogussjabloon

Gebruik dit productcatalogussjabloon om een georganiseerde en gebruiksvriendelijke workflow te maken. Verplaats elk item door de fasen aan de linkerkant, terwijl de kolommen bovenaan de verantwoordelijkheid, timing, gereedheid, kanalen en prijs weergeven. Je kunt betrouwbare productinformatie één keer vastleggen en deze vervolgens hergebruiken voor een verkoopcatalogus, een online catalogus of een afdrukbare catalogusbrochure zonder het werk opnieuw te hoeven opbouwen.

Stap 1. Dupliceer het sjabloon en stel eigenaren in

Maak het project aan vanuit het productcatalogussjabloon en wijs één eigenaar toe die de velden en weergaven onderhoudt. Nodig teamgenoten uit die tekst schrijven, afbeeldingen maken, prijzen instellen, naleving beheren en verkopen afhandelen, zodat updates via één systeem verlopen. Voeg een briefing toe waarin wordt uitgelegd hoe elke rol de kolommen gebruikt en bijdraagt aan de workflow.

Leg uit wanneer teamgenoten de inhoudsstatus bijwerken, wat ze vastleggen in beoordelingsfeedback en waar ze bestanden bijvoegen. Verwijs naar de huisstijl voor lettertypen en kleurenpalet om ervoor te zorgen dat de catalogusindeling en het grafische ontwerp consistent zijn in alle seizoenen. Verwijs nieuwe medewerkers naar korte tutorials binnen het project, zodat iedereen het proces snel kan leren.

Stap 2. Voeg producten toe in Kerninhoudontwikkeling

Maak een taak voor elk product of elke variant in Kerninhoudontwikkeling. Gebruik de taaktitel om de productnaam aan te geven en vul Productcategorie in om de productlijn te groeperen op de families die je daadwerkelijk verkoopt. Wijs een hoofdtekst toe en stel een vervaldatum in voor de eerste versie, zodat het werk op tijd vordert.

Schrijf productinformatie in de taaktekst en voeg specificatiepunten toe die je van plan bent opnieuw te gebruiken in verschillende kanalen. Voeg details toe zoals materialen, afmetingen, functie en prijs, zodat teams nauwkeurige pagina's kunnen maken. Deze structuur ondersteunt een kledingcatalogus, een meubelcatalogussjabloon of een vastgoedcatalogus met dezelfde betrouwbare velden.

Stap 3. Verfijn naamgeving en visuals in Ontwerp en Branding

Verplaats de taak naar Ontwerp en Branding zodra de schrijver de tekst heeft ingediend. Vraag je merkpartner om de naamgevingsregels, lettertypen en het kleurenpalet te bevestigen, zodat de indeling van je catalogus consistent en opvallend blijft. Leg vragen vast in reacties, zodat je giswerk verwijdert voordat goedkeuringen worden verleend.

Registreer bewerkingen in Feedback beoordelen, zodat de geschiedenis gekoppeld blijft aan de SKU. Schakel de Inhoudsstatus over naar 'Klaar voor beoordeling' wanneer je open items oplost en de volgende eigenaar toewijst.

Je kunt dit bewerkbare productcatalogussjabloon aanpassen naarmate je catalogusontwerpsjabloon evolueert voor een minimalistisch lookbook of een brochuresjabloon.

Stap 4. Beheer assets in Afbeeldingverzameling en -bewerking

Verplaats de taak naar Afbeeldingverzameling en -bewerking voor fotografie en retoucheren. Wijs de fotograaf of bewerker toe en stel een vervaldatum in die overeenkomt met je lanceringsplan, zodat teams niet op middelen wachten. Voeg je eigen afbeeldingen, onbewerkte bestanden en finales toe, zodat het volledige record op één locatie blijft.

Houd de voortgang bij met waarden voor beeldkwaliteit, zoals 'In bewerking' of 'Goedgekeurd', en houd proofing-reacties rechtstreeks op de afbeelding zelf. Ontwerpers hebben gemakkelijk toegang tot middelen van hoge kwaliteit voor mock-upwerk of Adobe InDesign-projecten zonder door mappen te hoeven zoeken. Teams gebruiken de dubbele bestanden vervolgens voor sociale media, een dubbele brochure of een afdrukbaar catalogussjabloon.

Stap 5. Voer prijs- en bestelinformatie in

Verplaats de taak naar 'Prijs- en bestelinformatie' zodra de tekst en afbeeldingen zijn vergrendeld. Voeg prijspunten, groothandelsvoorwaarden en bundelregels toe aan de velden of de taaktekst, zodat verkopers niet hoeven te raden. Tag Financiën om de nummers te bevestigen voordat je ze met partners deelt.

Gebruik platformcompatibiliteit om kanalen zoals Shopify, Amazon of een groothandelsblad te taggen. Wijzig de status van de inhoud in 'Prijsstelling bevestigd' zodra Financiën het goedkeurt en breng vervolgens de volgende eigenaar op de hoogte. De nummers worden nu automatisch in zowel de verkoopcatalogus als de online catalogus opgenomen, waardoor een aparte heropbouw niet nodig is.

Stap 6. Goedkeuringen routeren in beoordeling en goedkeuringen

Stuur de taak via beoordeling en goedkeuringen om de laatste goedkeuringen te verzamelen. Voeg Goedkeuringen voor kopie en afbeeldingen toe, zodat goedkeurders op één plek op 'Goedkeuren' of 'Wijzigingen aanvragen' kunnen klikken en redenen in context kunnen toevoegen. Vermeld de volgende eigenaar om het momentum vast te houden.

Volg regelgevende controles met Certificeringsstatus en tag je juridische afdeling wanneer dat nodig is. Leg aanvragen vast in beoordelingsfeedback, zodat het volledige besluitvormingstraject aan de SKU gekoppeld blijft. Schakel Inhoudsstatus over naar 'Goedgekeurd' wanneer beoordelaars akkoord gaan en verplaats het item naar publicatie.

Stap 7. Publiceren en verpakken in Afronding en Distributie

Verplaats goedgekeurde producten naar Finalisatie en distributie en pakket per doelgroep. Maak opgeslagen weergaven die alleen de informatie ophalen die elke groep nodig heeft en deel links zodat mensen de gegevens kunnen bekijken zonder de bron te bewerken.

Je onderhoudt één productcatalogus, terwijl elke doelgroep een specifiek segment ervan bekijkt.

• Verkoopcatalogus: filter op Goedgekeurde Inhoudsstatus en geselecteerde Platformcompatibiliteit, zodat vertegenwoordigers items zien die ze nu kunnen verkopen met zichtbare prijzen en productinformatie die klaar is voor snelle offertes. Voeg een briefing toe over het gebruik om nieuwe vertegenwoordigers te helpen snel te leren.

• Website live: filter naar het Huidige seizoen in Productcategorie en sluit items uit zonder goedgekeurde beeldkwaliteit, zodat de site nauwkeurig en consistent blijft. Voeg een veldset voor badges toe als je team promoties op sociale media uitvoert.

• Ontwerphandoff: filter op goedgekeurde items en voeg asset-links toe zodat ontwerpers een lookbook, productbrochure of catalogus kunnen samenstellen zonder extra aanvragen. Teams die de voorkeur geven aan Adobe InDesign- of PSD-bestanden kunnen snel pakken wat ze nodig hebben.

Volg met een snelle steekproef waar belanghebbenden een kleine export beoordelen en namen en afbeeldingen verifiëren. Je behoudt de master als een single source of truth, terwijl elke weergave precies biedt wat een team nodig heeft. Deze methode bespaart uren per cyclus en houdt de hele productlijn consistent.

Stap 8. Gebruik de bovenste kolommen als je bedieningspaneel

Behandel de kolommen als dagelijkse hefbomen voor snelheid en nauwkeurigheid. Wijs elke taak toe en stel een vervaldatum in om het werk in beweging te houden, zodat niemand zich afvraagt wie de volgende stap bezit. Gebruik Productcategorie om assortimenten en seizoensgebonden rollups te plannen die duidelijk in kaart worden gebracht op de site en om stukken af te drukken.

• Inhoudstatus: geef de exacte voortgang weer en activeer handoffs in elke fase om ervoor te zorgen dat niemand op updates wacht.

• Beeldkwaliteit: geef aan wanneer e-commerce kan publiceren en wanneer ontwerpteams een opvallende spread of een minimalistische indeling moeten maken. Teams kunnen een mock-up openen of een afbeelding naar een pagina slepen en neerzetten zonder een nieuw bestand aan te hoeven vragen.

• Certificeringsstatus: breng nalevingsbehoeften aan het licht voordat lanceringsdatums verstrijken en houd risico's zichtbaar voor gereguleerde categorieën.

• Feedback beoordelen: sla beslissingen en bewerkingen op in context, zodat teams niet dezelfde vragen herhalen. Ontwerpers verwijzen naar notities over lettertypen en kleurenpaletten tijdens het bouwen van pagina's.

• Platformcompatibiliteit: markeer kanaalgereedheid en activeer een alleen-lezen partnerweergave, zodat bureaus alleen zien wat ze nodig hebben.

Stap 9. Automatiseer de overdrachten

Maak regels die automatisch de volgende stap activeren, waardoor handmatige aansturing niet nodig is. Wanneer de Inhoudsstatus 'Klaar voor beoordeling' wordt, wijs je de goedkeurder toe en breng je het team op de hoogte zodat de taak niet vastloopt. Wanneer de beeldkwaliteit is goedgekeurd, waarschuw je de e-commerce- en ontwerpteams zodat beide groepen op tijd kunnen publiceren.

Breng de verkoopafdeling op de hoogte wanneer Platformcompatibiliteit hun kanaal toevoegt, zodat vertegenwoordigers vroegtijdig pitches kunnen voorbereiden. Plaats een reactie wanneer de certificeringsstatus 'Goedgekeurd' is, zodat de juridische afdeling op de hoogte wordt gebracht van de sluiting. Je bewerkbare productcatalogussjabloon bevordert nu het werk met minder inzet in elke functie.

Stap 10. Houd de catalogus georganiseerd

Archiveer stopgezette items of verplaats ze naar een speciale sectie onder Finalisatie en distributie. Sorteer elke week op Inhoudsstatus, vind vastgelopen concepten en wijs eigenaren opnieuw toe voordat deadlines verstrijken. Bekijk elk kwartaal de velden en verwijder de velden die je niet gebruikt, zodat het systeem eenvoudig en effectief blijft.

Voeg een briefing toe over naamgevingsregels, lettertypen en kleurenpalet in de projectbeschrijving voor consistentie in het ontwerp. Teams die een bedrijfs-, service- of modecatalogus beheren, volgen dezelfde richtlijnen. Je onderhoudt één raamwerk terwijl elke lijn zich aanpast aan zijn markt.

Stap 11. Bouw snelle exports en deelbare bestanden

Open de verkoop- of bedrijfscatalogusweergave en exporteer deze wanneer een partner een linesheet aanvraagt. Filters op basis van platformcompatibiliteit en Inhoudstatus zorgen ervoor dat de export nauwkeurig is zonder extra stappen. Vertegenwoordigers sturen een link voor alleen-lezen toegang, zodat partners altijd Huidig items zien.

Ontwerpteams gebruiken dezelfde weergave om een afdrukbare productcatalogus, een dubbele brochure of een online whiteboard samen te stellen. Ze geven misschien de voorkeur aan Adobe InDesign- of PSD-workflows en de bijgevoegde bestanden ondersteunen beide paden. Sociale teams halen ook middelen uit dezelfde taken voor consistente berichten.

Stap 12. Rapporteer over gezondheid

Maak een dashboard dat het percentage SKU's met goedgekeurde beeldkwaliteit, items op certificeringsstatus en het gemiddelde aantal dagen van concept tot goedkeuring weergeeft. Deel het dashboard met leiderschap zodat ze veelgestelde vragen kunnen beantwoorden zonder de projecteigenaar te hoeven raadplegen.

Duik in knelpunten door late vervaldatums te sorteren of te groeperen per fase. Pas eigenaren of regels aan waar je vertragingen ziet en zie hoe de cyclustijd verbetert. Je productcatalogussjabloon werkt nu naadloos van intake tot oplevering, waardoor er geen extra bestanden of gefragmenteerde threads nodig zijn.

Asana-catalogiseringsfuncties

De functies van Asana veranderen een productcatalogussjabloon in meer dan alleen een lijst. Ze bieden tools om details te organiseren, de kwaliteit te controleren en sneller te publiceren. Hier vind je een paar van onze favorieten met catalogiseringsprojecten.

Aangepaste velden

Houd SKU's, prijzen, varianten en beschikbaarheid bij met behulp van gestructureerde velden om nauwkeurige gegevens te garanderen. Menu's met één keuze zorgen voor consistentie in de categorie, terwijl nummervelden de prijzen beheren. Verplichte velden voorkomen ontbrekende productinformatie, waardoor je catalogus nauwkeurig blijft.

Projectweergaven

Schakel tussen weergaven op basis van je behoeften. Gebruik de Lijstweergave om productdetails te organiseren, de Bordweergave om de status te controleren, de Agenda om lanceringsdatums te bekijken en de Tijdlijn om teams te coördineren. Weergaven houden de indeling van je catalogus flexibel en gebruiksvriendelijk.

Regels en automatisering

Elimineer repetitieve handoffs. Maak regels om een beoordelaar toe te wijzen wanneer de status verandert, verkoop te informeren wanneer prijzen worden bijgewerkt of e-commerce te waarschuwen wanneer afbeeldingen worden goedgekeurd. Automatisering houdt je workflow in beweging zonder extra inzet.

Goedkeuringen en proofing

Verzamel de laatste goedkeuringen binnen Asana. Goedkeurders beoordelen kopieën, afbeeldingen of mock-ups rechtstreeks in de taak en laten reacties achter in context. Dit garandeert catalogi van hoge kwaliteit, of je nu een brochure, lookbook of online catalogus voorbereidt.

Formulieren

Standaardiseer het proces van het toevoegen van nieuwe producten aan je systeem. Met formulieren kunnen teamgenoten of leveranciers SKU's, specificaties of afbeeldingen consistent indienen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Elke indiening genereert een taak met vooraf ingevulde velden, wat tijd bespaart en fouten minimaliseert.

Rapportage en dashboards

Krijg een duidelijk beeld van de gezondheid van de catalogus. Houd het aantal SKU's bij dat klaar is om te lanceren, identificeer items die afbeeldingen missen of meet de gemiddelde beoordelingstijd. Dashboards helpen je om je productlijn georganiseerd te houden en een hoge kwaliteit te behouden.

Aanbevolen integraties voor je productcatalogussjabloon

Integraties verbinden je catalogusworkflow met de tools die je al gebruikt. Ze houden gegevens nauwkeurig en voorzien elk team van de nodige middelen zonder dat ze van platform hoeven te wisselen. Blader door de volledige galerij op asana.com/apps.

Google Drive

Voeg specificatiebladen, productbrochures of afbeeldingen van Drive rechtstreeks toe aan taken. Teams gebruiken altijd de laatste versie, of ze nu bestanden nodig hebben voor een online catalogus of een afdrukbare brochure.

Dropbox

Sla afbeeldingen en ontwerpbestanden met een hoge resolutie op in Dropbox en koppel ze vervolgens aan je catalogus. Updates verschijnen onmiddellijk, zodat marketing-, verkoop- en ontwerpteams allemaal vanuit dezelfde middelen werken.

Figma

Verbind je catalogus met ontwerpwerk in Figma. Teams kunnen indelingen, lookbooks of catalogusmodellen beoordelen en feedback achterlaten op één plaats. Dit houdt creatieve en productteams op één lijn.

Slack

Stuur catalogusupdates naar Slack-kanalen om verkoop- en e-commerceteams op de hoogte te houden. Waarschuwingen kunnen prijswijzigingen, nieuwe productlijnen of goedgekeurde middelen omvatten. Dit houdt teams op de hoogte zonder extra check-ins.

Zapier

Automatiseer acties tussen Asana en je e-commerce- of publicatietools. Wanneer een SKU bijvoorbeeld 'Klaar om te lanceren' bereikt, activeer je een update in Shopify of stel je marketing op de hoogte om een sociaal bericht voor te bereiden.

Veelgestelde vragen over productcatalogussjablonen