Hoe het groeperen van taken uw productiviteit op het werk kan verhogen

Hier is een scenario: je opent je e-mail op maandagochtend om naar je takenlijst te kijken. Je e-mailinbox is een puinhoop, goedkeuringen stapelen zich op en je hebt geen idee waar je moet beginnen of wat je eerst moet doen. 

Als dit jouw situatie is, dan ben je niet de enige. Een van de meest voorkomende manieren waarop mensen hun dag beginnen, is door naar hun e-mail te gaan en de eerste correspondentie in hun inbox aan te pakken. Maar hoewel dit nuttig is voor de mensen die je hebben gemaild, is het misschien niet de meest efficiënte manier om je tijd te gebruiken. Taken groeperen kan je helpen de taken die je moet voltooien te organiseren op een manier die het meest effectief voor je is, zodat je je dag op je eigen voorwaarden kunt beginnen.

Wat is taakgroepering?

Taken groeperen is een productiviteitsstrategie waarbij vergelijkbare taken worden gegroepeerd om ze in één tijdsperiode te voltooien. Het belangrijkste doel van deze strategie is om context-switching te voorkomen - oftewel mentaal heen en weer springen tussen taken. De term context-switching is afkomstig uit de computerwereld om te beschrijven hoe een besturingssysteem meerdere processen tegelijk kan uitvoeren. Zie het als het klikken op twee verschillende apps op je telefoon en het schakelen tussen deze apps. Je hersenen doen een soortgelijk proces wanneer ze zich op twee verschillende taken richten. Maar omdat we mensen zijn en geen computers, kost het ons tijd en mentale inzet om van context te veranderen. Taken groeperen helpt de hoeveelheid context-switching die je gedurende de dag moet doen te verminderen. In plaats van je taken aan te pakken wanneer ze zich voordoen, moedigt de strategie voor het groeperen van taken je aan om gelijksoortige taken te groeperen, zodat je alle taken voor een vergelijkbaar project of werkstroom in één keer kunt voltooien. 

Taken groeperen versus tijdsblokken

Taken groeperen maakt gebruik van het concept van tijdblokkering. Hoewel deze twee productiviteitsstrategieën vergelijkbaar zijn, zijn er enkele verschillen tussen de twee. 

• Taken groeperen groepeert taken die vergelijkbaar zijn van aard of deel uitmaken van hetzelfde project in één aangewezen tijdsperiode. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om je e-mails in een batch te beantwoorden in tegenstelling tot wanneer ze binnenkomen. 

• Tijdsblokken of time batching omvat het plannen van specifieke blokken tijd in je dag om je op het werk te concentreren. Met behulp van het eerder genoemde e-mailvoorbeeld kun je elke dag een uur blokkeren dat uitsluitend gewijd is aan het beantwoorden van e-mails. 

Je kunt je productiviteit een stap verder brengen en de twee strategieën combineren. Groepeer vergelijkbare taken en wijs één tijdsblok toe om die categorie taken te voltooien. 

Waarom taakblokkering werkt

Taken groeperen werkt omdat het onze hersenen in staat stelt om zich op één taak tegelijk te concentreren in plaats van te multitasken. Dr. Sahar Yousef, cognitief neurowetenschapper en docent aan de Haas School of Business van UC Berkeley, zegt dat multitasken een mythe is. Tijdens het Focus & Flow-evenement van Asana zei Dr. Yousef: "Het menselijk brein werkt het beste wanneer het zich op één ding tegelijk concentreert. We hebben een bepaalde hoeveelheid cognitieve capaciteit en een bepaalde hoeveelheid aandacht."

Het menselijk brein werkt het beste wanneer het zich op één ding tegelijk richt. We hebben een bepaalde hoeveelheid cognitieve capaciteit en een bepaalde hoeveelheid aandacht.”

Om multitasking te voorkomen, benut taakgroepering onze individuele focus om een specifiek type taak aan te pakken. Terwijl je een groep gebatchte taken doorwerkt, kun je voorkomen dat je nadenkt over of werkt aan een andere taak die niet in die groep zit. Dit helpt je efficiënter te werken omdat je hersenen tijd en energie nodig hebben om tussen verschillende taken te schakelen. Het kan gemiddeld 23 minuten duren om je weer te concentreren na een afleiding, en het groeperen van taken voorkomt deze zogenaamde 'schakelbelasting'.

"Het mooie van menselijke aandacht en focus is dat het een kostbare, eindige hulpbron is", zegt Dr. Yousef. "We hebben geen oneindige hoeveelheid aandacht. We moeten heel voorzichtig zijn met hoe we die eindige hulpbron inzetten." 

Taken groeperen

Taken groeperen is een eenvoudige techniek om je te helpen je takenlijst af te werken en je tijdbeheer te verbeteren. Hier zijn de stappen die je kunt nemen om taken succesvol te groeperen. 

Categoriseer je taken voor de dag

Kijk naar alles wat je voor de dag moet doen en categoriseer taken in vergelijkbare groepen. Je kunt je taken organiseren op het niveau van inzet, op project of op het type acties dat nodig is om een taak te voltooien.  

Tip: als je het moeilijk hebt om over te schakelen tussen dingen die je overdag moet doen, probeer dan de GTD-methode. Deze techniek helpt je om wat informatie van je hersenen naar een externe bron te verplaatsen, zodat je geen energie hoeft te verspillen aan het onthouden van alles wat je moet doen. 

Blokkeer tijd in je Agenda 

Zodra je vergelijkbare taken hebt gegroepeerd, geef jezelf voldoende tijd om die taken allemaal tegelijk te voltooien. Plan deze tijd indien nodig in je Agenda. Dit helpt je niet alleen om je aan je toezegging te houden, het laat je team ook weten wanneer je beschikbaar bent en wanneer je je concentreert. 

Stel bijvoorbeeld dat het beantwoorden van e-mails en Slack-berichten ongeveer 30 minuten duurt. Om de taakbatchingtechniek te gebruiken, blokkeer je gewoon 30 minuten aan het begin, midden en einde van je dag om deze taken te doorlopen. 

Tip: Een veel voorkomend bezwaar tegen het gebruik van de tijdblokkeringstechniek is dat werknemers constant beschikbaar willen zijn voor hun team. Hoewel de overweging leuk is, maakt het gebruik van een tijdblokkeringstechniek je niet onbeschikbaar - het benadrukt voor je teamleden de meest optimale tijd om je te bereiken, zodat je ze je onverdeelde aandacht kunt geven. Vergeet bij het maken van je tijdblokken niet om rekening te houden met teamvergaderingen en maaltijdpauzes! 

Kleurcode je tijdsblokken

Hoewel deze stap volledig optioneel is, kan het kleurcoderen van je tijdsblokken je helpen om in één oogopslag beter te begrijpen hoe je je dag doorbrengt. Gebruik een andere kleur voor vergaderingen, focustijd en 1:1's, zodat je snel kunt zien hoe je dag eruit ziet.

Voordelen van taakblokkering

Als je overweegt een paar productiviteitshacks uit te testen, is dit de reden waarom het groeperen van taken de moeite waard is. 

Diep werk en focus bevorderen

Diep werk is een staat van piekconcentratie waarmee je gemakkelijk uitdagende dingen kunt leren en snel kwaliteitswerk kunt produceren. De term is bedacht door Cal Newport, een hoogleraar informatica aan de Georgetown University. In zijn boek, "Diep werk: Regels voor gericht succes in een afgeleide wereld," definieert Newport diep werk als een staat van afleidingsvrije concentratie wanneer je hersenen werken op hun maximale potentieel. 

Door taken te groeperen kunnen je hersenen afleidingen uitfilteren en alleen naar de taak voor je kijken, zodat je er met het maximale potentieel van je hersenen aan kunt werken. Dit kan je helpen om in diepe werkmodus te komen en erin te blijven als je er bent.

Vermindert Burnout

Context-switching onderbreekt niet alleen je focus, maar het kan ook je kans op Burnout vergroten. 

De Universiteit van Californië Irvine ontdekte dat werken in een omgeving met constante onderbrekingen stress en frustratie verhoogt. Voortdurend context wisselen verhoogt de hoeveelheid cortisol die je hersenen produceren, waardoor je je mentaal uitgeput en opgebrand kunt voelen. 

Denk aan je werkdag als een wandelpad. Als je gefocust bent, kun je op het pad blijven en vooruit blijven gaan. Als je afgeleid bent, kun je stoppen en van het pad afdwalen om naar een bloem te kijken, maar dan moet je nog steeds terug naar het pad en verder gaan. Je hersenen doen hetzelfde wanneer je van taak wisselt, en het kan moeilijk zijn om echt te zien hoe ver je bent gekomen als je voortdurend van het pad afwijkt. 

Hetzelfde geldt voor je werk - het is een uitdaging om te bepalen hoeveel werk je hebt voltooid wanneer je constant aan het multitasken bent. Wanneer je je taken in werkblokken verdeelt, is het voor zowel jou als je teamleden duidelijk wat je precies hebt voltooid. Het zien van je tastbare resultaten kan je helpen je de hele dag meer voldaan te voelen en te laten zien dat je harde werk zijn vruchten heeft afgeworpen.

Bespaart tijd 

Als je het moeilijk vindt om al je werk in één werkdag te passen, kan het groeperen van taken je helpen om bij te praten en uitstel te minimaliseren. Als deadlines een probleem voor je zijn, kunnen tijdblokken helpen om een gevoel van urgentie te creëren. Dit kan je helpen om die meer uitdagende taken uit de weg te ruimen in plaats van ze uit te stellen tot later. Met als resultaat dat je later kunt genieten van meer vrije tijd. 

Tips voor taakblokkering

Als je niet gewend bent aan het groeperen van taken, kan het een beetje lastig zijn om te beginnen. Hier zijn een paar tips die je kunt gebruiken om het meeste uit de taakbatchingstrategie te halen. 

Plan mentaal uitdagende taken tijdens piekuren

Iedereen heeft verschillende perioden waarin ze zich op hun mentale piek bevinden. Sommige mensen kunnen 's ochtends vroeg beter werken en anderen kunnen na de lunch een energieboost krijgen. Wat die periode voor jou ook is, plan je mentaal meer uitdagende taken, zoals brainstormen of strategieën, tijdens die uren. 

Minimaliseer je afleiding tijdens de focusuren

Wanneer je je concentreert op een reeks taken, schakel je meldingen uit, sluit je alle externe apps op je desktop af of schakel je de modus niet storen in. Schakel je telefoonmeldingen uit en log uit bij sociale media. Een kleine melding op je scherm is genoeg afleiding om je uit focus te halen, en dat wil je zoveel mogelijk voorkomen om diep werk te bevorderen. 

Als je wordt afgeleid door je fysieke werkruimte, neem dan de tijd om je bureau op te ruimen en je werkplek zo in te richten dat je het meest effectief kunt werken.

Communiceer je focusuren met je Team

Het is belangrijk om je team te laten weten wanneer je in een focusblok zit. Je kunt dit doen door een status in te stellen op Slack, een automatisch antwoord op je e-mail of een openbaar agendablok in je agenda te maken. Als je je team waarschuwt, weten ze dat ze je niet moeten storen, tenzij het een noodgeval is. Laat ze weten op welke manieren ze je kunnen bereiken, zoals via e-mails, Slack-berichten of het asynchroon toewijzen van taken. Het is ook een goed idee om ze een indicatie te geven wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Je kunt bijvoorbeeld een status op Slack instellen dat je hun bericht zult ontvangen, maar dat je misschien traag reageert. 

Verhoog de productiviteit met werkbeheertools

Het is gemakkelijker om productief te zijn als je de juiste tools in je workflow hebt. Het gebruik van een werkbeheertool zoals Asana kan je helpen je werk bij te houden, zodat je precies weet wie wat moet doen en wanneer.