Stage Gate-proces: projectrisico's voorkomen

Het Stage Gate-proces voorkomt projectrisico's door gebieden vast te stellen voor beoordeling in elke fase van de projectlevenscyclus. Het wordt meestal gebruikt in productontwikkeling om ervoor te zorgen dat producten op hun best zijn voordat ze worden gelanceerd. Je maakt poorten tussen projectfasen en elke poort definieert criteria waaraan het project moet voldoen om verder te gaan. Deze methode helpt je fouten te voorkomen tijdens de levenscyclus van het project om je kansen op projectsucces te vergroten. 

Wat is het Stage Gate-proces in projectbeheer?

Het Stage Gate-proces - ook wel het fase gate-proces genoemd - is een methodologie die projectresultaten verbetert en risico's voorkomt door gates of gebieden voor beoordeling toe te voegen in je projectplan. Dit raamwerk meestal gebruikt voor productontwikkelingsprojecten, maar het is nuttig voor elk complex project.

Het proces verdeelt projecten in fasen en de poorten tussen elke fase dienen als controlepunten. Wanneer je dit raamwerk gebruikt, verdeel je je projecttaken in fasen op basis van belangrijke mijlpalen. Bepaal vervolgens de voorwaarden voor elke fase. Zorg ervoor dat je project aan deze vereisten voldoet voordat je naar de volgende fase gaat.

Het doel van het Stage Gate-proces is om de besluitvorming en projectresultaten te verbeteren. Als je fouten in je project niet vroegtijdig opmerkt, kunnen ze op elkaar voortbouwen en moeilijker te herstellen worden. Maar wanneer je vaak naar je projectplan verwijst terwijl je er doorheen gaat, zul je fouten duidelijker zien en kun je ze meteen aanpakken. Het hebben van meerdere controlepunten zorgt ook voor helderheid wanneer teamleden samenwerken aan projecttaken.

Wanneer moet je het Stage-Gate-proces gebruiken?

Het Stage Gate-proces wordt meestal gebruikt om het productontwikkelingsproces te verbeteren. Productontwikkelingsprojecten zijn vaak grote projecten waarbij cross-functional teams betrokken zijn. Het Stage-Gate-proces vereenvoudigt het project door controlepunten te bieden om iedereen op één lijn te houden. Je kunt dit proces gebruiken bij het ontwikkelen van producten of bij het werken aan andere complexe initiatieven, zoals een website-revisie of een marketingcampagne.

​​Gebruik het Stage Gate-proces:

• Met een cross-functional team

• Met een groot team op afstand

• Bij het werken aan een complex project 

Soorten projecten die profiteren van het Stage Gate-proces:

• Nieuwe productontwikkelingen

• Bedrijfsbredekkende initiatieven, zoals een marketingcampagne of een procesrevisie.

Als je met een cross-functional team werkt, kan het Stage-Gate-proces de samenwerking verbeteren. De poorten helpen teamleden elkaar te vertrouwen en zich zeker te voelen in hun werk, omdat ze weten dat andere teams projectproblemen hebben aangepakt. Als je op afstand werkt, kan dit proces ook de teamcommunicatie stroomlijnen en het aantal vragen en zorgen dat je ontvangt verminderen.

6 fasen van het Stage-Gate-proces

Er zijn zes verschillende fasen in het Stage-Gate-proces, te beginnen met nul. Elke fase vertegenwoordigt een ontwikkelingsgebied. Verdeel je projecttijdlijn en bijbehorende taken in deze fasen, zodat je projectplan een logische voortgang heeft.

Fase 0. Verkenning 

De ontdekkingsfase is voor projectideevorming. Verzamel onderzoek en zet een brainstormsessie op om te identificeren wat je probeert te bereiken.

Fase 1. Reikwijdte

Zodra je een goed idee hebt, ga je naar de volgende fase van scoping. Definieer je projectvereisten, identificeer je belanghebbenden en stel projectdoelen.

Fase 2. Business case 

Vervolgens maak je een business case om je projectplan te consolideren en onderzoek te gebruiken om je projectdoelen te rechtvaardigen.

Fase 3. Ontwikkeling

In de ontwikkelingsfase komen je ideeën tot leven. Dit is wanneer je projectteam projectdeliverables maakt, zoals een product, een rapport of een campagne.

Fase 4. Testen en valideren

Test je product voor productontwikkeling om er zeker van te zijn dat het voldoet aan zowel de projectdoelen als de industrienormen. Voor projecten die geen product bevatten, gebruik je deze fase om je deliverables te polijsten. Zoek naar gebieden die je kunt verbeteren voordat je afrondt. 

Fase 5. Lancering

De laatste fase omvat het lanceren van je product of het verzenden van deliverables naar de belangrijkste belanghebbenden.

Tussen deze fasen heb je poorten. Poorten helpen je door elke projectfase te gaan door de haalbaarheid en nauwkeurigheid van de vorige fase te bevestigen.

5 poorten van het Stage Gate-proces

De poorten in het Stage-Gate-proces zijn afhankelijk van wat je in de vorige fase hebt bereikt. Fase nul is bijvoorbeeld ontdekking, dus je eerste poort zal de kwaliteit van je projectidee beoordelen. Op die manier ga je niet verder met een idee dat niet haalbaar is.

Gate 1. Ideekwaliteit

Beoordeel de kwaliteit en levensvatbaarheid van je projectidee.

Gate 2. Uitvoeringsbeoordeling

Zorg ervoor dat je projectdoelen en -vereisten realistisch zijn voor het idee dat je in gedachten hebt.

Poort 3. Bedrijfsdoel

Beoordeel of je business case logisch is en controleer de efficiëntie van je bijbehorende actieplan.

Gate 4. Beoordeling van het actieplan

Bepaal of je alles in je actieplan correct hebt voltooid.

Poort 5. Controle voor de lancering

Controleer je deliverables op kwaliteit en nauwkeurigheid voordat je aan het lanceringsproces begint.

De 3 taken binnen elke poort

Voor elke poort heb je drie taken:

1. Stel je vereisten in voor wat het project nodig heeft om verder te gaan. 

2. Stel de criteria in voor hoe je het succes van het project gaat meten. 

3. Rond elke gate af door mogelijke uitkomsten te creëren. 

Gebruik de volgende vragen om het proces te begeleiden:

Welke vereisten heeft het project nodig om verder te gaan?

• Deliverables

• Mijlpalen

Welke criteria kunnen we gebruiken om het succes van het project te meten?

• Strategische fit

• Product en concurrentievoordeel

• Marktaantrekkelijkheid

• Technische haalbaarheid

• Kerncompetenties

• Financieel risico en beloning

Wat zijn de mogelijke poortresultaten?

• Go: Het project is levensvatbaar genoeg om na te streven.

• Kill: Het project is niet haalbaar om na te streven.

• Hold: het project is gepauzeerd, maar kan onder bepaalde voorwaarden doorgaan.

• Recyclen: het project heeft verdere aanpassingen nodig om verder te gaan.

Hoewel dit de standaard poorten en criteria zijn voor het Stage Gate-proces, kun je ze aanpassen aan je projectplan. Als je bijvoorbeeld een campagne voor een productlancering bouwt, kunnen je criteria verschuiven naar digitale criteria in plaats van productgerichte metingen.

Stage-gate-processjabloon

Hieronder vind je een voorbeeld van het Stage-Gate-proces, waarbij elke fase en gate is gelabeld. Het project moet elke poort doorlopen voordat het naar de volgende projectfase gaat.

Gebruik het onderstaande sjabloon om het proces voor je volgende productinnovatie of marketingstrategie in te vullen.

Voordelen van het gebruik van het Stage Gate-proces

Het Stage-Gate-proces kan de efficiëntie van project- of productlanceringen verhogen door ervoor te zorgen dat je eindresultaten aan de verwachtingen voldoen. 

Andere voordelen van het Stage-Gate-proces zijn:

• Verminderd risico: het controleren van je project bij elke gate vermindert het projectrisico omdat je problemen snel kunt identificeren en ze kunt oplossen zodra ze zich voordoen.

• Verbeterde teamprestaties: Teamleden kunnen hun beste werk leveren wanneer ze weten dat hun project foutloos is en op schema ligt om te slagen.

• Verbeterde projectresultaten: je levert eersteklas resultaten wanneer je je project grondig beoordeelt.

• Gestroomlijnde teamsamenwerking: Teamleden kunnen gemakkelijk samenwerken wanneer ze helderheid hebben over de voortgang van het project.