Wijzigingsbeheerplansjabloon

Je team heeft net beslist dat het een grote verandering wilt implementeren die voor operationele verschuivingen zal zorgen voor het grootste deel van het bedrijf. Daar komt veel planning, communicatie en voorbereiding bij kijken. Een wijzigingsbeheerplansjabloon kan je helpen om alles georganiseerd te houden.

Door een wijzigingsbeheerplansjabloon te gebruiken, help je jezelf en je team om je wijzigingsbeheerplan te organiseren zodat je grote organisatorische veranderingen met gemak doormaakt. Het maken en onderhouden van een wijzigingsbeheersjabloon kan helpen om organisatorische veranderingen bedachtzaam te benaderen en ervoor zorgen dat je geen stappen in het proces overslaat. Naargelang je organisatie groeit, kun je je wijzigingsbeheerplansjabloon aanpassen zodat het met je organisatie meegroeit.

Wat is een wijzigingsbeheerplansjabloon?

Een wijzigingsbeheerplansjabloon is een herbruikbaar raamwerk dat je kunt gebruiken om wijzigingsbeheerplannen vast te leggen. Je kunt dit sjabloon gebruiken om organisatorische veranderingen voor te bereiden. Wanneer de veranderingen dan doorgevoerd worden, kan je team zich voorbereiden op de procesverschuivingen die hierdoor veroorzaakt zullen worden.

Wijzigingsbeheerplannen worden gebruikt om de omschakeling van het ene proces naar het andere vlot te laten verlopen voor teams. Ze worden vaak gebruikt wanneer processen zodanig drastisch veranderen dat het de dagelijkse activiteiten zou kunnen verstoren. Een wijzigingsbeheerplansjabloon biedt je team een stap-voor-stap begeleiding doorheen een grote transitie.

Een wijzigingsbeheerplansjabloon opstellen

Een wijzigingsbeheerplansjabloon is een waardevol hulpmiddel. Dit raamwerk biedt je een manier om te verzekeren dat alle details van je wijzigingsbeheerplan, belangrijkste belanghebbenden en alle geleerde lessen vastgelegd worden voor de uitrol van je volgende wijziging.

Je gebruikt wijzigingsbeheerplansjablonen het best in een tool waarmee ze makkelijk te repliceren en toe te passen zijn op een project-per-project basis. Dit is eenvoudig te doen met digitale projectbeheertools. Maak gewoon het initiële wijzigingsbeheerplansjabloon en dupliceer het. Daarna kun je alle details toevoegen die dit specifieke wijzigingsbeheerproces uniek maakt.

Wanneer je een wijzigingsbeheerplansjabloon maakt, is het belangrijk om de volgende belangrijke aspecten van het project erin op te nemen:

• Wat er wordt gewijzigd:Is het een groot proces dat gewijzigd wordt? Zal de belangrijkste software van je team veranderen? In elk geval moet je team weten wat er gewijzigd wordt, zodat ze hun manier van werken kunnen aanpassen en zich voorbereiden.

• De status van de wijziging: Weten waar je team zich bevindt in het wijzigingsbeheerproces helpt andere managers om een beeld te krijgen van hoe ze de veranderingen kunnen implementeren voor hun eigen team. Het plan kan ook helpen om de voortgang bij te houden en te zorgen dat alles op schema blijft.

• Wie verantwoordelijk is voor elke stap: Er moet voor elke stap een verantwoordelijke contactpersoon of belanghebbende aangewezen worden voor het geval iemand vragen heeft over het proces. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en biedt een contactpunt voor belanghebbenden.

• Wanneer de wijziging doorgevoerd wordt: Het is essentieel voor teamleiders om de tijdsplanning te kennen, zodat ze de veranderingen kunnen communiceren. Dit biedt mensen de nodige tijd om de omschakeling te maken van het oude naar het nieuwe proces.

Een wijzigingsbeheerplansjabloon gebruiken

Een wijzigingsbeheerplansjabloon gebruiken is de eerste stap in je wijzigingsbeheerplan. Met dit sjabloon kunnen jij en je belanghebbenden de belangrijke tijdsplanning en details van het hele proces identificeren.

Het mooie van een wijzigingsbeheerplansjabloon is dat je het bij elk gebruik kan aanpassen aan een specifiek project. De bedoeling is dat je hetzelfde algemene raamwerk consistent gebruikt, maar de details van elk wijzigingsbeheerplan zullen anders zijn.

Dit doe je het best met een projectbeheersoftware die samenwerking toelaat en toegankelijk is voor iedereen in je team. Wanneer je wijzigingsbeheerplan-sjabloon op één centrale plaats bijgehouden wordt, is het toegankelijk voor iedereen in je team, wanneer dan ook ze het nodig hebben.

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave volgens de Gantt-stijl, die al je taken in een horizontale staafdiagram weergeeft. Zo zie je niet alleen de start- en einddatum van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk alle puzzelstukjes van je plan bijhouden en zien hoe ze in elkaar passen. Als je al je werk op één plaats ziet, is het bovendien makkelijk om problemen met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken vóór ze beginnen. Zo kun je al je doelen op tijd halen.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die alles eerst moeten controleren en goedkeuren, kunnen subtaken helpen. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke onderdelen op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Splits taken op in kleinere onderdelen of leg de afzonderlijke onderdelen van een proces met meerdere stappen vast met subtaken.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen, van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

Veelgestelde vragen