Beleids- en procedureplan

Het schrijven of bijwerken van beleid zonder een plan kan aanvoelen als het inlopen van een doolhof zonder kaart. Taken kunnen dubbel worden uitgevoerd, stappen kunnen over het hoofd worden gezien en het kan een uitdaging zijn om te bepalen welke versie het meest actueel is. Dat is waar een beleids- en proceduresjabloon van pas komt. Het biedt je team een gestructureerd proces voor het schrijven, herzien en implementeren van effectief beleid en procedures.

Dit sjabloon maakt deel uit van het werkbeheerplatform van Asana, waardoor het gemakkelijker is om het opnieuw te gebruiken voor nieuw beleid, gerelateerd werk te organiseren en taken aan verschillende teams toe te wijzen. In plaats van statische PDF's en geïsoleerde Google Docs, krijg je samenwerkingsinstructies stap voor stap van concept tot uitrol. Of je nu een workflow voor sociale media documenteert, een beleid tegen intimidatie herziet of onboardingprocedures ontwikkelt, dit beleids- en proceduresjabloon helpt je een herhaalbaar en gedeeld proces te maken.

Wie heeft er baat bij beleids- en proceduresjablonen?

Bij Asana hebben we gezien hoe belangrijk het is om teams een eenvoudige manier te bieden om de aanmaak van beleid te beheren. Zonder dat worden beleidsdocumenten verspreid over schijven en e-mails en weet niemand wie verantwoordelijk is voor updates.

Dit beleidssjabloon werkt voor iedereen die verantwoordelijk is voor het schrijven of beheren van interne procedures:

• HR-teams die functiebeschrijvingen, veiligheidsbeleid voor kantoren of prestatiebeoordelingsprocessen standaardiseren.

• Operationele teams die werktijden, dresscode of standaard operationele procedures (SOP's) voor de werkplaats documenteren.

• Juridische en nalevingsteams die beveiligingsbeleid en disciplinaire maatregelen opstellen of bijwerken.

• Kleine bedrijven die hun eerste reeks bedrijfsbeleidsregels en workflows organiseren.

• Non-profitorganisaties die handleidingen maken voor wijzigingsbeheer, belangenconflicten of werknemersgedrag.

• Afdelingsleiders die verwachtingen delen met nieuwe en oude werknemers.

Waarom het beleids- en procedureplansjabloon van Asana gebruiken?

Het implementeren van beleid omvat meer dan alleen het schrijven van documenten. Je hebt een manier nodig om feedback te verzamelen, concepten te taggen voor beoordeling, revisies bij te houden en volgende stappen toe te wijzen. Dit sjabloon helpt je dat allemaal te doen in één gedeelde werkruimte.

Gebruik dit beleids- en proceduresjabloon om:

• Standaardiseer hoe je team beleid schrijft en bijwerkt.

• Verantwoordelijkheid toe te wijzen voor elk onderdeel van het proces, van schrijven tot goedkeuringen.

• Documentversiegeschiedenis en ingangsdatums voor elk beleid vast te leggen.

• Nieuwe en huidige werknemers op de hoogte te houden via geïntegreerde workflows en processen.

• Gerelateerd beleid of procedurehandleidingen te koppelen zodat er niets verloren gaat.

Dit beleids- en procedureplansjabloon gebruiken

Een beleids- en procedureplansjabloon helpt je team bij het maken, herzien en uitrollen van beleid met een consistent proces. Zo ga je aan de slag:

1. Dupliceer het sjabloon

Klik op 'Sjabloon gebruiken' in Asana om je beleidsproject te maken. Noem het naar het beleid dat je ontwikkelt, zoals 'Beleid voor werken op afstand' of 'Update over veiligheid op de werkplaats'.

2. Definieer het beleidsbereik en de eigenaar

Verduidelijk op het tabblad Overzicht waar het beleid van toepassing is, voor wie het bedoeld is en wanneer het vereist is. Wijs een eigenaar toe om het concept te beheren en de implementatie te stimuleren.

3. Verdeel het werk in stappen

Gebruik taken voor de belangrijkste fasen: onderzoek, opstellen, juridische beoordeling, feedback van belanghebbenden, opmaak, goedkeuringen en publicatie. Voeg subtaken toe voor details zoals het schrijven van de beleidsverklaring, het vermelden van toepasselijke wetten of het instellen van de ingangsdatum.

4. Samenwerken op één plaats

Gebruik reacties om feedback van belanghebbenden te verzamelen en tag teamgenoten met vragen die hun aandacht vereisen. Voeg achtergronddocumenten, stroomdiagrammen of eerdere versies toe voor context.

5. Volg revisies en goedkeuringen

Markeer taken zoals 'Juridische beoordeling voltooid' of 'Goedgekeurd door de raad van bestuur' als mijlpalen. Gebruik aangepaste velden om de beleidsstatus weer te geven (concept, wordt beoordeeld, definitief).

6. Publiceren en melding sturen

Zodra het beleidsdocument klaar is, upload je het of sluit je het in via Google Drive. Maak een taak voor het informeren van teams, het bijwerken van handleidingen of het toevoegen aan onboardingmaterialen.

7. Plan periodieke beoordelingen

Stel terugkerende taken in om beleid opnieuw te bekijken op basis van bedrijfsbehoeften, wetswijzigingen of een evoluerende bedrijfscultuur.

Beleids- en procedurefuncties van Asana

Asana bevat ingebouwde tools die het makkelijker maken om elke stap van de beleidsworkflow te beheren, van het opstellen en feedback tot goedkeuringen en publicatie. Je kunt de volledige lijst met Asana-functies bekijken om te zien wat er beschikbaar is.

Taken en subtaken: Verdeel beleid in kleinere delen, zodat je taken zoals schrijven, beoordelen en publiceren afzonderlijk kunt toewijzen.

Aangepaste velden: houd het beleidstype, de revisiedatum of de status (concept, in beoordeling, definitief) bij met vervolgkeuzemenu's of tekstvelden.

Projectweergave: kies uit meerdere indelingsopties om beleidsontwikkelingswerk te plannen en bij te houden, waaronder een lijstweergave voor taakdetails, een bordweergave voor workflowfasen, een agendaweergave voor belangrijke deadlines en een tijdlijnweergave voor volgordestappen.

Goedkeuringen: voeg goedkeuringsvelden toe aan taken zodat beoordelaars concepten formeel kunnen goedkeuren voordat ze worden gepubliceerd.

Formulieren: verzamel nieuwe beleidsaanvragen of revisiesuggesties van werknemers in een gestructureerd formaat dat in de workflow wordt ingevoerd.

Bijlagen: sla gerelateerde documenten, stroomdiagrammen of eerdere versies rechtstreeks op in taakkaarten, zodat je beleidsgeschiedenis gecentraliseerd blijft.

Aanbevolen Asana-integraties

Asana Connect verbindt met je dagelijkse tools om het schrijven, beoordelen en delen van beleid te vereenvoudigen. Bekijk de volledige lijst met integraties om apps te vinden die je beleidsproces ondersteunen, van opslag tot communicatie.

Google Drive: voeg live beleidsdocumenten toe zodat je team altijd toegang heeft tot de meest recente versie.

Slack: stuur automatische Asana-updates naar Slack-kanalen wanneer een nieuw beleid wordt gepubliceerd of feedback wordt aangevraagd.

Dropbox: deel en organiseer proceduredocumenten en gerelateerde middelen voor eenvoudige raadpleging.

Microsoft Teams: werk samen aan beleidsplanning door Asana-taken te synchroniseren met Teams-gesprekken.

Gmail: zet e-mails over beleidswijzigingen om in Asana-taken om het werk vooruit te helpen.

Veelgestelde vragen over beleids- en procedureplansjablonen